Чтобы любой человек или любое государство стало великим, нужны три вещи 1) убежденность в силе добродетели, 2) отсутствие зависти и подозрительности, 3) помощь всем, кто старается быть и действовать достойно. (Свами Вивекананда)
Реинжиниринг деловых процессов
В этом разделе мы более подробно познакомимся с методологией ре-инжиниринга деловых процессов. Следует отметить, что наиболее продвинутые методики проведения проектов ре-инжиниринга поддерживают все этапы проекта от начального формулирования стратегических целей организации и описания ее текущей бизнес архитектуры, через этапы описания, моделирования и анализа текущих деловых процессов, производимых продуктов и услуг, к выявлению и формулированию проблем, определению возможных подходов и решений по их устранению, анализу альтернативных вариантов реорганизации и, наконец, к реализации выбранного варианта (см. рис 1).
Как отмечалось выше, сегодня ключевым объектом изменений является управление. Поскольку управление неразрывно связано с информацией, а также умением ее получать, обрабатывать и использовать, логически завершающими этапами любого крупного проекта ре-инжиниринга деловых процессов компании или организации очень часто является полная автоматизация ее основных деловых процессов.
Итак, ре-инжиниринг деловых процессов - это системный подход, ориентированный на достижение существенного измеряемого увеличения продуктивности и эффективности деятельности предприятия посредством кардинального пересмотра, переосмысления и ре-проектирования его ключевых деловых процессов.
*FEA - Functional Economic Analysis
Стратегическое планирование. Ре-инжиниринг деловых процессов начинается с пересмотра целей предприятия, анализа потребителей, производимых продуктов и услуг. Планирование позволяет ответить на следующие принципиальные вопросы:
- что из себя представляет предприятие (его предназначение);
- кого предприятие обслуживает (потребители и другие субъекты);
- какие потребности оно удовлетворяет (продукты и услуги);
- как предприятие будет функционировать в будущем (цели и задачи);
- какие показатели определяют эффективность деятельности предприятия (показатели эффективности, производительности и качества).
В упоминавшемся уже примере с компанией Schwinn Bicycle дела с планированием всегда были не на высоте. "Они никогда не тратили деньги на исследования и никогда не планировали в долгосрочной перспективе. Они не принимали во внимание конкуренцию и не интересовались изменением потребностей потребителей. В начале 80-ых, новые производители сумели заинтересовать пользователей облегченными моделями с улучшенным дизайном. Тем не менее, Schwinn продолжала продавать свои долговечные, но громоздкие модели. Стремясь снизить издержки, было принято решение организовать сборку в развивающихся странах с дешевой рабочей силой. В результате пострадало качество, что начало разрушать имя компании..." (Дэвид Хунгер, Томас Вилин "Стратегический менеджмент")
При разработке стратегического плана необходимо:
Определить предназначение организации и ее перспективы
Предназначение организации или ее миссия отражает цели существования организации. Хорошо определенная миссия характеризует деятельность компании в терминах производимых продуктов/услуг, основных деловых процессов и сегментов рынка, которые обслуживаются компанией (Дэвид Хунгер, Томас Вилин "Стратегический менеджмент"). Видение или перспективы организации есть определение направления, в котором организация хочет развиваться. Желание организации развиваться в данном направлении подкрепляется некоторым императивом, основанным на достигнутых результатах и надеждах.
Выделить основные группы потребителей и их потребности
Потребители группируются в соответствии с продуктами и услугами, определенными на предыдущем шаге. Каждая группа потребителей имеет свои потребности, которые должны быть выявлены.
Анализ конкурентов
Важно не только знать, кто выпускает продукцию, аналогичную той, которую выпускает ваше предприятие, но также то, почему продукция конкурентов обладает теми или иными преимуществами и недостатками.
Ключевая компетенция предприятия
Ключевая компетенция - это те деловые процессы, ноу-хау, опыт и умение, которые напрямую связаны с миссией предприятия и не могут быть переданы на сторону или субподрядчику без существенного ослабления самого предприятия. Стратегическое планирование позволяет идентифицировать функции и процессы, составляющие ключевую компетенцию предприятия. Выявленные ключевые процессы и функции должны стать первоочередной целью усовершенствования.
