Кто хочет всегда преуспевать, должен менять свое поведение соответственно времени. (Макиавелли)

Внутренний аудит системы качества

В.А. Кутырин, М.В. Тучина

ОАО "Ярославский лакокрасочный завод "Победа рабочих" - одно из ведущих предприятий лакокрасочной промышленности России - разработало и сертифицировало в апреле 1999 г. систему качества (СК) на соответствие требованиям МС ИСО 9001:94. За прошедшее время система дважды прошла инспекционные проверки Российского Морского Регистра судоходства, которые не выявили существенных несоответствий и подтвердили эффективность функционирования СК.

Главное условие успешного функционирования СК - внутренние аудиты, которые стали проводиться со второго полугодия 1998 г. непосредственно после введения в действие первых документов СК.

Более чем двухлетний опыт проведения внутренних аудитов позволяет сделать вывод, что они действенны в случае выполнения следующих условий:

поддержки высшим руководством проведения аудитов;

высокой степени документированности процессов организации и проведения аудитов;

высокого уровня квалификации и опыта аудиторов;

мотивации аудиторов.

К моменту внедрения СК заместитель генерального директора по качеству и начальник бюро по управлению качеством (БУК) прошли трехлетний курс обучения в обществе DGQ и получили сертификаты аудиторов DGQ и EOQ, а один специалист службы качества прошел обучение внутреннему аудиту во ВНИИС.

Специалисты предприятия (20 человек) обучались проведению внутренних аудитов в ООО "Конфлакс". Программа обучения была рассчитана на 40 ч и предусматривала значительный объем практических занятий, цель которых - выработать у будущих аудиторов определенные навыки и приемы работы с помощью деловых игр (проведение вводных совещаний, бесед и др.). После успешного тестирования будущим аудиторам были выданы сертификаты.

Результаты первых внутренних аудитов были представлены на Координационный совет по качеству. Обширная информация о положении дел на заводе, которую представили аудиторы, была по достоинству оценена руководством предприятия. Генеральный директор принял решение включать в повестку дня Координационного совета обязательное рассмотрение результатов внутренних аудитов и установить доплаты за качественно проведенный аудит. Внутренние эксперты-аудиторы входят в резерв предприятия на замещение руководящих должностей.

Для организации внутреннего аудита большое значение имеет выбор подхода к формированию состава аудиторов, при этом возможны два варианта: организация специальной службы внутреннего аудита, укомплектованной профессиональными аудиторами, или привлечение в качестве аудиторов сотрудников предприятия.

Мы использовали второй вариант, и внутренними экспертами-аудиторами были назначены продолжавшие выполнять свои основные обязанности руководители, заместители руководителей лабораторий ОТК, инженеры по стандартизации, инженеры-технологи технического отдела, специалисты БУК, заместители руководителей производственных и вспомогательных цехов и служб.

Мы не утверждаем, что это единственно верный подход, который может быть использован на всех предприятиях, но на нашем заводе он, как показал опыт, оказался наиболее эффективным.

Проведение внутреннего аудита, представленного на схеме, описано в шести документах предприятия:

внутренний аудит СК; организация проведения;

методика проведения внутреннего аудита;

порядок проведения аудита на основе использования опросного листа;

эксперт-аудитор СК;

главный эксперт-аудитор СК;

аттестация внутренних экспертов-аудиторов СК.

Рассмотрим более подробно каждый этап аудита (блок-схема).

Блок-схема

Ф о р м а 1 СПРАВKА О РАБОТЕ АУДИТОРСKОЙ ГРУППЫ

Регистрационный № отчета____________

ФИО аудитора	Задание главного аудитора	Аудитируемое подразделение	Отметка о выполнении задания	Оценка аудиторов (1-5 баллов)
1	2	3	4	5


Главный аудитор ________________________ <_____>_____________________г. подпись дата

3. Вводное совещание (протоколируется аудитором) проводит главный аудитор при участии заместителя генерального директора по качеству, руководителя БУК, внутренних экспертов-аудиторов, руководителя подразделения и его заместителя, а при необходимости и специалистов этого подразделения. Присутствие на вводном совещании заместителя генерального директора по качеству или руководителя БУК особенно полезно при проведении первых аудитов, так как свидетельствует об их внимании к этой работе и способствует укреплению статуса аудиторов.

