ВА процесса "Управлять документацией и записями"

[Михаил Шустер]

опустим вопрос зачем ты определил эту деятельность именно как процесс, а рассмотрим методологию проведения аудита этой деятельности, определенной именно как процесс

Роман, что первично? Точно не аудит

Только без обстракцый, см файл

[Кишкилев Егор]

Понятно, что анализ рисков и аудит, как говорят ваши соседи одесситы, две большие разницы. Но здесь многое взаимосвязано. Так, например, при проведении аудита, мы можем получить информацию для переоценки рисков.

Если говорить в рамках терминологии ИСО, то при первичной оценке рисков проводится сбор данных, а не аудит. Уже потом данные полученные при официальном внутреннем аудите могут быть основанием для пересмотра рисков, и то это не основной источник данных по мониторингу рисков.

И при аудите выявляются не только существующие, но и потенциальные несоответствия.

Я обратного и не утверждал.

ИМХО при аудите в основном обнаруживаются уже существующие несоответствия

ИМХО внутренний аудит не подходит для поиска именно потенциальных несоответствий.

[Александр Воробьёв]

как вариант разработка проектно-сметной докуменации для строительства -- "Управлять документауцией и записями" можно сказать основной процесс...

Ты забыл сказать маленькую вещь, что документация для строительства делается не сама по себе, а в рамках конкретных проектов.

Это для инвестора, а для проектной оргнаизации, продукция которой проектно-сметная документация?

[Александр Воробьёв]

ИМХО при аудите в основном обнаруживаются уже существующие несоответствия

ИМХО внутренний аудит не подходит для поиска именно потенциальных несоответствий.

Еще как подходит...
Именно потенциальные несоотвествия и есть основа для области улучшений

[Михаил Шустер]

Это процесс "Обращение с документами и записями"
Живая работа, хотя более чем 4-х летней давности
Можно прямо использовать как пособие по ловле блох
Настроена, понятно, на большое предприятие с соответствующим документооборотом

[Михаил Шустер]

Предыдущий прикрепленный файл - такой же, но по процессу "РПВ"

[Роман Озеранский]

Михаил, спасибо за схемы. Я с твоего позволения вернусь к больному, как проводить аудит процесса. У аудитора есть на руках данная схема, его действия каковы, что делать, куда идти, с кем говорить? У этих процессов наверно есть некие целевые показатели, за них наверно кто-то отвечает, кто это? Участвует ли он в аудите. Не знаю, есть ли у тебя в процессах термин "команда процесса", если есть, то кто это, как они участвуют в аудите?

[Михаил Шустер]

Доброта моя безмерна - черновик документа 2005 года, думаю, имею право
Записи. Без дураков.

[Михаил Шустер]

У аудитора есть на руках данная схема, его действия каковы, что делать, куда идти, с кем говорить?

Я исхожу из того, что аудитор должен разбираться в предметной области. В принципе, почти все изложенное в схеме (кроме рисков) известно девочкам с квалификацией "Техник по документации", что ниже "Инженер без категории". Если брать АП3 - то идти надо к этим самым девочкам, которые ведут архивы своих подразделений.
Система строилась так, что именно ВП должен по графику отряжать своего аудитора по всем этим девочкам, а этого аудитора учил я.
Схему и опросник девочки и аудитор используют при самоподготовке, чтобы выбрать, что именно будет проверено
К процессу были разовые мероприятия и имеются регулирующие документы, типа "Как должен быть организован архив подразделения", "Типовая номенклатура дел", "Правила оформления папок", "Требования к журналу учета" и т.п.

Самое сложное - это существенная часть. А формальные процедурные навороты, как писать приказ, да как утверждать график, да кого обозвать командой или экспертом - это совершенно неинтересно, качество - не в них.

