Самооценка место внутреннего аудита

[Радэ Бошкович]

Недавно читал курс по проведению ВА в маленьких организациях, завтра буду читать следующий. Для нас маленькие организации <50 сотрудников. Проблема с которой столкнулся это поступок проведения аудита который описан в ИСО 19011 и который должен быть изменен в корне чтобы соответствовал условиям в маленькой организации. Мне кажется что в таких условиях кода больше пользы можно извлечь применяя механизм самооценки, наподобие том, который описан в ИСО 9004:2001.

Вопрос 1: Как вы проводите ВА в очень малых организациях,
Вопрос 2: Применяете ли вы механизм самооценки для чего бы то ни было. Если да, то как? Если нет, то почему?

[Ян Азов]

Проблема с которой столкнулся это поступок проведения аудита который описан в ИСО 19011 и который должен быть изменен в корне

а в чем конкретно содержание проблемы?

Вопрос 1: Как вы проводите ВА в очень малых организациях,

аналогично как и не в очень

Вопрос 2: Применяете ли вы механизм самооценки для чего бы то ни было. Если да, то как?

например, механизм самооценки IRIS

[Радэ Бошкович]

Проблема в том, что метод проведения ВА в маленькой организации должен существенно отличаться от метода проведения внутреннего аудита в в большой организации. Неясно каким он должен быть.

[Екатерина Михалыч]

а в чем Вы видите принципиальные отличия?

*у меня есть опыт только в 100-300-человечных организациях

[Ян Азов]

Проблема в том, что метод проведения ВА в маленькой организации должен существенно отличаться от метода проведения внутреннего аудита в в большой организации. Неясно каким он должен быть.

все равно не понятно. Например, в организации 5 человек использовался внешний привлеченный аудитор (соблюдение принципа независимости). По факту аудиторами были директор и его зам. Но это практика конкретного предприятия.
Все остальное идентично. Процедура аудита, подготовка аудиторов, планирование аудитов, записи. Программа составлялась по процессам.

[Радэ Бошкович]

Недаром ИСО опубликовал руководство по применению ИСО 9001 в маленьких организациях, признавая, что принципы принципами, но конкретная реализация отличается если организация насчитывает меньше чем н-ое число сотрудников. К сожалению, руководства для применения ИСО 19011 в маленьких организациях нет и если подходит формально, то действительно нет никаких отличий. А если хотим получить пользу от аудита, тогда вырисовывается совсем другая картина. На первом месте, у маленькой организации нет никаких подразделений. Один человек - это и весь процесс и зачастую один сотрудник отвечает за ряд процессов. Все очень хорошо осведомлены о функционировании организации, т.е. ответы на вопросы аудитора заранее известны как самому аудитору, так и остальным участникам аудита, зачем тогда вообще спрашивать что-нибудь. Не надо ходить по помещениям, очень часто вся организация - пара комнат в чужой квартире. Ни о какой независимости аудитора не может быть речи, зачастую именно аудитор выполняет ряд функций которые должны быть проверены. И нет тут двух обученных аудиторов, есть только один и всегда он. Записи, которые нормально существуют в больших организациях, тут часто замены устной коммуникацией (они действительно ненужны), и так далее. Может быть, я не довольно ясно описываю проблему, но поскольку моя фирма - маленькая организация со сертификатом я очень хорошо знаю что проблема существует.

Конечно, эту проблему можно решить привлечением внешних аудиторов но я об этом и думать не хочу поскольку моей целю не является соблюдение стандарта (9001 или 19011, все равно) любой ценой, моя цель - аудит собственными руками, минимум затрат и максимум пользы для организации. Привлечение внешних аудиторов, это только одна из возможностей но меня она не устраивает. Поэтому и вопрос про замену стандартного аудита механизмом самооценки, мне это кажется более целесообразно.

[Ян Азов]

Все очень хорошо осведомлены о функционировании организации

я тоже когда-то так считал. но и сам работал в микроорганизациях и аудиты там проводил. Очень мягко скажу: скорее нет, чем да.

На первом месте, у маленькой организации нет никаких подразделений. Один человек - это и весь процесс и зачастую один сотрудник отвечает за ряд процессов

ОК. Отвечает - хорошо, но процесс может быть достаточно сложным, частично аутсорсинговым.

Записи, которые нормально существуют в больших организациях, тут часто замены устной коммуникацией (они действительно ненужны), и так далее

Есть записи, которые удобны и нужны именно этой миниорганизации.

но поскольку моя фирма - маленькая организация

Радэ, при всем уважении к Вам и Вашей фирме - у Вас не производственная организация.

