"Каков наш бизнес?" - самый важный вопрос для успеха предпринимательской деятельности. (Питер. Ф. Друкер)
ЭТАПЫ АУДИТА
Аудиты (проверки качества) - деятельность дорогостоящая, если рассматривать ее с позиций затрат времени и работы людей; она требует планирования, выполнения и отчетности. Кроме того, проверка выполнения корректирующих действий может потребовать повторного участия, как аудитора, так и проверяемой стороны. Выполнение аудита мешает и производственному процессу - аудитор отвлекает работников вопросами, а вводное и заключительное собрания отнимают ценное время у руководства.
Поэтому, очень важно выполнить аудит (проверку качества) должным образом от начала до конца. Золотое правило гласит, что аудит никогда не должен быть сюрпризом. Даты его проведения необходимо предварительно согласовать по договоренности обеих сторон. Аудит, проводимый внезапно, не дает никаких преимуществ и имеет только негативный характер. Внезапный аудит может препятствовать производственному процессу на его важнейших этапах, причиняя существенные финансовые убытки. Проведение аудита без предварительного согласия совершенно отчетливо подразумевает одно:
«Мы хотим поймать вас с поличным!».
Существует ряд конкретных этапов для последовательного выполнения:
1. Сбор информации.
2. Планирование и подготовка.
3. Вводное собрание.
4. Аудит.
5. Заключительное совещание.
6. Надзорный аудит.
Чтобы лучше понять важность правильной подготовки к аудиту, достаточно сказать, что подготовка обычно отнимает 40% всего времени, отведенного для аудита. Подготовка включает два этапа. К ним относится деятельность руководителей программой аудита, а также время, затраченное аудиторами на сбор информации, анализ документации, планирование и подготовку. Непосредственно проведение аудита охватывает этапы 3, 4 и 5 и обычно занимает примерно 40% общего времени. Отчетность (регулярно выполняется во время аудита) и надзорная деятельность составляют, как правило, 10% общего времени.
Аудит планируется и выполняется по просьбе и в интересах клиента. Именно клиент выбирает аудитора или группу аудиторов для проведения аудита. Когда аудитор или группа аудиторов проводят аудит, вся ответственность возлагается на ведущего аудитора. Ведущий аудитор регистрирует пожелания клиента, кроме того, он следит за соблюдением методик, принятых у клиента.
СБОР ИНФОРМАЦИИ
Прежде, чем приступить к сбору всей необходимой информации, которая потребуется для проверки, вы должны выяснить у клиента:
1. Информацию об организации, в которой проводится аудит.
2. Причины проведения аудита.
3. Объем аудита.
4. Критерии аудита.
В сертификационной деятельности аудиты проводятся на основании контракта между органом по сертификации и организацией. Большая часть информации, необходимой для планирования аудита, будет доступна в процессе анализа контракта. Также руководители программы аудита согласуют даты проведения аудита с руководством проверяемой стороны. Таким образом, при аудитах третьей стороны, краткая информация, которой владеет ведущий аудитор, включает:
1. Даты.
2. Продолжительность.
3. Состав группы и количество аудиторов в группе.
После определения вышеперечисленных данных аудитор может начать сбор информации, необходимой для эффективного выполнения аудита.
Объем аудита определяет следующие границы аудита:
• Участки, подлежащие проверке.
• Структурные подразделения организации, в которых проводится аудит.
• Продукцию, входящую в проверяемую систему.
Критерии аудита могут присутствовать в:
• Стандарте.
• Условиях контракта.
• Документации системы качества.
• Программах качества.
• Прочей документации.
Получив от клиента краткую информацию, необходимую для планирования и подготовки аудита, далее ведущий аудитор должен собрать следующие сведения о проверяемой организации:
1. Виды деятельности организации.
2. Сложность процессов.
3. Размеры организации.
4. Любая информация о степени готовности, например:
• Существующие одобрения, полученные от 2-ой или 3-ей стороны.
• Представление организации о том, насколько аспекты, подлежащие проверке в ходе аудита, соответствуют конкретным требованиям к качеству или требованиям стандартов.
