Надо, чтобы условия, а не управляющие заставляли людей работать. (Р. Хасимото)
Специалисты по качеству часто попадают впросак, когда необходимо разъяснить отличие между корректирующими и предупреждающими действиями. Корректирующие действия имеют дело с несоответствиями, которые имели место, предупреждающие же действия связаны с потенциальной возможностью возникновения несоответствий. Многие аудиторы говорят своим клиентам, чтобы те использовали раздельные процедуры и шаблоны форм для документирования каждого из этих типов действий. В самом стандарте ничего по этому поводу не говорится, зато в разделах, относящихся к корректирующим и предупреждающим действиям, неоднократно встречается слово "предотвратить".
В разделе 8.5.2 четко сказано, что корректирующее действие устраняет причину несоответствия для предотвращения его повторения, в разделе же 8.5.3 говорится о том, что предупреждающее действие выявляет и устраняет причину потенциального несоответствия для предотвращения его возникновения. В этом и заключается отличие!
Общее заблуждение
Существует три достаточно общих ошибочных представления относительно корректирующих и предупреждающих действий:
Стандарт требует документирования всех имевших место несоответствий.
Предупреждающие действия на самом деле являются лишь несколько измененными корректирующими действиями.
Большинство действий по реинжинирингу процессов, продукции или услуги, или по внедрению нового процесса или оборудования не требуют документирования, как это имеет место в случае предупреждающих действий.
Одним из способов преодолеть эти заблуждения является разделение различных ситуаций, связанных с несоответствиями, на три группы:
"Заплатка", которая связана с одноразовым возникновением несоответствия, не вызывающим какого либо значительного роста риска. Такое несоответствие не нуждается в документировании.
"Корректирующее действие", которое связано с более серьезным несоответствием, существенно повышающим риск и требующим принятия действий по исключению повторения. Такое действие должно быть зарегистрировано.
"Предупреждающее действие", которое применяется, когда деятельность/процесс должны быть улучшены, чтобы предупредить возникновение несоответствия, и должно быть задокументировано, или "действие по совершенствованию/развитию", которое реализует плановые изменения, необходимые для внедрения нового процесса или продукции в соответствии со стратегическими целями, документируемое как предупреждающее действие.
Процесс осуществления корректирующих действий
Выявите и зафиксируйте корневые причины несоответствия.
"Просканируйте" всю вашу систему, чтобы удостовериться, что подобные несоответствия не могли возникнуть где-либо еще.
Проанализируйте влияние, которое может оказать это несоответствие на уже выпущенную продукцию или оказанную услугу до того, как это несоответствие будет обнаружено, и предпримите действия, соответствующие тяжести ситуации, например, отзовите продукцию у потребителя, направьте ему соответствующую информацию, понизьте классность (сортность, ранг) продукции.
Реализуйте всесторонне проработанные действия, гарантирующие, что корректирующие действия будут результативными и предотвратят повторение несоответствия.
Процесс реализации предупреждающих действий
Осуществите проактивные действия для обеспечения уверенности в том, что потенциальное несоответствие еще не возникло.
Проведите анализ процесса и системы, чтобы установить, какие осуществить изменения в процессе, чтобы предотвратить возникновение этого несоответствия. Например, используйте методику FMEA (анализ возможности возникновения дефектов и степени их влияния) для идентификации рисков и потенциальных отклонений и выработки мер по их снижению.
Процесс внедрения действий по совершенствованию/развитию
Инициируйте проект по улучшению, включая план проекта, подтверждение выделения необходимых финансовых средств и других ресурсов, а также установление необходимых оценочных действий.
Разделите запланированные мероприятия на небольшие шаги, которые не требуют больших сроков и дают возможность оперативно следить за ходом работ и оценивать полученные результаты.
В разные периоды времени применяйте различные средства для управления ходом проекта и анализа промежуточных результатов.
Установите механизмы коммуникации, которые должны обеспечивать связь между членами команды по реализации проекта.
Обеспечьте четкую фиксацию осуществленных действий и принятых решений для того, чтобы доказать их обоснованность, закрепить полученные уроки и исключить ненужные расходы при реализации аналогичных проектов в будущем.
Документирование и контроль за ходом реализации корректирующих и предупреждающих действий обеспечивают уверенность в том, что они осуществляются в запланированные сроки и приводят к результативным изменениям.
По материалам статьи
Russ Westcott, Corrective vs. Prevention Action,
Quality Progress, March 2005
Материал подготовил Владимир Алексеев
Опубликовано в журнале "Методы менеджмента качества"
quality.eup.ru - один из самых старых в рунете ресурсов, посвященных менеджменту качества во всем его разнообразии.
Нам более 7 лет, и все это время ресурс пополняется новыми и новыми материалами, почти ежедневно. Если вы ищете информацию о менеджменте вообще и управлении качеством в частности, скорее всего, вы найдете эту информацию здесь.
Кроме отличной и действительно большой подборки статей, действует живой форум по менеджменту качества.