Поэтому и вопрос про замену стандартного аудита механизмом самооценки

есть ли принципиальная разница между аудитом и самооценкой?

[Радэ Бошкович]

Радэ, при всем уважении к Вам и Вашей фирме - у Вас не производственная организация.

Какового значения это имеет? Ни 9001, ни 19011 не говорят о том, чем организация занимается.

есть ли принципиальная разница между аудитом и самооценкой?

Не знаю, я не теоретик, я за деньгами. Буду использовать более эффективный механизм. Но дело в том, что ИСО 9001 ссылается на ИСО 19011, а насколько я помню прочитанное, там самооценка не упоминается, она упоминается в ИСО 9004:2001. Вот вы, в роли аудитора ОС, вы бы мне поставили несоответствие если бы я сказал, что на место ВА я провожу самооценку?

[Михаил Шустер]

Неясно каким он должен быть

Мне кажется, нужно использовать преимущества малых форм
Директор может собраться с участниками процесса, творчески порисовать и поговорить. В таком разговоре все и повылезет, плюс полезные побочные эффекты
Собственно аудит... наверное, в малых формах немного и правил, которые имеет смысл проверять в порядке инспекций
А чтоб закрыть вопрос с аудитом, можно нанимать независимого аудитора на комплексное обследование раз в год, это дешевле, чем держать своего аудитора. И мороки несравненно меньше. А если аудитор правильный - еще и эффект свежего глаза

[Михаил Шустер]

на место ВА я провожу самооценку?

У МАГАТЭ два стандарта: "Независимая оценка" и "Самооценка руководства"
Конечно, это слишком круто, но издания МАГАТЭ содержат множество полезных мыслей и лежат в открытом доступе
Управление качеством - одно из направлений этих изданий. Рассматривается как часть системы глубоко эшелонированной защиты от аварий
Одно время ИСО и МАГАТЭ здорово конкрировали, теперь позиции все больше сближаются

[Екатерина Михалыч]

Недаром ИСО опубликовал руководство по применению ИСО 9001 в маленьких организациях, признавая, что принципы принципами, но конкретная реализация отличается если организация насчитывает меньше чем н-ое число сотрудников. К сожалению, руководства для применения ИСО 19011 в маленьких организациях нет и если подходит формально, то действительно нет никаких отличий. А если хотим получить пользу от аудита, тогда вырисовывается совсем другая картина.

мне кажется как раз наиборот - если к аудиту подходить не формально, а копать суть и логику - то как раз разницы никакой и нет.
задаешь открытый вопрос - как ты работаешь с клиентом/что ты знаешь/с кем и как взаимодействуешь/.../что делаешь... и по полученной информации уже логику раскидываешь по пунктам стандарта.

неписанные правила - тоже правила, подтверждение их действия - честные глаза каждого сотрудника, которые в один голос декларируют одно и тоже.

Хотя, с другой стороны - согласна, проблема есть про независимость аудитора - ибо а) он один и б) очень часто в маленьких организациях "все делают всё", в том числе сам аудитор много где свою руку прикладывает.

Насколько я помню, нас учили что аудиты можно проводить различными способами: наблюдением, "по следам", непосредственно общением с участниками. Почему бы не расширить список до самооценки)

[Ян Азов]

Какового значения это имеет? Ни 9001, ни 19011 не говорят о том, чем организация занимается.

одно дело - когда у вас 3 человека и все трое сидят в одном офисе. Другое дело - когда производство. При чем тут 9001?

Но дело в том, что ИСО 9001 ссылается на ИСО 19011

19011 - это только рекомендации, а не требования.

Вот вы, в роли аудитора ОС, вы бы мне поставили несоответствие если бы я сказал, что на место ВА я провожу самооценку?

если по 9001 - откроем пункт 8.2.2 и сравним с тем, как он у вас выполняется: наличие документированной процедуры, подготовка аудиторов, независимость и т.д. Если выполняется самооценка согласно документированной процедуре, подготовленными и независимыми самооценщиками - не вижу проблем.
Если по, например, стандарту IRIS (хотя я не аудитор IRIS) - то отсутствие самооценки будет критическим несоответствием.

[Роман Озеранский]

А какова цель проведения аудита? В чем основная проблема аудита? Аудит подтверждает (или не подтверждает) соответствие требованиям. И это все!!! Но нам то нужно иное, нам нужно улучшение деятельности. А оно с какого бодуна нарисуется на аудите, и мы опять приходим к цели проведения аудита.
По результатам аудита мы будем иметь одну из двух ситуаций:
1. Аудит подтвердил соответствие. Как говорится, ну и слава богу, но где взять потенциал для улучшения? Добавленной ценности аудита – нет, компания и без этого подтверждения работает хорошо.
2. Аудит не подтвердил соответствие. Все не так хорошо, как мы ожидали, НО аудит не улучшил деятельность. Он подтвердил, что все плохо, но лучше от этого не стало. От констатации этого факта, компания лучше работать не стала. Так где здесь ценность? И опять приходим к целям аудита.