5. По возможности, следует заблаговременно ознакомиться с Руководством по качеству или его эквивалентом. Если это невозможно, эти документы должны быть предоставлены в начале аудита для проверки их адекватности и планирования вариантов сбора объективных доказательств.
Все вышеприведенное может быть выяснено по телефону, письмом, анкетой (вопросником), при ознакомительном визите или любым другим способом общения. Возможно сочетание нескольких способов сразу.
Ведущим аудиторам, занимающимся подготовкой аудита, настоятельно рекомендуется рассмотреть возможность организации визитов на предварительном этапе. Подобные визиты позволяют собрать дополнительную информацию и предоставляют аудитору реальный доступ в организацию для оценки ее размеров и сложности структуры. Такие посещения помогают установить взаимоотношения с руководством проверяемой стороны и развеять страхи по поводу проведения аудита и составления отчетов. Предварительные визиты также дают прекрасную возможность предотвратить ряд проблем, которые могут возникнуть в ходе аудита -- этому способствует открытое обсуждение таких проблем с представителями руководства и приглашение к взаимному сотрудничеству. Представитель руководства может в дальнейшем обсудить эти вопросы с другими руководителями, что, безусловно, поможет более успешному продвижению аудита.
Наиболее сложная ситуация возникает, когда система качества проверяемой организации не документирована (неформальна). Аудитор в таком случае должен выяснить тем или иным способом (обычно при помощи расспроса) как функционирует система, как осуществляется управление и контроль. Вероятно, в организации существует какая-либо документация относительно системы качества, например, организационные схемы, формы или просто инструкции. Предварительное изучение в таких случаях должно быть более тщательным, а по итогам изучения аудиторам рекомендуется подготовить подробные контрольные листы.
Аудитор должен избегать поспешных выводов о том, что неформальная система неэффективна - очень часто бывает наоборот.
ПЛАНИРОВАНИЕ И ПОДГОТОВКА
Собрав все необходимую информацию, далее, ведущий аудитор должен осуществить подготовку к аудиту. Необходимо выполнить следующие работы:
1. Определить объем работ и необходимого времени - в зависимости от размеров и сложности аудита - не забывайте, что аудит стоит денег, поэтому не следует растягивать аудит во времени. Количество человеко-дней для проведения аудита можно подсчитать, исходя из руководящих указаний, изданных IAF (International Accreditation Forum). Эти руководящие указания можно найти в документе ЕА-7/01, изданном Европейским Обществом по Аккредитации (European Cooperation for Accreditation):
2. Подобрать людей в группу, принимая во внимание следующее:
a) Беспристрастность.
b) Профессиональные знания и умения.
c) Продвижение по службе.
d) Потребность в обучении.
e) Совместимость (способность к совместной работе).
f) Приемлемость для проверяемой организации.
g) Возможность данного лица участвовать в аудите.
h) Знание языка, на котором проводится аудит.
3. Заблаговременно определить даты, приемлемые для обеих сторон. (При проведении сертификационных аудитов даты обычно согласовываются руководством программы аудита).
4. Выбрать подход. Аудит может планироваться, как серия горизонтальных или вертикальных проверок или, как комбинация этих двух подходов. Стоит заметить, что планирование аудита таким образом менее эффективно с точки зрения времени и ресурсов. Кроме того, это может вызвать раздражение у проверяемой стороны, поскольку в проверке структурных подразделений могут принимать участие разные аудиторы.
5. Разработать план аудита, назначив конкретные задания аудиторам группы. Избегайте жестких рамок и завышенных требований. Полезно составлять планы работы на первую и вторую половины дня. При планировании руководитель группы должен учесть работу всех смен.
6. Подготовьте рабочие документы:
• Контрольные листы
• Формы
• Стандарты
• Руководящие указания, и т.п.