Определение списка ключевых задач
Данный шаг предполагает формирование списка целей и ключевых задач, последовательное достижение которых позволит организации двигаться в желаемом направлении. Очень важно знать, в чем нуждается предприятие:
- Увеличение прибыли
- Повышение эффективности производства
- Рост предприятия
- Создание деловой репутации
- Технологическое превосходство
- Снижение риска банкротства
Описание бизнес архитектуры организации. Основное назначение данного этапа ре-инжиниринга состоит в том, чтобы дать описание текущей бизнес архитектуры предприятия. Полученное описание будет активно использоваться при решении задач совершенствования деловых процессов. Описание бизнес архитектуры предприятия позволяет ответить на целый ряд вопросов:
- понять, как информация распределяется между подразделениями и деловыми процессами;
- описать взаимодействие деловых процессов и информационных систем;
- определить относительную важность данных для различных деловых процессов.
Результатом построенного описания является:
- Уточненный список основных деловых процессов организации
- Матрица взаимосвязей делового процесса и функциональных подразделений, вовлеченных в этот процесс.
- Информация о том, какие системы автоматизации при выполнении каких деловых процессов используются, где, как и какие данные используются в организации, и т.п.
Функциональное моделирование деловых процессов. Целью построения функциональной модели делового процесса является точная спецификация всех операций и действий, осуществляемых в деловом процессе, а также характера взаимосвязей между ними. Будучи построенной, такая модель способна обеспечить полное представление как о функционировании обследуемого процесса, так и о всех имеющих в нем место потоках информации и материалов.
Следует также отметить, что каждая операция в функциональной модели есть некоторый акт преобразования входных материалов или информации в продукт на выходе с использованием ресурсов в виде механизма и при выполнении условий, представленных в виде управления. Такую интерпретацию операций часто называют бизнес-правилом.
IDEF0. В ходе реализации программы интегрированной компьютеризации производства (ICAM), предложенной в свое время ВВС для аэрокосмической промышленности США, была выявлена потребность в разработке методов анализа взаимодействия процессов в производственных системах. Для удовлетворения этой потребности была разработана методология IDEF0 (Integrated Definition Function Modeling), которая в настоящее время принята в качестве федерального стандарта США.
Методология успешно применялась в самых различных отраслях, продемонстрировав себя как эффективное средство анализа, проектирования и представления деловых процессов. В настоящее время методология IDEF0 широко применяется не только в США, но и во всем мире. В России IDEF0 успешно применялся в государственных учреждениях (к примеру, в Государственной Налоговой Инспекции), в аэрокосмической промышленности (при проектировании космодрома в Плесецке), в Центральном Банке и коммерческих банках России, на предприятиях нефтегазовой промышленности и предприятиях других отраслей.
Программные системы IDEF0. В настоящее время существует множество CASE средств, поддерживающих функциональное моделирование в стандарте IDEF0. В России получили распространение следующие системы:
Design/IDEF (MetaSoftware, США распространитель - Метатехнология, Москва)
BPWin/ERWin (Logic Works, США распространитель - Интерфейс, Москва)
Компания Ориентсофт (г. Минск) предлагает собственную разработку на базе стандарта IDEF0 - систему IDEF0/EMTool.
Применение IDEF0. Функциональная модель деловых процессов позволяет выявить и точно определить все бизнес-правила организации, проанализировать их, а также, выявив "узкие" места и внося изменения в деловой процесс, оценить степень влияния предлагаемых изменений на существующие бизнес-правила.
Функциональная модель позволяет четко определить распределение ресурсов между операциями делового процесса, что дает возможность оценить эффективность использования ресурсов.
Существенную помощь функциональная модель может оказать при реализации проекта автоматизации предприятия, так как она позволяет зафиксировать в модели все основные информационные объекты и способы их использования. Существенным является также то обстоятельство, что автоматизируются не отдельные рабочие места, а деловые процессы в целом. При этом значительно снижается риск потери инвестиций из-за неверно принятых решений.
IDEF0 используется для разработки новых деловых процессов. Если торговая компания открывает новое направление в своей деятельности - продажа по предварительным заказам, то она сталкивается с необходимостью перераспределения ресурсов и разработки правил ведения дела: необходимо создать новое подразделение "отдел приема заказов", разработать должностные инструкции для персонала этого подразделения, а также определить, как будет новое подразделение взаимодействовать с остальными подразделениями компании. Если при проектировании данного делового процесса применять IDEF0, то в процессе построения функциональной модели будут выявлены и устранены многие потенциальные проблемы, связанные с функционированием будущего делового процесса.