[Аркадий Пак]

Мне кажется многие риски надуманные, у нас документоведы подобных ошибок не совершают, соответственно не требуется такой расширенной системы контроля. Основные риски - не довели, не актуализировали, не ознакомили. Первая, вторая проблема - разработчиков, третья - исполнителей. Но за три года нет ни одного случая нарушения требований производственного процесса, из-за проблем в выполнении процедур документооборота. К чему тогда вести сыр-бор и определять дополнительный процесс "управление документацией и записями". ИМХО достаточно иметь процедуру.

[Александр Воробьёв]

Но за три года нет ни одного случая нарушения требований производственного процесса, из-за проблем в выполнении процедур документооборота. К чему тогда вести сыр-бор и определять дополнительный процесс "управление документацией и записями". ИМХО достаточно иметь процедуру.

Действительно зачем управлять документами, достаточно иметь процедуру (инструкцию, которая сама себя исполнит)

[Михаил Шустер]

Мне кажется многие риски надуманные

Не забывайте, что АЭС - довольно сложный объект и там 7500 человек
Документ делался "для себя". Давайте конкретно-разберем

ИМХО достаточно иметь процедуру

В АП2 перечень процедур занимает целый лист

[Роман Озеранский]

Самое сложное - это существенная часть. А формальные процедурные навороты, как писать приказ, да как утверждать график, да кого обозвать командой или экспертом - это совершенно неинтересно, качество - не в них.

Я ведь почему ранее справшивал, кому посылать предписание, куда идти, кого спрашивать, что спрашивать… понятно что ВА должны проводить компетентные люди, впрочем, как и заниматься любой деятельностью, должны они же. Мои вопросы задавались с другой целью, понять, чем аудит процесса отличается от аудита той же функциональной ниши или проекта, в принципе. Ты ведь не от нечего делать определил эту деятельность, именно как процесс.

Действительно зачем управлять документами, достаточно иметь процедуру (интрукцию, которая сама себя исполнит)

Спасибо САШ, ты близко подобрался к сути вопроса, вопрос все тот же, почему не достаточно было определить ту же процедуру/инструкцию? Она конечно же сама себя бы не исполняла (впрочем как и процесс сам бы не исполнялся). Принципиальный вопрос понятен, почему деятельность по документообороту надо представлять именно как процесс, а не удовлетвориться инструкцией или процедурой. Или это все, игра слов такая, назвали процессом, а по сути, кроме описания последовательности действий, изложенных в виде той же инструкции/процедуры (которые например, выкладывал Михаил), там ничего нет.

[Александр Воробьёв]

чем аудит процесса отличается от аудита той же функциональной ниши или проекта, в принципе

ИМХО Аудит процесса принципиально не отличается от аудита подразделения или тем более проекта...
По любому это
аудит адекватности требований к объекту аудита по критерию аудита
аудит соответствия объекта аудита требований к нему по критерию аудита
Принципиально одно и тоже
Непринципиальные отличия только в плане аудита (карте объекта аудита)

Действительно зачем управлять документами, достаточно иметь процедуру (инструкцию, которая сама себя исполнит)

Спасибо САШ, ты близко подобрался к сути вопроса, вопрос все тот же, почему не достаточно было определить ту же процедуру/инструкцию? Она конечно же сама себя бы не исполняла (впрочем как и процесс сам бы не исполнялся). Принципиальный вопрос понятен, почему деятельность по документообороту надо представлять именно как процесс, а не удовлетвориться инструкцией или процедурой. Или это все, игра слов такая, назвали процессом, а по сути, кроме описания последовательности действий, изложенных в виде той же инструкции/процедуры (которые например, выкладывал Михаил), там ничего нет.

Это не я подобрался...
Это Аркадий предложил процесс документооборот заменить документированной процедурой (собственно оборот документов заменить инструкцией)...
Относительно процесса документооборота все сказано по ссылке приведенной мной выше...

Мне абсолютно фиолетово каким документом регламентируется деятельность по управлению документооборотом и как она рассматривается в организации... Оборот документов должен находится в управляемых условиях

Но за три года нет ни одного случая нарушения требований производственного процесса, из-за проблем в выполнении процедур документооборота. К чему тогда вести сыр-бор и определять дополнительный процесс "управление документацией и записями". ИМХО достаточно иметь процедуру.

