Взаимодействие работников структурных подразделений

[Андрей Козин]

Я спросил у Яндекса "Как организовать взаимодействие работников структурных подразделений".
Прочитал рецепты по четырем ссылкам
От 05.09.2012 Семь способов, которые создают эффективное взаимодействие между отделами
От 10.03.2017 Взаимоотношения между отделами: организационный аспект
От 23.04.2018 Как наладить эффективное взаимодействие между отделами — советы и кейсы
От 10.02.2017 Организация взаимодействия структурных подразделений тут ваще жесть.
В основном это сайты консалтинговых организаций. Создалось грустное впечатление. Вот перлы.

По моему опыту, 80% сотрудников по-разному понимают либо сам процесс, либо взаимозависимость разных отделов в нем. Каждый толкует процесс взаимодействия по-своему. На вопрос «Как у вас построен такой-то процесс?» могут ответить: «У нас по-разному бывает» или «Вам какую версию дать, официальную или реальную?»

Таким образом организация взаимодействия структурных подразделений (как и организация самой организационной структуры) должна проводиться на базе системы бизнес-процессов предприятия, построенной так, чтобы каждый бизнес-процесс был самостоятельным и замыкался внутри одного подразделения.

За это время сотрудники подготовили порядка 15 крупных предложений по улучшению бизнес-процессов. Например, была разработана стратегия внутренних коммуникаций компании.

[Андрей Козин]

Когда мы внедряли процессы, то самым ценным результатом стало именно улучшение коммуникации сотрудников различных структурных подразделений. Авторы статей (см выше) делают упор на улучшение взаимодействия в том числе и для целей оптимизации процессов организации. Чего-то я не понимаю.

[Роман Озеранский]

Когда мы внедряли процессы, то самым ценным результатом стало именно улучшение коммуникации сотрудников различных структурных подразделений. Авторы статей (см выше) делают упор на улучшение взаимодействия в том числе и для целей оптимизации процессов организации. Чего-то я не понимаю.

Тут надо понять, что было до "внедрения" процессов, что стало после "внедрения" процессов, какие произошли изменения во взаимоотношениях персонала между собой, что явилось причиной изменений этих взаимоотношений. Пока я не понимаю логики изменений этих взаимоотношений. У меня есть в отделе начальник отдела, он мой командир, я выполняю его команды . Ничьи команды больше меня не волнуют, всех посылаю к начальнику отдела . Внутренний потребитель для меня тоже он. Он должен быть удовлетворен моей работой, если он не будет ей удовлетворен, то горе мне . Удовлетворены ли моей работой кто либо еще в организации - меня не волнует, потому что от них ничего не зависит, а вот от начальника отдела моя судьбы зависит на 100% . Наличие или отсутствие ДИ в организации, это частности. ДИ могут быть или не быть, главное - не ДИ, а то что мы находимся в командно-административной системе и у этой системы есть свои правила взаимоотношений. Эти правила понятны как божий день - это взаимоотношения "начальник - подчиненный". Никаких взаимоотношений "внутренний поставщик - внутренний потребитель" тут нет и в помине . Так что же должно измениться в этих взаимоотношениях между мной и моим начальником отдела после "внедрения" процессов?

[Андрей Козин]

Уважаемые форумчане. Хотелось бы почитать ваши непридуманные истории о взаимодействии сотрудников структурных процессов в границах процессов, а не фантазии Озеранского. Как сами реализовывали, что предлагали в качестве консалтинга и проч.
Можно высказываться по поводу информации по предложенным ссылкам.
У нас взаимодействие организовано программным способом в форме электронного документооборота.
Хотя этим не ограничивается. Иные средства связи только приветствуются. Но вот объем и форма передаваемой от действия к действию информации строго регламентированы определением процесса.

Каждый толкует процесс взаимодействия по-своему. На вопрос «Как у вас построен такой-то процесс?» могут ответить: «У нас по-разному бывает» или «Вам какую версию дать, официальную или реальную?

