Мониторинг процессов и оценка их результативности

Принципы, подходы, порядок создания СМК

Модератор: Роман Озеранский

Мониторинг процессов и оценка их результативности

Сообщение Дмитрий Самойлов » 17 сен 2007, 17:43

Объясните пожалуйста в двух словах что есть оценка результативности процесса, мониторинг процесса. Зачем нужно первое и второе соответственно?

Вопрос возник не на пустом месте - есть ощущение что у нас в процессе "выполнение проектных работ" точки мониторинга определены формально, практической ценности мониторинг не несёт. То же самое по оценке результативности.
Дмитрий Самойлов
 

Сообщение Олег Коновалов » 17 сен 2007, 18:37

Здравствуйте Дмитрий,
Мониторинг - это сбор процессных данных необходимых для подтверждения/опровержения достижения запланированных целей/результатов процесса или оценки результативности.
Олег Коновалов
 

Re: Мониторинг процессов и оценка их результативности

Сообщение Роман Озеранский » 17 сен 2007, 18:53

Дмитрий Самойлов писал(а):есть ощущение что у нас в процессе "выполнение проектных работ" точки мониторинга определены формально, практической ценности мониторинг не несёт. То же самое по оценке результативности.

Дмитрий, а какое ощущение у владельца процесса, и как он отвечает на поставленные вами вопросы?
Первая Теорема Деминга: Никто не беспокоится о долговременной прибыли.
Вторая Теорема Деминга: Нас губят наилучшие усилия.
Аватара пользователя
Роман Озеранский
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 35258
Зарегистрирован: 15 авг 2004, 17:57
Откуда: Москва
Благодарил (а): 0 раз.
Поблагодарили: 272 раз.

Re: Мониторинг процессов и оценка их результативности

Сообщение Дмитрий Самойлов » 18 сен 2007, 10:56

Роман Озеранский писал(а):Дмитрий, а какое ощущение у владельца процесса, и как он отвечает на поставленные вами вопросы?

Владелец процесса, увы, является таковым чисто формально, и никакого мнения на этот счет не имеет :-(

В настоящее время в соответствии с картой процесса точками мониторинга являются нормоконтроль и проверка документации заказчиком перед подписанием акта сдачи-приемки. На мой взгляд, очень странный способ мониторинга процесса.

Результативность процесса оценивается как среднее арифметическое результативности всех выполненных проектов за отчетный период. Показатель результативности при выполнении проекта рассчитывается по двум критериям: сроки сдачи, и наличие/характер отклонений от требований. Данные о результативности процесса используется только как входные данные для ежегодного анализа результативности СМК.
Дмитрий Самойлов
 

Re: Мониторинг процессов и оценка их результативности

Сообщение Александр Воробьёв » 18 сен 2007, 11:41

Дмитрий Самойлов писал(а):В настоящее время в соответствии с картой процесса точками мониторинга являются нормоконтроль и проверка документации заказчиком перед подписанием акта сдачи-приемки. На мой взгляд, очень странный способ мониторинга процесса.

Результативность процесса оценивается как среднее арифметическое результативности всех выполненных проектов за отчетный период. Показатель результативности при выполнении проекта рассчитывается по двум критериям: сроки сдачи, и наличие/характер отклонений от требований.

Дмитрий
ИМХО более странным является подобная позиция
1) и точки процесса мониторинга нормоконтроль (который осуществляется в два этапа при проектировании и после подписания документации) и проверка документации заказчиком
2) результативность по двум критериям: сроки сдачи, и наличие/характер отклонений от требований.
3) как 1) так и 2) осуществляются на завершающей стадии проектирования...
4) цель мониторинга проектирования -- результативность проекта, но в подобном случае мониторинга проектирования как такового нет... есть мониторинг отклонений от договорных требований... (не соблюдение задания на проектирование по приемке по сути, нормоконтроль по форме)
5) вам (вашей организации) конечно виднее, но с точки зрения бизнеса лучше управлять риском нарушения чем нарушать...
6) более чем странно не мониторить сроки выпуска проекта... а также соблюдение его календарного графика по этапам/стадиям/работам...
Последний раз редактировалось Александр Воробьёв 16 фев 2010, 13:18, всего редактировалось 2 раз(а).
Аватара пользователя
Александр Воробьёв
 
Сообщения: 11336
Зарегистрирован: 16 сен 2004, 12:42
Откуда: Санкт-Петербург
Благодарил (а): 194 раз.
Поблагодарили: 152 раз.