Вводное совещание проводится с целью:

разъяснения задач, методов и порядка проведения аудита;

проведения официального общения аудиторов;

назначения руководителем подразделения сопровождающего аудиторов по подразделению;

формирования позитивного отношения к аудиту;

выдачи руководителю подразделения опросного листа (форма 2).

Ф о р м а 2 ОПРОСНЫЙ ЛИСТ
по проведению внутреннего аудита ____________________________________________________________________________________________ наименование подразделения Объект аудита________________________________________________________________________________ код и наименование документа

№ п.п.	Kонтрольные вопросы	Ответ		Пояснение
№ п.п.	Kонтрольные вопросы	Да	Нет	Пояснение
1. Общие вопросы
1.1	Имеется ли в подразделении перечень документов, относящихся к системе качества
1.2	Имеет ли перечень документов официальный статус (укажите в пояснении кем и когда утвержден)
1.3	Назначено ли лицо, ответственное за поддержание перечня в рабочем состоянии и его ведение (укажите в пояснении кем, когда и каким документом это лицо назначено)
1.4	Установлен ли документальный порядок ознакомления персонала с документами, включенными в перечень и относящимися к выполняемой ими работе (укажите в пояснении каким документом установлен этот порядок)
1.5	Установлены ли документально требования к хранению, внесению изменений и изъятию документов (укажите в пояснении каким документом)
1.6	Ознакомлен ли персонал подразделения с Политикой в области качества
1.7	Имеется ли документальное подтверждение ознакомления персонала с Политикой в области качества
2. Специальные вопросы

П р и м е ч а н и е. Перечень общих вопросов является рекомендуемым и может дополняться аудитором при составлении опросного листа, исходя из цели и задач конкретного аудитора.

4. Обследование объекта включает:

экспертизу документов, составление экспертного заключения;

возврат опросного листа главному аудитору, анализ ответов. (Проводить аудит или нет с помощью опросного листа решает главный аудитор совместно с руководителем бюро по управлению качеством);

составление контрольных вопросников аудиторами;

проведение аудита в подразделении, регистрация несоответствий.

5. На заключительном совещании руководитель и персонал аудитируемого подразделения знакомятся с результатами аудита и составляют протокол.

6. Руководитель аудитируемого подразделения совместно с аудиторами при обнаружении несоответствий анализируют их причины, разрабатывают корректирующие действия, определяют сроки, ответственных за реализацию. Все данные регистрируются в плане корректирующих действий (форма 3).

Ф о р м а 3

УТВЕРЖДАЮ
________________________________________
директор по принадлежности
________________________________________
подпись
<______ >________________________________

ПЛАН KОРРЕKТИРУЮЩИХ И ПРЕДУПРЕЖДАЮЩИХ ДЕЙСТВИЙ Регистрационный № отчета_____________

K О Р Р Е K Т И Р У Ю Щ И Е Д Е Й С Т В И Я
№ п.п.	Несоответствие (пункт СТП СK/ несоответствие)	Причина несоответствия	Kорректирующие действие	Ответственный за устранение несоответствия	Срок выполнения	Отметка о выполнении
1	2	3	4	5	6	7


П Р Е Д У П Р Е Ж Д А Ю Щ И Е Д Е Й С Т В И Я
№ п.п.	Предложение по совершенствованию деятельности подразделения		Обоснование предложения	Ответственный за исполнение	Срок выполнения	Отметка о выполнении
1	2		3	4	5	6

Главный аудитор	_______________________ подпись	_______________________ ФИО	<_____>________________
Начальник аудитируемого подразделения	_______________________ подпись	_______________________ ФИО	<_____>________________

ИТОГОВЫЙ ОТЧЕТ ВЫДАН:
1)___________________________
2)___________________________

Аудиторы могут разработать рекомендации, предложения по совершенствованию деятельности аудитируемого подразделения, которые после согласования с руководителем подразделения включаются в план предупреждающих мероприятий. Главный аудитор составляет итоговый отчет (форма 4), и специалисты бюро по управлению качеством регистрируют его в журнале, присвоив ему порядковый номер.