7. Известите проверяемую сторону и направьте в ее адрес:
• План проведения аудита
• Расписание
• Матричную таблицу
• Контрольные листы
Опыт показывает, что до начала аудита желательно направить проверяемой стороне максимум информации. Это поможет устранить возможные опасения и создаст атмосферу сотрудничества. Некоторые аудиторы опасаются, что предварительная рассылка контрольных листов проверяемой стороне позволит последней «подготовиться» к аудиту. И что же? Любые внесенные улучшения лишь усовершенствуют систему.
8. Сообщить аудиторам группы:
• Масштаб аудита, цели и методы.
• Даты и продолжительность.
• Подробный план.
• Матричную таблицу.
• Индивидуальные задания и график.
• Результаты анализа со стороны руководства.
• Логистику (транспорт, размещение, питание, и т.п.).
• Иные имеющиеся требования.
9. Убедиться, что группа полностью подготовлена.
10. Получить всю необходимую для анализа документацию. Может потребоваться специальная проверка.
11. Информировать проверяемую сторону о необходимости проведения вводного собрания, предоставления бытовых удобств, транспорта и встречающего.
12. Выполнить все необходимые мероприятия в области логистики:
• Переездов и размещения.
• Рабочих мест в офисе.
• Переводчиков.
СОБРАНИЯ, ПРОВОДИМЫЕ В ХОДЕ АУДИТА
В процессе аудита ведущий аудитор должен провести ряд собраний, чтобы убедиться в плановом продвижении работ. Это:
• Вводное собрание.
• Заключительное совещание.
• Совместные встречи группы
• Периодические встречи с представителем руководства.
Все эти собрания проводятся под руководством ведущего аудитора. Ведущий аудитор должен быть готов к этой роли, предварительно обдумав план размещения присутствующих, список имен и фамилий и повестку собрания.
Вводное собрание
Основная цель вводного собрания - представить аудиторов группы и сообщить базовые правила работы. Ведущему аудитору необходимо рассмотреть множество вопросов, и привычка иметь под рукой готовую повестку дня, безусловно, обеспечит успех встречи и рассмотрение всех запланированных вопросов. Ведущий аудитор должен:
1. Представить группу.
2. Поблагодарить руководство проверяемой стороны от лица своей организации за приглашение провести аудит.
3. Подтвердить имеющиеся причины проведения аудита и его масштаб. (Следует перечислить виды деятельности и структурные подразделения, подробности и глубину аудита). Эту информацию следует предоставить заблаговременно, вместе с планом проведения аудита в письменном виде.
4. Подтвердить критерии (стандарт или иное), на основании которых проводится аудит.
5. Определите: что, будет выполняться, когда и кем. Хотя программа аудита и предоставлена заранее, необходим ее краткий обзор и уточнение, не появилось ли каких-либо изменений в последний момент.
6. Разъясните, что аудит основан на выборочной проверке.
7. Сообщите проверяемой стороне, что вся информация, полученная в ходе аудита, будет рассматриваться как конфиденциальная.
8. Разъясните, как им образом будут представлены результаты аудита.
9. Разъясните, что такое несоответствия, как они классифицируются, и каким образом о них будет сообщаться.
10. Согласуйте статус документации системы качества проверяемой стороны до начала аудита.
11. Проверьте, инструктированы ли сопровождающие и готовы ли они начать работу.
12. Сообщите о сроках совместных встреч группы, в том числе о подробностях встреч с представителями проверяемой организации.
13. Проверьте, осведомлен ли персонал проверяемой организации о проведении аудита.
14. Подтвердите информацию об обеспечении (офис, питание, и т.д.).
15. Объясните вопросы, связанные с конфиденциальностью.
16. Договоритесь, при необходимости, о предоставлении плана предприятия или организуйте деловую поездку для членов группы.
17. Объясните необходимость периодических встреч и совместных встреч группы.
18. Объясните необходимость заключительного совещания, его детали, дату и цель.
19. Ответьте на вопросы, касающиеся аудита. К cведению:
a) Руководитель группы председательствует на собрании и руководит им. Это необходимо делать вежливо, тактично и дипломатично.
b) После вводного собрания группа собирается для личной встречи, чтобы обсудить программу совместных встреч (группы аудиторов) и получить последний инструктаж от руководителя группы. Возможно обсудить наблюдения, сделанные в ходе осмотра предприятия и вводного собрания.