Re: Мониторинг процессов и оценка их результативности

Сообщение Дмитрий Самойлов » 18 сен 2007, 12:42

Александр Воробьёв писал(а):Дмитрий
ИМХО более странным является подобная позиция
1) и точки процесса мониторинга нормоконтроль (который осуществляется в два этапа при проектировании и после подписания документации) и проверка документации заказчиком
2) результативность по двум критериям: сроки сдачи, и наличие/характер отклонений от требований.
3) как 1) так и 2) осуществляются на завершающей стадии проектирования...

Если точнее, 2) осуществляется даже после сдачи проекта. 1) действительно является завершающей стадией.

Александр Воробьёв писал(а):4) цель мониторинга проектирования -- результативность проекта, но в подобном случае мониторинга проектирования как такового нет... есть мониторинг отклонений от договорных требований... (не соблюдение задания на проектирование по приемке по сути, нормоконтроль по форме)
5) вам (вашей организации) конечно виднее, но с точки зрения бизнеса лучше управлять риском нарушения чем нарушать...
6) более чем странно не мониторить сроки выпуска проекта... а также соблюдение его календарного графика по этапам/стадиям/работам...

Проекты, как правило, небольшие, и календарный график для них не составляется. Мне кажется, что надо приучать народ составлять хотя бы небольшую табличку со структурой работ для каждого проекта. Тогда будет что мониторить по срокам.
Дмитрий Самойлов
 

Re: Мониторинг процессов и оценка их результативности

Сообщение Александр Воробьёв » 18 сен 2007, 14:04

Дмитрий Самойлов писал(а):Проекты, как правило, небольшие, и календарный график для них не составляется. Мне кажется, что надо приучать народ составлять хотя бы небольшую табличку со структурой работ для каждого проекта. Тогда будет что мониторить по срокам.

Дмитрий
согласно Гражданского кодекса РФ
договор подряда должен содержать сроки начала и окончания работ
по договору подряда на проектные и изыскательские работы
Статья 759. Исходные данные для выполнения проектных и изыскательских работ

1. По договору подряда на выполнение проектных и изыскательских работ заказчик обязан передать подрядчику задание на проектирование, а также иные исходные данные, необходимые для составления технической документации. Задание на выполнение проектных работ может быть по поручению заказчика подготовлено подрядчиком. В этом случае задание становится обязательным для сторон с момента его утверждения заказчиком.
2. Подрядчик обязан соблюдать требования, содержащиеся в задании и других исходных данных для выполнения проектных и изыскательских работ, и вправе отступить от них только с согласия заказчика.

1) этапность и/или сроки работ могут быть представлены в задании на проектирование...
2) может необходимость корретировки задания и/или сроков, а значит и договора...
3) обязательные (ГОСТ) работы по проектированию (выполнение, проверка, нормоконтроль и т.д.) должны быть распеделны по исполнителям...
4) обязательные (ИСО 9001 п.7.3.1 b) ) работы (анализ, проверка (верификация) и утверждение (валидацияя) ) должны быть запланированы...
и от этого не уйти, если соответствовать стандарту...

ИМХО монитринг у вас ведется, только карта не соответствует реальности... формы мониторинга у вас другие... иначе каких-нибудь ресурсов на что-нибудь не хватит...
ИМХО табличка проблемы не решит... информация должна быть востребована владельцем процесса. и он ее получает... тебе остатется узнать, как он получает информацию о ходе проектирования
Аватара пользователя
Александр Воробьёв
 
Сообщения: 11336
Зарегистрирован: 16 сен 2004, 12:42
Откуда: Санкт-Петербург
Благодарил (а): 194 раз.
Поблагодарили: 152 раз.