Имение процедуры как раз не является управляемыми условиями... Процедура, какая бы совершенная не была на помоент составления, нуждается в ее выполнении, котроле за выполнением, актуализацией и т.д... т.е. не только P, но и DCA... а имение процедуры как таковое их полностью исключает...
А то что у Аркадия за три года нет ни одного случая нарушения требований производственного процесса, из-за проблем в выполнении процедур документооборота при только имении процедуры существенно (если даже не в геометрической прогресии) усиливает риски последствий потенциальных проблем...

[Роман Озеранский]

Мне абсолютно фиолетово каким документом регламентируется деятельность по управлению документооборотом и как она рассматривается в организации... Оборот документов должен находится в управляемых условиях

Никто и не спорит, что деятельность должна находится в управляемом состоянии, просто мои наихудшие предположение сбылись. Все что называется громким словом процесс "управления документацией и записями" на поверку оказывается регламентирующим документом (не важно каким) с описанием деятельности. Так зачем тогда огород городить с этими процессами, достаточно наплодить кучу документов, с описанием различных деятельностей вплоть до движения мизинца токаря при изготовлении детали, и вопрос решен.
Но самое главное осталось за кадром, кому и зачем понадобилось представлять деятельность именно как процесс, а не удовлетвориться ее банальным описанием, в любом виде.

[Михаил Шустер]

чем аудит процесса отличается от аудита той же функциональной ниши или проекта, в принципе

Ничем. В первом случае проводишь аудит одновременно нескольких подразделений, во втором-одного.
В первом случае фокусируешься на чем-то одном (процессе, функции) и акцентируешь вопросы взаимодействия, во втором - гребешь широкой лопатой по всем функциям одного подразделения.
В первом случае понимаешь, как работает и чем болеет подсистема, во втором-элемент. Как, скажем "топливная система" vs "карбюратор"

назвали процессом, а по сути, кроме описания последовательности действий, изложенных в виде той же инструкции...там ничего нет.

А что там еще может быть?
Сколько можно повторять, процессный подход-это способ мыслить.
А выход мышления-застывшая мысль. То есть документ. Писаный или нет, автоматизированный или нет
Плохая мысль-негодный документ.

ЗЫ:
Документ: продукт мышления
Запись: событие, продукт действия

[Александр Воробьёв]

Мне абсолютно фиолетово каким документом регламентируется деятельность по управлению документооборотом и как она рассматривается в организации... Оборот документов должен находится в управляемых условиях

Никто и не спорит, что деятельность должна находится в управляемом состоянии, просто мои наихудшие предположение сбылись. Все что называется громким словом процесс "управления документацией и записями" на поверку оказывается регламентирующим документом (не важно каким) с описанием деятельности. Так зачем тогда огород городить с этими процессами, достаточно наплодить кучу документов, с описанием различных деятельностей вплоть до движения мизинца токаря при изготовлении детали, и вопрос решен.
Но самое главное осталось за кадром, кому и зачем понадобилось представлять деятельность именно как процесс, а не удовлетвориться ее банальным описанием, в любом виде.

Рома

Разница между банальным описанием и регламентом, между is as и to be...
Разница между процессом и процедурой, между is as и to be...
Разница между инь и янь в монаде...
Разница между ...
а суть то одна или или управляешь деятельностью или описываешь ее...
можешь делать как описано...
Но жизнь нестоит на месте, мир постоянно изменяется, что-то изменять придется, типа переходить с коньков на ролики летом иил с роликов на коньки зимой...

[Александр Воробьёв]

Документ: продукт мышления
Запись: событие, продукт действия

Михаил

все тот же маятник "to be" --"is as"

[Роман Озеранский]

А что там еще может быть?
Сколько можно повторять, процессный подход - это способ мыслить.
А выход мышления-застывшая мысль. То есть документ. Писаный или нет, автоматизированный или нет
Плохая мысль-негодный документ.