Такое утверждение из уст нашего сотрудника в принципе невозможно. Есть утвержденное определение процесса. Хочешь изучить "построение" процесса? Открой определение, там все описано. Последовательность действий контролируется программным способом. Посему официальное и реальное определение процесса идентичны.
С нами все понятно. Однако изучив статьи по ссылкам я понял, что применение программного продукта для организации процессов не является широко используемой практикой. А если не ПО, то как? Как в прежние времена создавать папку Дело за номером, первым листом вкладывать определение процесса, вторым листом маршрут (журнал, чек-лист ...) с отметками о завершении каждого действия процесса, последующими листами созданные в процессе документы и записи? Ладно, например фото можно еще распечатать, но что делать с видео и звуком, и прочими ништяками, которые можно воспроизвести только с помощью программного обеспечения? Флешку маркировать и прикладывать к папке Дело за номером? А как потом обрабатывать массив бумажных данных для измерения, мониторинга и проч? В нашей организации уже и производственные процессы оцифрованы, а заполненные бумажные записи сканируются и прикрепляются к информации о партии продукции.

[Роман Озеранский]

Уважаемые форумчане. Хотелось бы почитать ваши непридуманные истории о взаимодействии сотрудников структурных процессов в границах процессов, а не фантазии Озеранского.

Андрей, в чем мои фантазии заключаются, в том что в командно-административной системе, начальник командует подчиненным ? Так это не фантазии, а реальность. Тут ведь самый главный вопрос - а как изменятся взаимоотношения начальника и подчиненного, внутреннего поставщика и внутреннего потребителя, ВП и руководителей функциональных ниш после того, как будут "выстроены" процессы? У Вас есть ответ, или Вы все эти вопросы собираетесь закрывать BPM ?

Такое утверждение из уст нашего сотрудника в принципе невозможно. Есть утвержденное определение процесса. Хочешь изучить "построение" процесса? Открой определение, там все описано. Последовательность действий контролируется программным способом. Посему официальное и реальное определение процесса идентичны.

Хм, автоматизация рулит, это good . А в этой автоматизации, в чем заключаются роли ВП и административного начальника? И кто внутренний потребитель у внутреннего поставщика? Вот пока процессы не были "выстроены", внутренним потребителем был непосредственный административный начальник, он потреблял работу своего подчиненного, и по результатам выполненной работы отчитывался уже перед своим административным начальником. Так работает командно-административная система . Что изменилось, после того, как выстроили" процессы? Меня в этой автоматизации смущает один конкретный момент - все опять сводится к BPM - последовательности действий, с регламентацией их, нотацией того или иного программного продукта, а это не управление процессами. Не решив организационных вопросов, стали играть в компьютеры и программы . А вопросы все те же, и это вопросы не к структурным подразделениям и не к командно-административной системе, это вопросы уже к процессам, мы ведь выстроили процессы, не так ли ?
- кто тут главный?
- кто кому подчиняется?
- кто какие права имеет?
- кто чьи команды выполняет?
- кто за что отвечает?

Есть утвержденное определение процесса. Хочешь изучить "построение" процесса? Открой определение, там все описано.

Ответа на эти вопросы там точно нет, а если их там нет, какой смысл в таком "построении процесса"?

[Андрей Козин]

Жаль.
Был со мной примерно такой случай.
Работал я начальником учебного бюро в Учебном центре ОАО АВТОВАЗ.
Не помню да и незачем помнить, но в учебном началось поветрие. Необходимо было внедрить модульное обучение. Создаются учебные модули. Из них формируются учебный план повышения квалификации по специальности. Специалист разных специальностей формируются в учебные группы для обучения на конкретном учебном модуле. После завершения всех учебных модулей по своей специальности специалист получает удостоверение о повышении квалификации.
Все красиво на бумаге. Но как всегда было несколько но ...
Суть не в проблеме модульного обучения как такового, а как руководители трех учебных отделов подошли к внедрению новой методики. А очень просто. Они собирались на совещания, обсуждали проблемы, утверждали план по переходу на модульное обучение, бодренько отчитывались об успешном исполнении. Вот только медальки себе не вешали. И только я был белой вороной. Я знал и доносил до коллег информацию о нескольких "но" и не участвовал в их шабоше. На общих совещаниях учебных отделов это выглядело забавно.
Через много месяцев настал час "Ч". Подвернулся и мне случай, в котором можно было разработать модульную программу повышения квалификации. Поскольку модульное обучение требует иной организации и учета учебного процесса, постольку я обратился за соответствующим опытом к своим "маститым" коллегам по учебному цеху. Вот тут все и раскрылось. Оказалось никто от слова совсем за все время и не смотря на бравые отчеты о достижениях модульного обучения-то и не внедрил. Просто поменяли обложки учебных программ, добавили слово "модульное".