Re: Мониторинг процессов и оценка их результативности

Сообщение Дмитрий Самойлов » 18 сен 2007, 15:27

Александр Воробьёв писал(а):ИМХО монитринг у вас ведется, только карта не соответствует реальности... формы мониторинга у вас другие... иначе каких-нибудь ресурсов на что-нибудь не хватит...
ИМХО табличка проблемы не решит... информация должна быть востребована владельцем процесса. и он ее получает... тебе остатется узнать, как он получает информацию о ходе проектирования


У нас весь отдел проектирования - 7 человек. Мониторинг носит совсем неформальный характер, так как всё на виду. Как это задокументировать?
Дмитрий Самойлов
 

Re: Мониторинг процессов и оценка их результативности

Сообщение Александр Воробьёв » 18 сен 2007, 15:59

Дмитрий Самойлов писал(а):У нас весь отдел проектирования - 7 человек. Мониторинг носит совсем неформальный характер, так как всё на виду. Как это задокументировать?

В РК?
можно так и написать - мониторинг осуществляться в ходе непосредственного наблюдения за ходом проектирования...
а сам мониторинг не требует документирования...
Аватара пользователя
Александр Воробьёв
 
Сообщения: 11336
Зарегистрирован: 16 сен 2004, 12:42
Откуда: Санкт-Петербург
Благодарил (а): 194 раз.
Поблагодарили: 152 раз.

Сообщение Дмитрий Самойлов » 19 сен 2007, 20:18

Написал буквально следующее:
Мониторинг осуществляется в ходе непосредственного наблюдения руководителя группы за ходом проектирования. Руководитель группы регулярно сообщает Владельцу процесса о ходе выполнения проектов и о выявленных угрозах нарушения договорных обязательств, в частности, срыва сроков проекта.


Нормально, как вы считаете?
Дмитрий Самойлов
 

Сообщение Сергей Громов » 03 ноя 2007, 22:09

Дмитрий Самойлов писал(а):Написал буквально следующее:
Мониторинг осуществляется в ходе непосредственного наблюдения руководителя группы за ходом проектирования. Руководитель группы регулярно сообщает Владельцу процесса о ходе выполнения проектов и о выявленных угрозах нарушения договорных обязательств, в частности, срыва сроков проекта.


Нормально, как вы считаете?


Дальше я спросил бы: как фиксируются выявленные угрозы и что такое эти "угрозы"?
Сергей Громов
 

Сообщение Светлана Аксенова » 16 фев 2010, 12:28

У нас выделен процесс "прием заказов". Для него определен показатель результативности: "% заказов, в оформлении которых допущены ошибки, от общего количества принятых заказов".
Когда во время внешнего аудита аудитор проверяла результативности процессов, она ну как бы посмеялась над нашими показателями, и особенно над этим. Мы не успели подробно обсудить, и она уже при прощании написала мне на бумажке такую фразу: "показатели результативности процесса в т.ч. должны отражать менеджерские решения!"
Как вы понимаете эту фразу, и какой нам следует установить показатель с учетом этого?

Только прошу не переводить это в русло "может ли аудитор заниматься консалтингом", вопрос не об этом, а том, что значит эта фраза :?: Как ее практически можно применить с пользой для предприятия?
Светлана Аксенова
 
Сообщения: 720
Зарегистрирован: 16 авг 2006, 09:07
Откуда: Санкт-Петербург
Благодарил (а): 28 раз.
Поблагодарили: 1 раз.

Сообщение Сергей Прохоров » 16 фев 2010, 12:43

Светлана Аксенова писал(а):У нас выделен процесс "прием заказов". Для него определен показатель результативности: "% заказов, в оформлении которых допущены ошибки, от общего количества принятых заказов".
Когда во время внешнего аудита аудитор проверяла результативности процессов, она ну как бы посмеялась над нашими показателями, и особенно над этим. Мы не успели подробно обсудить, и она уже при прощании написала мне на бумажке такую фразу: "показатели результативности процесса в т.ч. должны отражать менеджерские решения!"
Как вы понимаете эту фразу, и какой нам следует установить показатель с учетом этого?