Совместные встречи группы
Совместные встречи группы должны проводиться довольно часто, чтобы аудиторы были постоянно уверены в том, что аудит выполняется полностью в запланированном объеме. На таких встречах можно суммировать все обнаруженные недостатки, рассмотреть и проанализировать несоответствия. Как правило, самое удобное время для таких встреч - обеденный перерыв или время, ближе к концу рабочего дня. Нужно отметить, что длительное отсутствие аудиторов из-за таких встреч нежелательно.
Периодические встречи
Это - встречи, которые проводятся с участием представителя руководства и других лиц руководящего состава проверяемой стороны для анализа наблюдений и несоответствий, выявленных в ходе аудита, а также для определения и согласования корректирующих действий. В ходе длительных аудитов такие встречи должны проводиться, как минимум, раз в день, как правило, ближе к окончанию аудита. Последняя встреча проводится до заключительного совещания с тем, чтобы обсудить последние замечания, и, по возможности, согласовать корректирующие действия.
Хорошей практикой является сообщение об обнаруженных несоответствиях по мере продвижения аудита. В таком случае у проверяемой стороны появляется возможность выполнить, где возможно, корректирующие действия в ходе аудита. Такой подход значительно увеличивает вероятность того, что аудитор сможет дать рекомендации сразу по завершении аудита. Естественно, что не все корректирующие действия можно выполнить -в ходе проведения аудита; эффективное внедрение некоторых из них требует времени. Подобное общение сторон в ходе аудита, безусловно, способствует созданию духа сотрудничества.
Дополнительный плюс предварительного (до заключительного совещания) информирования о выявленных несоответствиях и согласованных корректирующих действиях состоит в том, что заключительная встреча пройдет без излишних проблем и длительных дискуссий.
Заключительное совещание
Как правило, заключительное совещание проводится в конце аудита, но также оно может состояться, если обнаруживается существенное несоответствие. На заключительном совещании присутствуют все те, кто был на вводном собрании, правда это не всегда возможно.
Перед заключительным совещанием группа встречается для:
1. Выступления каждого члена группы со своими индивидуальными наблюдениями.
2. Совместной оценки и проверки выводов.
3. Определения последующих действий, как результата всего обнаруженного. Другими словами, только ведущий аудитор решает о том, какие рекомендации необходимо представить руководству проверяемой стороны, но при этом аудитору следует ознакомиться с мнением группы. Руководитель группы сообщает руководству проверяемой стороны о принятых рекомендациях, которые в случае проведения аудита второй стороны могут быть следующими:
• решение о возможности заключения контракта;
• решение включить или исключить организацию из перечня одобренных поставщиков,
или, при аудите третьей стороны:
• рекомендации сертификации системы качества организации (начальный аудит);
• рекомендации о продлении срока действия сертификации (надзорный аудит).
4. Составления отчета.
Заключительное совещание проводится под председательством руководителя группы. На этом совещании руководству проверяемой стороны сообщаются результаты аудита, и определяется необходимость проведения надзорных аудитов. Аудиторы должны предоставить всесторонний отчет о результатах аудита, не ограничиваясь перечислением несоответствий. Все положительные наблюдения стоит отметить.
Проведение совещания должно включать следующее:
1. Благодарность проверяемой организации за оказанное содействие в работе.
2. Краткое заключение по объему аудита.
3. Разъяснение причины, цели аудита и метода, который был использован.
4. Подтверждение масштаба сертификации при проведении начального аудита.
5. Повторное представление группы аудиторов.
6. Заявление о том, что аудит проводился на основе выборки, и, соответственно, выявлены не все несоответствия.
7. Повторное разъяснение вопросов, связанных с конфиденциальностью.
8. Просьбу о том, что все вопросы и обсуждения следует перенести на конец собрания.
9. Сообщение каждого члена группы по его участку аудита. Только факты.
