Мир принадлежит оптимистам, пессимисты - всего лишь зрители. (Франсуа Гизо)
Концепция внутреннего контроля является основополагающей для эффективных действий любой хозяйственной единицы. Однако термин "контроль" имеет много значений. Через различные предполагаемые определения красной нитью проходят две темы: идея доминирования и идея регулирования. В более широком смысле контроль связывается с процессом, посредством которого организация адаптируется к внешней обстановке.
Контроль в организации занимается как стратегическими проблемами, то есть каким образом организация взаимодействует с обстановкой, так и оперативными проблемами, то есть эффективной реализацией планов, разработанных для достижения общих целей.
В этом модуле мы рассматриваем сущность систем внутреннего контроля.
В блоке 35 даются определения сущности контроля, характеристики основных этапов процесса контроля, эффективной системы внутреннего контроля и ее ключевых задач. В блоке также рассматривается содержание различных видов контроля: оперативного, финансового, структурного и стратегического, перечисляются преимущества систем внутреннего контроля.
В блоке 36 рассматриваются вопросы разработки и внедрения системы внутреннего контроля, а также почему системы контроля могут встречать сопротивление со стороны сотрудников компании.
В блоке 37 исследуется влияние систем финансового контроля на индивидуальное поведение. Мы рассматриваем различные теории мотивации и их опору на системы контроля, а также стиль управления и системы учета.
В этом блоке рассматривается сущность внутреннего контроля. После его изучения Вы сможете:
Контроль означает регулирование деятельности организации таким образом, чтобы установленные ею показатели оставались в приемлемых пределах. Без подобного регулирования организации не смогут получать информацию о том, насколько успешно они действуют с точки зрения их стратегических целей. Система контроля позволяет сравнивать полученные ею показатели с запланированными. Контроль обеспечивает организацию механизмом корректировки ее курса, если показатели отклоняются от приемлемых пределов.
Институт внутренних аудиторов (1983) определяет контроль как любое действие, предпринимаемое руководством для наиболее вероятного достижения поставленных целей. Он указывает, что контроль может быть:
Внутренний контроль должен отличаться от внешнего. Внешний контроль вводится правительственными учреждениями и органами и предназначается для регулирования деятельности предприятия в обществе.
Приведите две важнейших задачи внутреннего контроля в организации.
Возможно, задание показалось вам сложным, но все-таки одну или две из следующих задач внутреннего контроля Вы упомянули:
Мы рассмотрим каждый из этих аспектов немного подробнее.
Изменения обстановки: В модуле 2 мы разъяснили, что организации должны справиться с изменениями внешней обстановки. С того момента, когда цель поставлена и до момента, когда она достигнута, происходит много событий. Хорошо разработанная система способна помочь организации предугадывать, отслеживать и эффективно реагировать на изменяющиеся обстоятельства.
Ограничение накопления ошибок: Если организация делает мелкие ошибки, это не влияет серьезно на ее финансовое здоровье. Однако незначительные ошибки могут накапливаться и становиться очень серьезными. Эффективная система контроля выберет эти мелкие ошибки и справится с ними.
Решение проблем организационного характера: Многие компании имеют широкую номенклатуру продукции, много источников сырья и рынков и сложное структурное построение. В этом случае для обеспечения адекватного контроля требуется эффективная система.
Минимизация затрат: Эффективная система контроля способна помочь сократить затраты. Она может помочь снизить затраты на рабочую силу и повысить выход продукции в расчете на единицу вводимого ресурса.
Мы подробно рассмотрим четыре вида контроля: оперативный контроль, финансовый контроль, структурный контроль и стратегический контроль.
Этот вид контроля связан с процессами, которые необходимы организации для преобразования ресурсов в продукты или услуги. Оперативный контроль может принимать три формы:
Приведите пример каждого из следующих видов оперативного контроля.
Вы могли привести следующие примеры:
Предварительный контроль
Текущий контроль
Последующий контроль
Этот вид контроля связан с контролем финансовых ресурсов по мере их притока в организацию, движения в организации и оттока из нее. Существует ряд средств, которые могут быть использованы для финансового контроля. Они включают сметы, финансовые проверки (аудит), финансовые отчеты и анализ коэффициентов. Мы рассмотрим некоторые из них.
Назовите три основных преимущества и недостатка сметы как метода финансового контроля?
Преимущества:
Недостатки:
Структурный контроль сосредоточивается на том, насколько структурные элементы организации соответствуют своему назначению. Существует два основных вида структурного контроля:
Стратегический контроль фокусируется на том, насколько эффективны стратегии организации в достижении целей. Стратегический контроль обычно сосредоточивается на структуре, руководстве, технологии, трудовых ресурсах организации, а также на информационных системах и системах оперативного контроля.