Только прошу не переводить это в русло "может ли аудитор заниматься консалтингом", вопрос не об этом, а том, что значит эта фраза :?: Как ее практически можно применить с пользой для предприятия?

Учитывая некоторое сходство наших производств. ИМХО при частоте оценки результативности 1 месяц вы можете получить недостоветный результат - неправильность заполнения заказа может быть выявлена через больший срок.
У нас для отдела продаж основной показатель результативности - выполнение плана продаж (в деньгах с учетом годовой сезонной кривой за прошлые года). ИМХО именно этот показатель отражает результат деятельности ОП.
Аватара пользователя
Сергей Прохоров
 
Сообщения: 5282
Зарегистрирован: 15 сен 2009, 12:23
Откуда: Киев
Благодарил (а): 55 раз.
Поблагодарили: 123 раз.

Сообщение Светлана Аксенова » 16 фев 2010, 12:55

Я не понимаю эту фразу. Какие такие менеджерские решения должны отражать показатели результативности? Приведите кто-нибудь примеры показателей, в которых отражены менеджерские решения.
Светлана Аксенова
 
Сообщения: 720
Зарегистрирован: 16 авг 2006, 09:07
Откуда: Санкт-Петербург
Благодарил (а): 28 раз.
Поблагодарили: 1 раз.

Сообщение Александр Воробьёв » 16 фев 2010, 13:07

Светлана Аксенова писал(а):..."показатели результативности процесса в т.ч. должны отражать менеджерские решения!"
Как вы понимаете эту фразу, и какой нам следует установить показатель с учетом этого...

ИМХО

Т.к. результатвивность менеджмента выражается результативностью управляемой ими деятельностью, то показатели результативности процесса как раз и отражают управленческие решения...

Возможно от вас хотели более информативные показатели

процесс "прием заказов". Для него определен показатель результативности: "% заказов, в оформлении которых допущены ошибки, от общего количества принятых заказов

Доля заказов с ошибками без сравнения с абсолютными знанчениями не информативна...
ИМХОв подобном контексте более информативны:
общее количества принятых заказов
трудоемкость принятных заказов
% заказов, в оформлении которых допущены ошибки
затраты труда на их устранениие...
Аватара пользователя
Александр Воробьёв
 
Сообщения: 11336
Зарегистрирован: 16 сен 2004, 12:42
Откуда: Санкт-Петербург
Благодарил (а): 194 раз.
Поблагодарили: 152 раз.

Re: Мониторинг процессов и оценка их результативности

Сообщение Алексей Шевченко » 10 дек 2010, 16:36

Какие критерии для оценки результативности процесса закупок можно выделить для крупной строительной компании (Холдинга) ?
Входом в процесс является подписанный договор поставки материально-технических ресурсов, оборудования, машин и механизмов.
Выходом процесса является доставка материально-технических ресурсов, оборудования, машин и механизмов на склад (приобъектную площадку) объекта строительства в установленный договором срок и с сохранением качества продукта.
Вопрос возник при переработке документированной процедуры по закупкам, и мой шеф подсунул мне процедуру со запутанным расчетом для оценки результативности процесса закупок.
Ни один менеджер, который занимается закупками не станет рассчитывать те ужасные коэффициенты, которые предлагает мой шеф (хотя эта методика его детище, он принес ее с собой, но в нашей компании она не пройдет - на голове порвут :rock: ).
Хочу создать простую методику типа: "Делай раз", "Делай два", "Делай три" - полученный результат отдай другому.
У кого есть подобный опыт, может поделитесь?
Алексей Шевченко
 

Re: Мониторинг процессов и оценка их результативности

Сообщение Андрей Горбунов » 10 дек 2010, 20:41

Алексей,
простите, а кому это надо? Это не риторический вопрос, выражающий сомнение в ценности работы, а уточнение, кто заинтересован в установлении таких критериев.
Мне кажется, Вам сначала надо разобраться с постановкой задачи, ибо, на мой взгляд, Вы сильно рискуете начать решать не ту задачу, которую ждут.
Право сомневаться не отменяет обязанности думать
Аватара пользователя
Андрей Горбунов
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 4232
Зарегистрирован: 25 янв 2005, 18:06
Откуда: Москва
Благодарил (а): 13 раз.
Поблагодарили: 278 раз.