[Поденков Андрей]

Вопрос действительно интересен. как было сказано выше, самый простой выход из ситуации - аутсорсинг.
Но уже надоело ходить и пинать некоторых бизнесменов.

Недавно начали менять позицию на одной из компаний (8 человек) - строители.
= полгода ушло на то чтоб доказать что это работает, пришлось уйти к финансовой оценке рисков.
Сработало.
Следующий шаг, обойти особо одаренных аудиторов? которые прикапываются к беспристрастности)))) достали, будто другого в стандарте нет.
выкрутились: частью аудита прописаны проверки со стороны третьих лиц как со стороны заказчика так и со стороны инспекций.
осталась 5, 8 раздел стандарта не закрыт.
пошли путем следующим. есть планирование, есть ресурсы = финансы = бюджетирование.
подошел срок (идем обратным порядком) - отчет где какие сбои были почему и что надо сделать чтоб их не было - все обсуждается за чаем)))) в отношении себя самого и соседа если он был привязан к проекту (работа ведется на основании проекта) ограничена во времени.

Результат система заработала, народ игру принял с удовольствием.
Орган по сертификации послали в этом году далеко в сад собирать цветочки, после проверки со стороны одного из крупных заказчиков. (не РФ)

[Максим Андреевич]

Насколько я помню, нас учили что аудиты можно проводить различными способами: наблюдением, "по следам", непосредственно общением с участниками. Почему бы не расширить список до самооценки)

Дык, самооценка - это лишь форма, которая так же проводится все теми же методами (наблюдение, анализ, интервью и т.д.).

[Радэ Бошкович]

Форма чего, внутреннего аудита? Значит ли это что я свободен в документах СМК избавится от упоминания ВА и говорить только о самооценке?

Хотя я не прочь поговорить о механизме самооценки, все таки мои вопросы были:
Вопрос 1: Как вы проводите ВА в очень малых организациях,
Вопрос 2: Применяете ли вы механизм самооценки для чего бы то ни было. Если да, то как? Если нет, то почему?

[Андрей Козин]

Хотя я не прочь поговорить о механизме самооценки, все таки мои вопросы были: Вопрос 1: Как вы проводите ВА в очень малых организациях,Вопрос 2: Применяете ли вы механизм самооценки для чего бы то ни было. Если да, то как? Если нет, то почему?

В нашей организации 180 человек. Наверно это не совсем маленькая организация. ВА проводим.
Механизм самооценки, как вид деятельности у нас не выделен, так как не утверждена в качестве основы ни одна из известных моделей самооценки. Самооценка, скорее всего, проводится в форме личного аудита успешным бизнесменом всех и вся. Почему делаю такой вывод. После таких аудитов всегда появляется рад поручений, который можно рассматривать как улучшение деятельности организации.
Радэ, я пристально изучаю методику самооценки по ИСО 9004. Возник вопрос, что понимается под активным и пассивным подходом к руководству организацией. В моем понимании:
1. Пассивных подход основан на знаниях о выявленных несоответствиях и проводится в форме корректирующих действий
2. Активный подход основан на знаниях о рисках и потенциальных несоответствиях и проводится в форме предупреждающих действий.

[Мария Каменская]

Радэ, а маленький штат это насколько маленький?
К примеру в наших филиалах от 10 до 30 человек. Самооценка тоже внедрена (проверка себя на актах проверок филиалов руководящей организацией). Но успеха это не приносит, вернее приносит лишь в 10% филиалов - человеческий фактор. Хотя чего уж проще - пойди и посмотри так же у тебя или нет.
Может сербы-хорваты-черногорцы более прилежны и будут себя самооценивать честно?
Лучше сроки раскатать. Мы сделали 1 раз в 2 года, можно чаще если форс-мажор. Это удобно

[Радэ Бошкович]

Маленький штат - это до 50 человек. Конечно, искренность при самооценке своеобразная проблема, мы не честнее Русских, про Хорватов не знаю, они ЕС. Я помню нашу первую самооценку по EFQM критериям, мы завысили нашу оценку минимум на 25%. С другой стороны, раз в два года тоже проблема, текучка такая, что за два года может изменится весь штат.

[Мария Каменская]

Мы же не людей оцениваем, а процессы