Каковы характеристики централизованного и децентрализованного стратегического контроля в контексте всей организации? Приведите по две характеристики для каждого вида контроля.
Вы могли привести следующие характеристики:
Централизованный контроль
Децентрализованный контроль
Система внутреннего контроля выполняет следующие важные задачи.
Поддержка целей компании: Основной причиной внедрения и поддержания систем внутреннего контроля является оказание поддержки и определение степени продвижения к достижению целей компании. Правильно разработанные и функционирующие системы внутреннего контроля являются наиболее важным инструментом, с помощью которого организация может определять прогресс, достигнутый в отношении целей компании. Системы, не выполняющие этой функции, неэффективны по затратам.
Надежность финансового учета: Системы контроля должны быть разработаны так, чтобы обеспечить точность и целостность данных. Наличие надежных финансовых и учетных данных на всех уровнях является критическим для процесса принятия решений в организации. Правильные решения не могут быть приняты на базе неточных и/или ненадежных данных.
Обеспечение учитываемости активов: Основная задача эффективной системы внутреннего контроля -обеспечить точный учет, конкретизирующий деятельность, касающуюся активов компании. Она призвана помогать управляющим анализировать характер и тип активов, а также определять степень риска, связанного с каждым активом или группой активов.
Защита активов: Ключевой задачей системы внутреннего контроля является обеспечение того, чтобы ценность активов должным образом защищалась. Системы внутреннего контроля должны разрабатываться для периодической физической проверки, подтверждения счетов, процедур текущей оценки, списания потерь, ущерба или старения.
Правовые и установленные законом задачи: При разработке и поддержании системы внутреннего контроля необходимо выполнять внешние обязательства. Организация должна отслеживать изменения в законодательных или правовых требованиях, чтобы определить, каким образом необходимо изменить систему внутреннего контроля.
Вне зависимости от вида системы контроля, о которых мы говорим, в процессе контроля существует несколько основных этапов. На рис. 35.1 отображен этот процесс.
Рис. 35.1 Этапы процесса контроля
Мы рассмотрели основные стадии:
Первым этапом в процессе контроля является установление стандартов. Контрольный стандарт - это плановый показатель, с которым будут сравниваться последующие показатели, например, производство трех автомобилей на заказ в неделю. Такие стандарты должны выражаться в подходящей форме и согласовываться с задачами организации. Стандарты также необходимы для определения показателей эффективности деятельности. Эти показатели дают информацию о том, насколько хорошо контролируется деятельность.
Второй стадией процесса контроля является измерение эффективности деятельности, например, насколько точна работа служащего, каков уровень неудач в отдельных подразделениях и т.п. Измерение эффективности является постоянной текущей задачей для большинства организаций. Показатели эффективности должны быть обоснованными. Это значит, что должно измеряться то, что нужно. Однако их трудно получить.
Третьим шагом в процессе контроля является сравнение достигнутых показателей и установленных стандартов. Период, за который сравниваются показатели и стандарты, зависит от многих факторов, включая важность и сложность деятельности, подвергающейся контролю. Для стандартов, установленных на более длительные сроки, и стандартов более высокого уровня могут подходить годовые сравнения. В других обстоятельствах необходимы сравнения за более короткие периоды времени.
Заключительным этапом в процессе контроля является определение необходимости корректирующих действий. Решения, касающиеся корректирующих действий, предусматривают привлечение аналитических и диагностических навыков управляющего. После того как показатели были сопоставлены со стандартами, возможен ряд действий.
Чтобы системы контроля были эффективными, в компании на всех уровнях должны понимать, что они в большой степени способствуют достижению корпоративных целей. Они не должны восприниматься как системы, которые существуют для того, чтобы ограничивать сотрудников или вводить бюрократические регламентации.
Перечислите пять основных признаков эффективной системы внутреннего контроля.
Эффективная система внутреннего контроля имеет ряд характеристик. Она должна быть:
Почему важны эти характеристики? Давайте рассмотрим каждую поочередно.
Простая и понятная: Эффективный контроль должен состоять из простых, легко понимаемых процедур, которые могут проводиться всем персоналом, отвечающим за него. Должно существовать ясное понимание причин контроля, какие функции он призван выполнять и каким образом он способствует успешному достижению корпоративной стратегии. Если механизмы контроля сложны, возникает тенденция к их игнорированию, они становятся объектом сокращений, их не понимают.
Интегрирование с планированием: Эффективный контроль связан с планированием. Чем яснее и точнее связь, тем более эффективной будет система контроля. Лучшим путем соединения планирования и контроля является учет для контроля в процессе составления планов. Это значит, что по мере установления целей в процессе планирования разрабатываются стандарты, которые будут отражать, насколько хорошо реализуются планы.