И сейчас у меня дежавю. Только объект теперь не модуль, а процесс.

Коллеги, разубедите меня. Напишите, как вы организовываете взаимодействие работников структурных подразделений в процессах. Ведь если вы либо сделали как тут нам льет в уши Роман либо делаете как предлагают делать авторы интернет статей, то получается, что вы как и тогда сотрудники учебного центра в далеком уже 2000 году: обозвали структурные подразделения процессами, возможно поменяли административные границы, начальников отделов назвали владельцами процессов и, вуаля, вот вам управление процессами. А может просто исписали тонны бумаги о процессах, положили их в архивы и продолжаете работать как и прежде, а бумагу достаете только для демонстрации и аудитов!

[Роман Озеранский]

И сейчас у меня дежавю. Только объект теперь не модуль, а процесс.

Что-то мне подсказывает, что Вы вот это модульное обучение приравняли (хотя и не сказали об этом в явном виде) с межфункциональным процессом . Если это так, то я не знаю с чего сделан такой вывод. В межфункциональном процессе в отличии от "традиционных" командно-административных систем, принципы взаимоотношений отличаются кардинально.
Основа взаимоотношений в командно-административной системе - "начальник - подчиненный"
Основа взаимоотношений в межфункциональном процессе - "внутренний поставщик - внутренний потребитель"
У Вас этот вопрос не решен, Вы во главу угла поставили программный продукт с листингом программы, и пытаетесь это выдать за управление процессом .

обозвали структурные подразделения процессами, возможно поменяли административные границы, начальников отделов назвали владельцами процессов и, вуаля, вот вам управление процессами.

Вы как Антон Кобельков, обвиняете меня в том, чего я не совершал . Я категорически против уравнивать "процесс" и "структурное подразделение". Сами структурные подразделения, вместе с их начальниками, для процесса не играют вообще никакой роли, в процессе другие взаимоотношения и основой этих взаимоотношений, где внутренний поставщик удовлетворяет внутреннего потребителя, является межфункциональная процессная команда. А все начальники, если они и попали в эту команду, становятся обыкновенными участниками процессной команды, обязанными выполнять требования своего внутреннего потребителя. Никого в процессе не волнует, начальник ты или НЕ начальник. И если ты в отделе был начальником, то в процессе ты будешь выполнять требования своего внутреннего потребителя, даже если он ниже тебя по должности .
В конструкции Вашего процесса не решен вопрос - кто тут главный. Главный в отделе - начальник отдела, главный в процессе - внутренний потребитель. Право быть главным, этому внутреннему потребителю, делегировал ВП. Сам тест на понимание, произошел ли переход от командно-административной системы к процессной системе, прост как 3 копейки, надо ответить все на тот же простой вопрос, какой вы - практики, давно знаете - "Чьи указания административного характера должен выполнять участник команды процесса, если эти указания противоречат друг другу - своего непосредственного административного начальника или внутреннего потребителя" ? Этот вопрос сразу ставит все на свои места и показывает кто есть кто в системе управления процессом. ?

[Антoн Koбелькoв]

обозвали структурные подразделения процессами, возможно поменяли административные границы, начальников отделов назвали владельцами процессов и, вуаля, вот вам управление процессами.

Процессы, как объекты управления, ничем не отличаются от подразделений. Я вот не вижу специфики процессов. Роман тоже не нашел, хотя до сих пор подозревает, что какая-то специфика есть.

