Критерии достаточности назначения К вместо КД

[Екатерина Маева]

Здравствуйте!
У меня такой вопрос: как прописать критерии достаточности назначения коррекций вместо КД
Когда дело касается стандартных бланков отчётов и др.документов и при аудите выявляется несоответствие, что эти бланки не соответствуют порядку, установленному в организации - назначаются коррекции "откорректировать такой-то документ и внести в него то-то и то-то". Система избыточно задокументирована, около 2 тысяч документов, которые взаимосвязаны и невсегда у работников есть время на их самостоятельную и добровольную актуализацию, обычно это происходит после аудита и назначения К. Такой процесс является для организации нормальным и другого в данном вопросе не предвидется и с течением времени какие-то документы устаревают и необходима их актуализация. На сам процесс эти несоответствия не влияют.
Или другая ситуация :администратор базы данных не предоставил доступ к информации другим работникам, хотя в его документах написано, что он должен это делать и его не раз обучали им, но не берёт его. Выявлять какие-либо причины не имеет смысла, всё итак ясно...
По мнению аудиторской группы в данных ситуациях достаточно К. Внешние аудиторы на очередной ресертификации написали замечания, что критерии достаточности назначения К вместо КД не определены.
Как их определить и описать во внутренних документах?
Жду помощи, ибо как собака, всё понимаю, а написать и определить не могу

[Александр Воробьёв]

Здравствуйте!
У меня такой вопрос: как прописать критерии достаточности назначения коррекций вместо КД
Когда дело касается стандартных бланков отчётов и др.документов и при аудите выявляется несоответствие, что эти бланки не соответствуют порядку, установленному в организации - назначаются коррекции "откорректировать такой-то документ и внести в него то-то и то-то". ....
Выявлять какие-либо причины не имеет смысла, всё итак ясно...
По мнению аудиторской группы в данных ситуациях достаточно К.

Встречный вопрос
Система по ИСО 9001 или другие страндарты, т.к. ответы будут разные, если не противоположно направленные...

Внешние аудиторы на очередной ресертификации написали замечания, что критерии достаточности назначения К вместо КД не определены.
Как их определить и описать во внутренних документах?

У Вас есть документированные процедуры внутрененго аудита и КД...
Но информации для ответа недостаточно

[Екатерина Маева]

Ой, и действительно не написала.
СМК сертифицирована по ИСО 9001 и ИСО 14001
Документированная процедура по внутренним аудитам есть, и к ней имеется руководство по проведению внутренних аудитов.
В руководстве написано следующее (выкопировка из него):
"К/КД/ПД
В заключительной части отчёта перечисляются действия(К/КД и /или ПД) в результате выполнения которых должны быть устранены несоответствия, выявленные аудитом и причины их возникновения.
При назначении К, КД, ПД применяется анализ применяемых документов и практически выполняемых действий и метод экспертных оценок.
- Коррекция
Дается описание действия, которое необходимо выполнить для устранения несоответст-вия, связанного с невыполнением установленного требования.
- Корректирующее действие:
Дается описание действия, которое необходимо выполнить для устранения причины не-соответствия."
и т.д

[Екатерина Маева]

И ещё, планы мероприятий, назначение К/КД/ПД осуществляется аудиторской группой при согласовании с исполнителями из отделов

[Роман Озеранский]

Внешние аудиторы на очередной ресертификации написали замечания, что критерии достаточности назначения К вместо КД не определены.

А почему Вы согласились с этими замечаниями?

[Александр Воробьёв]

Внешние аудиторы на очередной ресертификации написали замечания, что критерии достаточности назначения К вместо КД не определены.

А почему Вы согласились с этими замечаниями?

Я не вижу оснований для того чтобы его отбить...
И почему в данном посте ниже (назначения коррекций вместо КД возможно только по ИСО 14001, OHSAS 18001)...

СМК сертифицирована по ИСО 9001 и ИСО 14001

Здесь есть очень важный аспект...
Если на ВА несоответствие:
- по ИСО 9001, то на него должны быть КД, точнее К и КД (п.8.2.2)
- по ИСО 14001, то на него должны быть К или КД (или К и КД) причем выбор действий определяется соразмерно масштабу проблемы и выявленному воздействию.

В принципе это может быть основой для критерия достаточности назначения коррекций вместо КД

[Екатерина Маева]

Согласилось руководство...
А мы пытаемся это каким-нибудь образом реализовать, чтобы к нам не было по этому замечанию вопросов

[Екатерина Маева]

Система интегрированная, и такой критерий будет неуместен

[Александр Воробьёв]

Система интегрированная, и такой критерий будет неуместен

назначения коррекций вместо КД возможно только по ИСО 14001, OHSAS 18001
назначения коррекций вместо КД по ИСО 9001 недопустимо
и как Вы эту альтернативу будете разруливать при ВА?

[Роман Озеранский]

Я не вижу оснований для того чтобы его отбить...

Основание: отсутствие требования в 9001.