Функционально-стоимостной анализ деловых процессов. Функционально-стоимостной анализ (ФСА) является важным методом совершенствования деловых процессов. ФСА позволяет измерить эффективность существующего делового процесса, определить стоимость выходных продуктов и услуг, а также выявить возможности для повышения их качества и эффективности.
В отличие от традиционной схемы учета затрат, при которой накладные расходы учитываются в целом, ФСА позволяет точно определить и проанализировать центры затрат - операции делового процесса, при выполнении которых эти затраты появляются.
ФСА позволяет точно посчитать, сколько стоит выполнение каждой операции в деловом процессе, а также сопоставить стоимость операции с ее важностью для создания продуктов или услуг. В ФСА для определения важности операций применяется следующая классификация:
Операция добавляет стоимость, если она изменяет состояние продукта или его частей. Операция, которая не изменяет состояние продукта, соответственно не добавляет стоимость. Например, операции по хранению продукции на складе не добавляют стоимости к продукции. В то же время, выполнение этих операций связано с затратами.
Вообще говоря, тут есть ошибка в определении того, что есть "добавление стоимости продукта". Отталкиваться следует вовсе не от "изменения частей", а от потребностей покупателя. Частью потребностей клиента может быть как срок поставки, так и определенная сортировка и/или комплектация продуктов. И в таком случае профессиональная и оперативная складская обработка очень даже добавляет ценность продукту, чем и опредана в подавляющем большинстве случаев автоматизация склада - Ред.
Основными являются операции, которые непосредственно связаны с обработкой продукта. Остальные операции являются вспомогательными. Например, операции, связанные с принятием управленческих решений, являются вспомогательными. Также вспомогательными являются операции подготовки производства.
Операция является обязательной, если ее выполнение регламентируется вышестоящим руководством или законодательными актами. Дискреционной является операция, которая вводится внутренним руководством как результат решения некоторой проблемы. Часто приходится сталкиваться с ситуацией, когда проблема уже исчезла, а мероприятия, которые были введены для ее решения, по прежнему выполняются.
Сопоставляя важность функции с ее стоимостью, легко увидеть, где в деловом процессе имеются "узкие" места, а затем направить усилия на устранение этих "узких" мест. Ведь хорошо известно, что правильно сформулированная проблема - это наполовину решенная проблема.
Временной анализ деловых процессов. Любое сокращение времени выполнения делового процесса приводит также к сокращению затрат на его реализацию. Это простое правило лежит в основе анализа времени исполнения деловых процессов.
К деловому процессу, каки к любой сложной системе, применим принцип Парето, который, в данном случае, может быть сформулирован так: "в рамках делового процесса 20 % операций требуют 80 % времени". Целью проведения временного анализа и является выявление наиболее длительных операций в деловом процессе, для того, чтобы сконцентрировать усилия на их совершенствовании.
Самый главный вывод, который напрашивается после ознакомления с методами ре-инжиниринга деловых процессов, состоит в том, что эти методы никак не сложнее, чем проектирование и создание атомного реактора или ракетоносителя.
Уровень и квалификация персонала, который имеется в распоряжении наших предприятий, соответствует сложности проблем. Технологическая основа в виде компьютеров, телекоммуникационных систем и систем обработки информации достаточно широко распространена. В странах СНГ имеются оригинальные разработки для поддержки ре-инжиниринга деловых процессов.
Также на сайте:
"Шкала зрелости" и совершенствование процессов компании
Проблемы определения целей и миссии организации
Новое на форуме
О проекте
quality.eup.ru - один из самых старых в рунете ресурсов, посвященных менеджменту качества во всем его разнообразии.
Нам более 7 лет, и все это время ресурс пополняется новыми и новыми материалами, почти ежедневно. Если вы ищете информацию о менеджменте вообще и управлении качеством в частности, скорее всего, вы найдете эту информацию здесь.
Кроме отличной и действительно большой подборки статей, действует живой форум по менеджменту качества.
Добавить в "Избранное"