Ф о р м а 4 ФОРМА ИТОГОВОГО ОТЧЕТА ОБ АУДИТЕ

ИТОГОВЫЙ ОТЧЕТ ОБ АУДИТЕ СИСТЕМЫ KАЧЕСТВА		Регистрационныый № _________
Аудитируемое подразделение___________________________________________________________________ Руководитель подразделения ___________________________________________________________________
Главный аудитор	____________________________ должность	__________________________________ ФИО
Аудиторы	____________________________ должность	__________________________________ ФИО
Сроки проведения аудита______________________________________________________________________ Цели и задачи аудита__________________________________________________________________________ Элемент/документ, на соответствие которому проводится аудит_______________________________________ РЕЗУЛЬТАТЫ АУДИТА: Kоличество выявленных несоответствий_________________________________________________________ Kоличество предложений______________________________________________________________________ ЗАKЛЮЧЕНИЕ ПО РЕЗУЛЬТАТАМ АУДИТА: Деятельность аудитируемого подразделения удовлетворяет (не удовлетворяет) установленным требованиям___________________________________________________________________ Kорректирующие меры (план, протокол Kоординационного совета) ________________________________ Необходимость повторного аудита: ДА / НЕТ по элементу / документу ____________________________
Главный аудитор	______________________________ подпись	__________________________ дата

7. Согласование, утверждение и предоставление итогового отчета в БУК. Первоначально все корректирующие действия регистрировались в специальном журнале, и, фактически, приходилось дублировать протоколы несоответствий и план корректирующих действий. Было решено аннулировать этот журнал. И сейчас заполняется только журнал регистрации итоговых отчетов.

8. Итоговый отчет рассылается в задействованные по плану корректирующих и предупреждающих действий подразделения.

9, 10. Устранение несоответствий. Аудиторы проверяют выполнение корректирующих и предупреждающих действий в указанные сроки и делают отметку в плане корректирующих и предупреждающих действий в БУК.

11, 12. В зависимости от того, устраняются несоответствия или нет, на основании представленных аудиторами документов по устранению несоответствий специалисты БУК составляют служебную записку о поощрении аудиторов, согласовывают ее с заместителем генерального директора по качеству и передают на оплату в отдел труда и заработной платы.

Для повышения квалификации и совершенствования методов работы раз в полугодие специалисты БУК при участии заместителя генерального директора по качеству организуют встречи аудиторов, где они в неформальной обстановке обмениваются опытом. На этих встречах:

аудиторы знакомятся с новыми методами работы, изложенными в журналах, книгах. Например, на совещании аудиторов был выдан методический материал по книге Б. Робертсона "Лекции об аудите качества", изданной РИА "Стандарты и качество". Кроме того, они познакомились с "Настольной книгой аудитора" ООО "Конфлакс";

проводится анкетирование аудиторов с целью выяснения, удовлетворены ли они своей работой, и сбора их предложений по совершенствованию аудитов;

вносятся предложения по совершенствованию бланков для аудита;

знакомятся с МС ИСО серии 9000:2000;

подводятся итоги аудитов.

Неофициальная обстановка позволяет аудиторам свободно высказывать свои замечания и формулировать предложения по совершенствованию организации и методики проведения аудита. Так, на встрече с внутренними экспертами-аудиторами в июне 1999 г. были высказаны предложения по упрощению процесса документирования аудитов, а перед специалистами БУК была поставлена задача по совершенствованию документации. Для выполнения этой задачи был изучен опыт немецких специалистов по качеству, специалистов-аудиторов предприятий области и нашего завода. В результате были переработаны формы для регистрации аудитов, проведены пробные аудиты с использованием новых форм опроса. Формы введены в действие. Вместо семи объемных форм аудиторы заполняют теперь пять. Если ранее итоговый отчет занимал от 14 до 82 страниц, то сейчас он насчитывает 6-14 страниц. При этом объем информации сохранен. Таким образом, число страниц сократилось в 2,7 раза, а значит, сократилось время заполнения форм. Кроме того, было решено отказаться от классификации несоответствий на значительные и незначительные. Каждое несоответствие требует корректировки. Главным аудиторам выданы формы для регистрации результатов проведения внутренних аудитов СК в электронном виде.

На встречах аудиторов заместитель генерального директора по качеству знакомит их с информацией, полученной на семинарах, учебах, конференциях по качеству, а также от потребителей, при посещении предприятий автомобильной промышленности - "ГАЗ" и "АвтоВАЗ". Знание проблем и вопросов, связанных с качеством продукции и взаимоотношениями с потребителями, позволяет аудиторам оценить свой вклад в конечный результат.

