Обновление документации СМК

[Дмитрий Овчинников]

Коллеги, добрый день.

Поделитесь, пожалуйста, опытом - процесс, подводные камни.

В компании есть хранилище документов СМК, более 1000 документов на 15 подразделений. За время работы документы помещались в хранилище, по мере необходимости обновлялись, но полной ревизии пока никто не делал.

Есть желание сделать контрольную точку на сейчас - проверить актуальность хранящихся документов, установить плановые сроки проверки по типам документов в будущем.

[Роман Озеранский]

Есть желание сделать контрольную точку на сейчас - проверить актуальность хранящихся документов, установить плановые сроки проверки по типам документов в будущем.

Дмитрий, как звучит проблема (если она вообще есть), в устах менеджмента? Какая конкретно задача поставлена Вам?

[Андрей Горбунов]

Дмитрий,
у меня сложилась схожая ситуация на одном из проектов (с отягчающим обстоятельством в форме существенного разнообразия форматов, структуры, подходов к описанию действий).
Алгоритм моих действий:
1) установление единых правил управления (в том числе форматов, структуры документов и т.д.),
2) полный пересмотр и актуализации всех документов, управление которыми осуществляется в рамках СМК с регистрацией в реестре,
3) установление правил актуализации документов. Я придерживаюсь концепции "актуализация по событию", которую мы с командой опробовали в Ростелекоме более 15 лет назад. Суть ее в том, что определяется перечень событий, которые вызывают необходимость пересмотра того или иного документа. Соответственно, если в отношении какого-то документа ни одно из событий не происходило, то и нет нужды пересматривать. При том объеме документации, что был в Ростелекоме, это здорово сокращало затраты на ревизию. Плюс, конечно, распределение ответственности: как показывает опыт, попытка управлять даже несколькими десятками (не говоря о сотнях) разнородных документов одним человеком с большой долей вероятности будет неуспешна. В том же Ростелекоме нами также была опробована концепция "центров управления", которая заключалась в том, что выделялись определенные виды документов и с каждым из них связывался свой "центр управления", в задачу которого входило:
- установить требования к своему виду документов,
- контролировать выполнение этих требований,
- актуализировать как требования, так и сами документы данного вида.

[Роман Озеранский]

Пункт 1 и 3 можно совместить. По пункту 2 вижу главную проблему - кто все это будет делать ? Профильные специалисты будут говорить, что у них текущей работы до хрена, и если их грузить вопросами обновления документации, то они будут проваливать текущую работу . И будут шантажировать директора этим вопросом - что для тебя важнее, текущая производственная деятельность (за счет какой кормится организация ), и все, и МК в том числе, харчуются зарплатой в кассе, или обновление документации (без актуальной документации мы жили 100 лет, и еще столько же проживем ). А если обновлять доки поручать МК (отделу качества), то являются ли они теми компетентными специалистами, какие разбираются во всех аспектах жизнедеятельности организации ?