[Роман Озеранский]

Коллеги практики, хотите организовать у себя в компаниях управление процессами - меняйте взаимоотношения с "начальник-подчиненный" на "внутренний поставщик-внутренний потребитель". При этом нужно понимание, что роль административного начальника кардинально меняется, он перестает быть начальником для своего подчиненного [внутреннего поставщика]. Перестает быть начальником, потому что не он начальник для своего подчиненного в процессе. Он был начальником в отделе, а в процессе начальник не он, а внутренний потребитель . И пока его человек является членом команды процесса, у этого начальника нет на него никаких прав, чтобы давать ему указания административного характера .
Тут ведь сложного ничего нет, почему все это вызывает такие проблемы?

[Антoн Koбелькoв]

Роман, представьте, что сотрудник прогулял работу. Кто принимает дисциплинарные меры, чтобы такого больше не происходило? Внутренний заказчик?

[Роман Озеранский]

Роман, представьте, что сотрудник прогулял работу. Кто принимает дисциплинарные меры, чтобы такого больше не происходило? Внутренний заказчик?

Для этого Вам надо ответить на вопрос - кто является в данный, конкретный момент момент, для этого человека начальником, имеющим право давать ему указания административного характера? А в данный момент, человек работает в процессе, это для напоминания . Вам надо выбрать между ВП (как делегирующим права внутреннему потребителю) и непосредственным административным начальником. Каков Ваш ответ?
От себя еще раз скажу, а последний раз я об этом говорил здесь - "у работника в конкретный момент времени есть только один начальник, имеющий право давать работнику указание административного характера".
Все это говорит об одной простой вещи, что и при управлении процессами, как и при командно-административном управлении, основы менеджмента не нарушаются .

[Роман Озеранский]

Дисциплинарные меры в процессе - прошлый век. Процессу эти меры ничего не дают. Есть намного более действенные меры, человек перестает быть участником команды процесса, и ни один ВП, его к себе в команду больше не возьмет . И перед этим человеком [и его административным начальником, как не обеспечившим для процесса соответствующее качество ресурса] встает уже другой вопрос - а из бюджета какого процесса, этот человек будет харчеваться заработной платой ? А ВП будут говорить - нам этот человек на хрен не нужен, будем брать человека на стороне, на рынке труда. Вот это уже совершенно иной подход к делу. И этот подход говорит о том, что не профессионален не только этот рядовой работник, но и его административный начальник, как не обеспечивший процесс ресурсом соответствующего качества .

[Антoн Koбелькoв]

Вы считаете, что и начальник и подчиненный страдают процессной амнезией? Т.е. как только они начинают выполнять свои процессные роли, начальник напрочь забывает о своих административных возможностях, а подчиненный забывает о своих административных обязанностях?

[Роман Озеранский]

Вы считаете, что и начальник и подчиненный страдают процессной амнезией?

Чем они страдают - их проблема. И их проблема не должна стать проблемой процесса.

Т.е. как только они начинают выполнять свои процессные роли, начальник напрочь забывает о своих административных возможностях, а подчиненный забывает о своих административных обязанностях?

Антон, Вам надо определиться, Вам какое управление нужно - процессное или командно-административное. А Вы хотите и рыбку съесть и кости сдать , так не бывает.
В конечном итоге, коллеги-практики, я ведь никому ничего не навязываю, предложите иную модель, мы ее сравним, с тем что предлагаю я. Я пока не видел на форуме более лучших предложений реализации управления процессами, чем мои . Кто не согласен, пусть даст гиперссылки на эти свои предложения .

[Антoн Koбелькoв]

Дисциплинарные меры в процессе - прошлый век.

Ничего не прошлый век, просто взгляните на дисциплину по-другому. Есть люди, которым по жизни сложно самоорганизоваться, таких большинство. Если они будут самоорганизовываться, как умеют, результативность их труда будет гораздо ниже, чем их максимальные возможности. И зарплата будет пропорционально меньше.

Есть способ получать гораздо более высокую зарплату, нужно только приобрести у организации доп. услугу под названием "дисциплина". Работник покупает эту услугу у начальника так, что результативность его труда резко повышается, а начальник получает возможность платить ему зарплату, которая оказывается высокой даже с учетом оплаты за услугу "дисциплина".

Если свобода работнику важнее зарплаты - он всегда имеет возможность пойти работать ночным сторожем в будке. Вот где настоящая свобода то! Но ведь большинство не хочет идти сторожами!