Эффективность по затратам: Системы контроля необходимо постоянно проверять и оценивать, чтобы определить общие затраты на их содержание. Результат сравнивают с ценностью активов или преимуществами, которые дает система контроля.
Гибкость: Система контроля должна быть достаточно гибкой, чтобы реагировать на изменения. У организации должна быть возможность с ее помощью эффективно проводить несанкционированные или необычные операции. Системы контроля должны обеспечивать контрольный доступ, который не следует использовать в других целях, т.е. для решения прикладных задач. Постоянное использование контрольного доступа свидетельствует о том, что система негибкая.
Подотчетность: Контроль должен быть поручен сотруднику или организации, которые отвечают за его осуществление. Эти сотрудники должны понимать всю меру своей ответственности и то, каким образом эта ответственность распределяется между другими сотрудниками, осуществляющими контроль.
Полнота: Механизмы контроля должны быть разработаны таким образом, чтобы отражать следующее: сложность организации, разнообразие операций, размах операций, различные используемые методы, типы контролируемых процедур. Многие системы контроля терпят крах по причинам, связанным с узостью их задач и недостаточным пониманием необычных операций.
Точность: Решения, принимаемые на основе неточной информации, - неудачные решения. Однако на практике многие управляющие принимают важные решения, основанные на неточной информации. Результатом неточной информации являются несоответствующие действия управления и потери ресурсов.
Своевременность: Своевременность относится к способности системы контроля регулярно выдавать информацию. Чем выше уровень неопределенности и нестабильности в обстановке, тем больше потребность в регулярной информации и частых измерениях.
Динамичность: Контрольные системы должны быть в значительной степени динамичны, чтобы приспосабливаться к частым изменениям в технологии, процессах, смене процедур в компании, условиям рынка или другим организационным факторам, которые могут требовать их постоянного обновления. Некоторые системы могут оставаться неизменными на протяжении всего времени, в то время как другие могут требовать регулярных и значительных изменений.
Объективность: Системы контроля должны предоставлять как можно более объективную информацию. Объективная информация более полезна, чем субъективная, и позволяет управляющим принимать более удачные решения.
Проблемы управления: Системы внутреннего контроля часто выходят из строя или дают сбои. Это может происходить из-за изменений в технологии, процессах, процедурах, персонале или преднамеренных попыток обойти систему внутреннего контроля. Системы внутреннего контроля должны обеспечивать каналы связи для всех служащих на всех уровнях компании, чтобы использовать их для доклада в тех случаях, когда другие системы используются ненадлежащим образом.
Самоконтроль/заблаговременное предупреждение: Системы внутреннего контроля должны осуществлять самоконтроль. Некоторые системы осуществляют самоконтроль автоматически, другие требуют периодической проверки. Подобный процесс проверки важен для компании в том случае, если ей необходимо поддерживать и модифицировать свою систему. Чем больше необходимость в системе внутреннего контроля, тем более важно внедрить такие методы работы, которые выявляют проблему на раннем этапе. Если это возможно, системы контроля должны устанавливаться для того, чтобы обеспечить автоматическое предупреждение, а не зависеть от проверки или аудита.
В качестве управляющего внутри отдела кадров Вы только что закончили программу развития управления, которая содержит разъяснение и анализ сущности, роли и влияния систем внутреннего контроля. Директор по кадрам попросил вас объяснить группе управляющих, не имеющих бухгалтерской подготовки, следующее:
(a) Различия между оперативным, финансовым и структурным контролем.
(b) Характеристики системы внутреннего контроля.
Institute of Internal Auditors (1983), Control: Concepts and Responsibilities, Statement of Internal Auditing Standards, No. 1, July
(a) Оперативный контроль связывают с процессами преобразования ресурсов в продукты, например, контроль за материалами, контроль качества. Финансовый контроль занимается контролем финансовых ресурсов, когда они поступают в организацию, движутся в ней и выходят из нее. Структурный контроль сосредоточивается на том, каким образом структурные элементы организации служат целям, для которых они предназначены.
(b) Основными характеристиками системы внутреннего контроля являются:
На русском
языке статья опубликована в
интернет-еженедельнике Consulting.ru
quality.eup.ru - один из самых старых в рунете ресурсов, посвященных менеджменту качества во всем его разнообразии.
Нам более 7 лет, и все это время ресурс пополняется новыми и новыми материалами, почти ежедневно. Если вы ищете информацию о менеджменте вообще и управлении качеством в частности, скорее всего, вы найдете эту информацию здесь.
Кроме отличной и действительно большой подборки статей, действует живой форум по менеджменту качества.
Добавить в "Избранное"