Что же у нас получается, получается что ставится знак равенства между термином "процесс" и термином "документ". Вот ты говоришь, процессный подход - это способ мыслить, но в такой же степени можно сказать, процессный подход – это наплодить кучу документов, ты ведь сам приравнял процесс к документу. Дальше можно обсуждать хороший документ или нет. Дальше еще хуже, аудит процесса, это даже не аудит функциональной ниши, это аудит документа.
На форуме постоянно задаются вопросы, зачем определять деятельность, как процесс, почему не достаточно просто ее описать в том или ином документе? Ты просто"прицепил" к деятельности слово "процесс", а другой не сделал бы этого, а просто нарисовал процедуру (документ), описывающую эту деятельность, и разницы никакой. Как итог, весь процессный подход, сводится к регламентации. Наплодить документов, вот и весь ПП.
Дальше рассуждения совсем плохие, ты говорил что не видишь принципиальной разницы между процессом и проектом (опять с тобой готов согласиться), готов ли ты между термином "проект" и термином "документ" поставить знак равенства. Ты ведь с процессом это проделал без труда, так почему бы и здесь не сделать тоже самое. Теперь я понимаю почему ты со мной не соглашался, что процесс это организационное образование, потому что в твоей логике это документ. Давай проделаем то же самое с проектом.

Разница между банальным описанием и регламентом, между is as и to be...

Не очень понял мысль, а что описание процесса разве не может быть частью регламента?

Разница между процессом и процедурой, между is as и to be...

Вот и давай разберемся что там у Михаила написано в регламенте, is as или to be, и когда он идет на аудит процесса (а не процедуры), он что подтверждает соответствие с чем, с is as или с to be

[Михаил Шустер]

получается что ставится знак равенства между термином "процесс" и термином "документ"

Это ты его туда поставил, как унитаз в чисто поле.
Процесс-это сущность, документ-описание какой-то ее стороны
Документы бывают разностилевые, для разных уровней, одним документом что-то стоящее описать невозможно
Есть пошаговые документы (процедуры), ими удобно описывать последовательность
Есть документы типа "требования", т.е. то, чему должен соответствовать результат шага или связки
Есть документы типа "инструкция"
Есть документы типа "справочник", коим является, к примеру, Руководство по качеству
Есть документы типа "классификатор", "учебник", "расчет"
А процесс - это вещь, которую мы пытаемся так зафиксировать в документах, чтобы эта вещь происходила так, как мы хотим. То есть, в управляемых условиях.

можно сказать, процессный подход – это наплодить кучу документов

Народная мудрость гласит: "Надолго ли дураку стеклянный хрен. И хрен разобъет, и руки порежет"
Кучу документов плодит не подход, а человек, который неподходяще подходит

аудит процесса, это даже не аудит функциональной ниши, это аудит документа

Ты вообще читаешь, что я пишу?
Ты возражаешь каким-то своим мыслям, которые сам на скорую руку придумываешь.
Аудит документа - дело тоже нужное, но его можно поручить простому исполнителю, когда описываемая им работа отлажена и нужна просто рука друга на плече, чтоб не борзели. Такой аудит я называю "инспекция". Но пишу-то я не об инспекциях, а совсем о другом!

На форуме постоянно задаются вопросы, зачем определять деятельность, как процесс, почему не достаточно просто ее описать в том или ином документе

Эти вопросы задаются единственным человеком - тобой. А ответы на свои вопросы этот человек не читает.

Как итог, весь процессный подход, сводится к регламентации. Наплодить документов, вот и весь ПП.

Как первое предложение связано со вторым?
В чем смысл первого предложения? Не нужна регламентация?

готов ли ты между термином "проект" и термином "документ" поставить знак равенства

О, Господи!
Проект - это сущность, название деятельности, включающей множество элементов, в т.ч. документов
Документ - это фрагмент описания чего-либо
Скажем, Любовь-сущность, Камасутра-документ. Будем приравнивать? глупо вроде