[Екатерина Маева]

И почему в данном посте ниже (назначения коррекций вместо КД возможно только по ИСО 14001, OHSAS 18001)...

СМК сертифицирована по ИСО 9001 и ИСО 14001

Здесь есть очень важный аспект...
Если на ВА несоответствие:
- по ИСО 9001, то на него должны быть КД, точнее К и КД (п.8.2.2)

В п. 8.2.2 чётко не написано о том, что должно быть назначено
В наших внутренних документах написано о том, что по результатам аудитов могут быть назначены как КД, так и К и ПД

[Александр Воробьёв]

В п. 8.2.2 чётко не написано о том, что должно быть назначено

Очень четко написано что должно быть назначено

Руководство, ответственное за проверяемые области деятельности, должно обеспечить, чтобы все необходимые коррекции и корректирующие действия предпринимались без излишней отсрочки для устранения обнаруженных несоответствий и вызвавших их причин

все необходимые коррекции и корректирующие действия -- и К и КД...
+ обязательность их выполнения...
вариант или 9001 не предусматривает...
требования 9001 к внутренним аудитам более жетские чем к 14001 и 18001
Этим нюансом вы могли отбить несоответствие, + соответствующим знанием ваших внутренних аудиторов

[Роман Озеранский]

А можно точную формулировку несоответствия, в студию, чтобы понять кто тут прав.

[Екатерина Маева]

Я в свём сообщении написала о том, что это было Замечание
Точная формулировка из отчёта внешнего аудитора:
"По результатам несоответствия, выявленного в ходе внутреннего аудита в отделе ... (заключительный отчет № 2010-05) «В отчете о закрытии проекта (стандартный бланк) коды внесения изменения отличаются от кодов внесения изменений в Разрешение на внесение изменений " Предпринята коррекция – откорректировать документ в соответствии с установленными кодами внесения изменений. Корректирующее действие не определено.\ISO 9001:2008 пункт 8.2.2, ISO 14001:2004 пункт 4.5.3"

[Александр Воробьёв]

Я в свём сообщении написала о том, что это было Замечание
Точная формулировка из отчёта внешнего аудитора:
"По результатам несоответствия, выявленного в ходе внутреннего аудита в отделе ... (заключительный отчет № 2010-05) «В отчете о закрытии проекта (стандартный бланк) коды внесения изменения отличаются от кодов внесения изменений в Разрешение на внесение изменений " Предпринята коррекция – откорректировать документ в соответствии с установленными кодами внесения изменений. Корректирующее действие не определено.\ISO 9001:2008 пункт 8.2.2, ISO 14001:2004 пункт 4.5.3"

Вам повезло...
По факту у Вас неотбиваемое несоотвествие ISO 9001:2008 пункт 8.2.2 -- несоотвествие по ВА есть, а КД на него не определено
ISO 14001:2004 пункт 4.5.3 это про процедуру КД

[Роман Озеранский]

Согласилось руководство...

А перед тем как соглашаться, оно (руководство) с Вами проконсультировалось? Какова Ваша позиция к этому замечанию?
У меня есть сомнения, что аудиторы вписали это замечание в отчет, без Вашего (возможно молчаливого) согласия.

[Екатерина Маева]

Внешние аудиторы пишут свои замечания в отчёте по итогам аудита и направляют на согласование ПРК. После согласования и получения окончательного варианта отчёта от внешних аудиторов, ПРК и начальник отдела качества готовят план мероприятий по улучшению СМК и СЭМ по замечаниям и рекомендациям внешних аудиторов, который утверждает генеральный директор. Утверждённый план мероприятий приходит в отдел качества и другие отделы для исполнения

[Роман Озеранский]

Так кто согласился с замечанием? Начальник отдела, ПРК, директор? Просто тот кто согласился, должен понимать, как разруливать ситуацию, а как я понял, все свалили на Вас, как на нижнее звено.

[Екатерина Маева]

Пишу полную информацию из отчёта
Замечание
Точная формулировка из отчёта внешнего аудитора:
"По результатам несоответствия, выявленного в ходе внутреннего аудита в отделе ... (заключительный отчет № 2010-05) «В отчете о закрытии проекта (стандартный бланк) коды внесения изменения отличаются от кодов внесения изменений в Разрешение на внесение изменений " Предпринята коррекция – откорректировать документ в соответствии с установленными кодами внесения изменений. Корректирующее действие не определено.\ISO 9001:2008 пункт 8.2.2, ISO 14001:2004 пункт 4.5.3
Рекомендация
Определить критерии достаточности проведения коррекций при выявленных несоответствиях в ходе внутреннего аудита исходя из анализа причины несоответствия."
Жду конструктивных предложений

[Екатерина Маева]

Так кто согласился с замечанием? Начальник отдела, ПРК, директор? Просто тот кто согласился, должен понимать, как разруливать ситуацию, а как я понял, все свалили на Вас, как на нижнее звено.

Роман, извините, ну какое сейчас имеет значение, кто с чем согласился. Ответственный отдел - отдел качества вместе с начальником. Мы совместно пытаемся решить этот вопрос.