Организацию внутренних аудитов на нашем предприятии отличает:

заинтересованность внутренних экспертов-аудиторов;

понимание руководителями подразделений завода положительной роли внутреннего аудита в совершенствовании деятельности;

позитивное отношение персонала к аудиту (обнаруженные несоответствия не являются поводом для наказания руководителей и работников завода).

Особо следует отметить, что при обучении внутренних аудиторов большое внимание уделяется этическим аспектам подготовки и проведения аудитов - разработан моральный кодекс аудитора.

На совещаниях, днях качества подразделений и завода руководство службы качества постоянно доводит до руководителей и специалистов мысль о том, что аудит - это не контроль, а помощь подразделению в их деятельности, помощь в совершенствовании работы. Поэтому руководители подразделений сами изъявляют желание пройти аудит и не только внутренний, но и внешний. Обобщенные результаты аудитов за IV квартал 1998 г. - I полугодие 2000 г. приведены в таблице.

Проведение внутренних аудитов позволили в короткие сроки существенно улучшить работу подразделений завода, о чем свидетельствуют следующие факты.

1. СК успешно прошла сертификационный аудит, по результатам которого выдан сертификат.

2. При проведении внутреннего аудита в цехе складирования сырья и материалов (внешняя площадка) было выявлено 39 несоответствий по девяти элементам СК (4.1, 4.5, 4.8, 4.9, 4.11, 4.13, 4.14, 4.16, 4.18), по ним разработаны и выполнены корректирующие мероприятия, эффективность которых подтверждают результаты внешней инспекционной проверки. В этом цехе не выявлено ни одного несоответствия, сделано лишь одно наблюдение. В цехе производства эмалей внутренними аудиторами выявлено 44 несоответствия, при внешней инспекционной проверке зафиксировано лишь одно наблюдение.

По результатам последней инспекционной проверки в мае 2000 г. внешние эксперты отметили глубокие знания рядового персонала в области качества. В акте проверки системы качества записано: "Наблюдается тенденция к развитию и совершенствованию СК предприятия".

3. Существенно улучшена деятельность на складах завода за счет обеспечения четкой идентификации и прослеживаемости сырья и материалов с момента поступления до передачи в производство; налажен учет.

4. Существенно улучшился внутренний документооборот за счет упорядочения документации в подразделениях, оформления ее в едином фирменном стиле, удобном в использовании. Разработана и введена в действие номенклатура дел завода, согласованная Экспертно-проверочной методической комиссией Управления по делам архивов администрации Ярославской области и утвержденная генеральным директором завода.

Год	Число аудитов	Число несоответствий	Число выполненных корректирующих действий	Предложения аудиторов по совершенствованию деятельности подразделений
1998 (IV квартал)	4	36	36	10
1999	25	335	335	43
2000 (I квартал)	8	80	21	15

5. Внесено 75 изменений в документацию СК.

6. Усовершенствована технологическая документация.

7. Повысился уровень контроля за исполнительской и технологической дисциплиной.

8. Составлен план строительства и ввода в действие дополнительных складских помещений для хранения и отгрузки готовой продукции.

9. Улучшилась культура производства.

Учитывая эффективность внутреннего аудита, на заседании Координационного совета принято решение увеличить численность внутренних экспертов-аудиторов путем обучения по специально разработанной программе. Кроме того, планируется обучить всех руководителей и работников предприятия, участвующих в различных проверках (комплексных проверках по технике безопасности, проверках состояния метрологического обеспечения и др.), методам проведения аудита с целью предоставления полной, четкой информации для анализа и принятия необходимых решений руководством завода.

Таким образом, можно утверждать, что внутренний аудит стал на заводе действенным механизмом реализации принципа непрерывных улучшений. Более того, для нашего предприятия это не только обязательное требование МС ИСО серии 9000, но и возможность постоянно поддерживать "тонус" персонала и иметь богатую информацию для руководства о состоянии дел, а кроме того, прекрасный способ обучения и повышения квалификации персонала, аудиторов и руководителей проверяемых подразделений. В свою очередь, для аудиторов - это возможность показать свои способности и компетентность на самом высоком уровне.

Подготовлено по материалам сайта Стандарты и Качество

Также на сайте:
Структурирование программы качества
Внедрение системы бенчмакинга в организации

quality.eup.ru

Вероятно, самый старый в рунете сайт о менеджменте качества

Внутренний аудит системы качества

Новое на форуме

Наши рассылки

О проекте

Реклама на сайте