Re: Мониторинг процессов и оценка их результативности

Сообщение Алексей Шевченко » 12 дек 2010, 00:38

Андрей Горбунов писал(а):Алексей,
простите, а кому это надо? Это не риторический вопрос, выражающий сомнение в ценности работы, а уточнение, кто заинтересован в установлении таких критериев.
Мне кажется, Вам сначала надо разобраться с постановкой задачи, ибо, на мой взгляд, Вы сильно рискуете начать решать не ту задачу, которую ждут.


Вот и я пытался доказать шефу, что этого делать не надо, а он уперся, и требует, чтобы в документе была описана методика оценки процесса закупок
Алексей Шевченко
 

Re: Мониторинг процессов и оценка их результативности

Сообщение Аркадий Пак » 13 дек 2010, 02:15

ИМХО.
Целью процесса является своевременное обеспечение качественной продукцией. Появляются два показателя: выполнение плана закупок, % брака сырья, выявленного при производстве. Можно еще про эффективность предложить что-нибудь, скорость оборачиваемости запасов например, затраты на складирование, доставку и т.п.
Качество очень скользкая вещь. Будьте с этим словом поосторожнее.
Аркадий Пак
 
Сообщения: 767
Зарегистрирован: 21 июн 2010, 03:28
Откуда: Москва
Благодарил (а): 44 раз.
Поблагодарили: 18 раз.

Re: Мониторинг процессов и оценка их результативности

Сообщение Алексей Шевченко » 13 дек 2010, 11:11

Аркадий Пак писал(а):ИМХО.
Целью процесса является своевременное обеспечение качественной продукцией. Появляются два показателя: выполнение плана закупок, % брака сырья, выявленного при производстве. Можно еще про эффективность предложить что-нибудь, скорость оборачиваемости запасов например, затраты на складирование, доставку и т.п.


Я полностью согласен, наше видение оценки процесса закупок совпадает.
Но как говорится "гладко было на бумаге, да забыли про овраги".
Теперь углубимся в дебри и разберем действия менеджера (всего таких около 350 чел), который производит эту оценку по конкретной продукции (всего таковой более 3000 наименований) конкретного поставщика (всего таких более 400) на конкретный объект строительства (всего таких около 300).
У каждого показателя (берем вариант когда их два - выполнение плана закупок и % брака сырья) должны быть численно выраженные критерии, совокупность которых и выдает значение конкретного показателя. Допустим получил менеджер цифру 8.5 по показателю "выполнение плана закупок", что означает "хорошо" для конкретного вида продукции от конкретного поставщика на конкретный объект.
И такие цифры получили все менеджеры (а их около 350 человек) занимающиеся закупками. Возникает вопрос - что дальше делать с этим массивом данных - 350 цифр. Если как-либо усреднять и давать владельцу процесса закупок средне арифметическую величину, то я думаю, что это сродне "средней температуре по больнице" - ни о чем не говорящая цифра.
Вот и встает вопрос, а как сделать методику, которая бы давала возможность настоящей оценки всех закупок по организации, при взляде на итоговый показатель, владелец процесса закупок всхлипнул-бы от счастья и немедленно стал выписывать премии подчиненным, или наоборот - вырвал волосы сначала себе, а потом подручным :-D (по научному говоря - сделал вывод о необходимости (отсутствии необходимости) проведения корректирующих, улучшающих или предупреждающих мероприятий)
Алексей Шевченко
 

След.

Вернуться в Методология создания СМК

Кто сейчас на конференции

Сейчас этот форум просматривают: нет зарегистрированных пользователей и гости: 4