10. Подведение общих итогов и заключение, которое руководитель группы будет рекомендовать своей собственной фирме. Рекомендации следует процитировать.
11. Приглашение представителей проверяемого предприятия принять участие в обсуждении любых специфичных моментов.
12. Согласование сроков окончания корректирующих действий.
13. Объяснение, где это применимо, действий по надзору и правил использования логотипа сертифицирующей организации.
14. Предоставление всех индивидуальных отчетов о несоответствиях и итогового отчета. Если это рукописный вариант (иногда это бывает необходимо) - за ним должна незамедлительно последовать печатная копия.
Последней задачей для руководителя группы является подготовка отчета для своей организации, содержащего дополнительную информацию, которая может оказать помощь при проверке выполнения корректирующих действий и для последующих аудитов. ЭТОТ ОТЧЕТ КОНФИДЕНЦИАЛЕН.
АУДИТ
В зависимости от того, было ли получено Руководство по качеству от проверяемой организации до начала аудита или нет, один аудитор из группы начнет проводить аудит на адекватность, а другие члены группы приступят к аудиту на соответствие.
При проведении аудита члены группы ответственны за:
1. Проведение аудита в полном объеме.
2. Составление отчетов о несоответствиях только на основе достаточных и точных объективных доказательств.
3. Регулярное участие в совместных встречах группы.
4. Плановое проведение аудита, включая использование необходимых ресурсов.
5. Информирование представителя проверяемой стороны о всех существенных несоответствиях и их возможных последствиях.
ПРОВЕРКА ВЫПОЛНЕНИЯ КОРРЕКТИРУЮЩИХ ДЕЙСТВИЙ
После истечения согласованного срока руководителю группы аудита следует проверить выполнение корректирующих действий, чтобы проконтролировать, что корректирующие действия предприняты, что они оказались и будут оставаться эффективными в будущем, что они надлежащим образом документированы и доведены до всех заинтересованных сторон. Затем отчет должен быть соответствующим образом подписан.
Никакой аудит не может считаться завершенным, если вышеуказанные действия не были выполнены с удовлетворительным итогом. Важно во время аудита договориться по поводу соответствующих корректирующих действий. В равной степени важно решить вопрос о разумных временных рамках для окончания этих действий.
По достижению срока завершения корректирующих действий аудитор (или назначенное им заменяющее лицо) должен убедиться, что эти действия выполнены. Если этого не произошло, он должен выяснить причину невыполнения и принять меры для ускорения процесса. Крайне важно убедиться в правильности выполненного действия, чтобы его итоги способствовали повышению эффективности и работоспособности системы в будущем. Этот момент очень трудно проверить с большой точностью, но, работники, испытавшие на себе результаты этих корректирующих действий, будут точно знать, стала ли их работа легче или наоборот - сложнее в результате этого действия, а также и то, необходимо ли вообще это действие.
Частью задачи руководителя группы аудита является проверка выполнения корректирующих действий после истечения согласованного срока. Если это по каким-то причинам не сделано, руководитель группы должен привлечь внимание высшего руководства к этому факту.
Пока не будет проведена проверка выполнения корректирующих действий и их эффективность, вся работа по аудиту может представлять собой не более, чем пустую трату денег и времени.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Хотя общие принципы проведения аудита относятся ко всем видам аудита, аудит второй и третьей стороны потребует от аудитора демонстрации всех своих качеств в более напряженной и стрессовой обстановке. Он является более официальным, и аудитору следует помнить, что он представляет свою организацию и поэтому должен проявить себя профессионально со всех сторон, как своим внешним видом, так и действиями.
О вашей организации будут судить по качеству вашей работы.
quality.eup.ru - один из самых старых в рунете ресурсов, посвященных менеджменту качества во всем его разнообразии.
Нам более 7 лет, и все это время ресурс пополняется новыми и новыми материалами, почти ежедневно. Если вы ищете информацию о менеджменте вообще и управлении качеством в частности, скорее всего, вы найдете эту информацию здесь.
Кроме отличной и действительно большой подборки статей, действует живой форум по менеджменту качества.
Добавить в "Избранное"