[Антoн Koбелькoв]

В конечном итоге, коллеги-практики, я ведь никому ничего не навязываю

Роман, я даю вам возможность понавязывать свою модель, задаю вопросы. Пользуйтесь возможностью, пока мне интересно. Дублирую:

Вы считаете, что и начальник и подчиненный страдают процессной амнезией? Т.е. как только они начинают выполнять свои процессные роли, начальник напрочь забывает о своих административных возможностях, а подчиненный забывает о своих административных обязанностях?

[Роман Озеранский]

Роман, я даю вам возможность понавязывать свою модель, задаю вопросы. Пользуйтесь возможностью, пока мне интересно.

Антон, так и мне интересно. Помните наш диалог в этой теме. Я всего лишь задал Вам вопрос - как Вы реализовали управление процессами в командно административной системе, после чего Вы пропали на месяц . Я всегда готов к диалогу, готовы ли Вы к нему? Вам не нравится предлагаемая модель, предложите свою, сравним .

Т.е. как только они начинают выполнять свои процессные роли, начальник напрочь забывает о своих административных возможностях, а подчиненный забывает о своих административных обязанностях?

А кого вот это волнует в процессе? Что они там делали в отделе, это их проблема, сейчас они не в отделе, а в процессе . Если этот начальник со своим подчиненным, не хотят работать в процессе, кочевряжатся, что-то там несут про свои административные возможности, да и хрен с ними . Владельцы процессов возьмут людей на рынке труда, а кто этим выпендривающимся и из какого бюджета будет платить зарплату, я не знаю .

[Андрей Козин]

Процессы, как объекты управления, ничем не отличаются от подразделений. Я вот не вижу специфики процессов. Роман тоже не нашел, хотя до сих пор подозревает, что какая-то специфика есть.

Отлично. Наверно в вашей практике встречались процессы, с помощью которых конечный результат получается последовательными действиями сотрудников различных подразделений.
Объясните какими средствами информация передавалась между сотрудниками в момент, когда предыдущий сотрудник завершил свои действия, а последующий сотрудник должен начать выполнить свои действия.
У нас это делается программным способом. Выполненная задача удаляется из журнала задач предыдущего исполнителя, запланированная задача появляется в журнале задач следующего исполнителя.
ПО контролирует своевременность выполнения задач в запланированные сроки. У каждого руководителя структурного подразделения на рабочем столе его ПЭВМ имеется актуальная информация по его подчиненным, перечню их задач, запланированным сроках их исполнения, перечень просроченных задач если таковые имеются. Своевременность выполнения задач сотрудниками структурного подразделения включены в показатели деятельности руководителей и подчиненных.

[Антoн Koбелькoв]

Антон, так и мне интересно. Помните наш диалог в этой теме. Я всего лишь задал Вам вопрос - как Вы реализовали управление процессами в командно административной системе, после чего Вы пропали на месяц

Так мне неинтересно было продолжать диалог. Такое бывает.

Я всегда готов к диалогу, готовы ли Вы к нему?

Иногда, когда вы меня заинтересуете. У меня есть жизнь вне форума, она в приоритете.

А кого вот это волнует в процессе? Что они там делали в отделе, это их проблема, сейчас они не в отделе, а в процессе

Если начальник не страдает раздвоением личности, то он будет естественно использовать административные возможности для управления процессом тоже с целью получения преимуществ в результативности своего отдела. Вы никак не можете одной рукой давать ему административные права, другой отнимать.

Если этот начальник со своим подчиненным, не хотят работать в процессе

А если начальник и есть ВП?

Владельцы процессов возьмут людей на рынке труда

И превратятся в начальников, потому что им придется самим следить за дисциплиной этих людей

[Антoн Koбелькoв]

Объясните какими средствами информация передавалась между сотрудниками в момент, когда предыдущий сотрудник завершил свои действия, а последующий сотрудник должен начать выполнить свои действия.

Разными средствами. Бумажным или электронным документом, служебной запиской, email, сообщением по WhatsApp, громким криком из одного конца в офиса в другой "Готово!"