Отчетная документация ар внутреннему аудиту

[Алина]

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, очень всех прошу, какая документация оформляется по ходу аудита.
1. Я так поняла, что до проведения аудита составляется план и программа.
2. Далее отчеты по каждому рабочему месту или подразделению. Предприятие у нас маленькое, я это сделала, вписала какие обнаружила несоответствия и туда же корректирующие действия. В бланке этого отчета есть пункт "результативность корректирующих действий". Вот тут я не пойму, Каких действий (с предыдущего аудита что ли???? ). План КД выпускать когда, после этих отчетов? в бланке КД почти такая же таблица , что и вотчете по аудиту, тоже самое туда включить что ли ( нессответствие-мерроприятие).
3. Общий отчет???? Как его составлять.
4. Еще нужно какую-нибудь документацию составлять по внутреннему аудиту?

Я просто совсем не специалист, дали вести СМК, спросить не у кого. Может кто поможет?


Да и нужно ли с Процедурами ознакамливать рабочий персонал (водителей грузовых машин, токарей)????

Удалена за нарушение правил форума при регистрации
Администратор

[Роман Озеранский]

Подскажите, пожалуйста, очень всех прошу, какая документация оформляется по ходу аудита.

Оформляктся та документация, какую организация сама определит в процедуре по процедению внутреннего аудита.

Вот тут я не пойму, Каких действий (с предыдущего аудита что ли???? )

Подразумеваю, что речь идет о результативности нынешних корректирующих действий, естественно измерять эту результативность надо не сейчас, а через какое то время, когда корректирующие действия д.б. выполнены.

План КД выпускать когда, после этих отчетов?

Порядок реализации корректирующих действий опять же должен быть изложен в процедуре.

Общий отчет???? Как его составлять.

А что в процедуре про проведению ВА по этому поводу написано?

Еще нужно какую-нибудь документацию составлять по внутреннему аудиту?

Опять же, надо смотреть в процедуре.

Я просто совсем не специалист, дали вести СМК, спросить не у кого. Может кто поможет?

"Дали вести СМК", это конечно круто. Подразумеваю эта СМК никому не нужна в Вашей организации.

Да и нужно ли с Процедурами ознакамливать рабочий персонал (водителей грузовых машин, токарей)????

С какими процедурами?

[Радэ Бошкович]

Зарегистрируйтесь по правилам, иначе будете удалены с форума.

"ОзнакАмливать" конечно нужно, только надо определить кого с чем. Рабочим надо знать только одно: какие их задачи на рабочем месте на основании выполнения которых они будут получать зарплату. Этого достаточно.

В общем, вы должны оформить ту документацию, которая упоминается в вашей процедуре по внутреннему аудиту. Она может быть написана хорошо или плохо. Если хорошо, то вы будете оформлять только наблюдения аудита, один список на все точки аудита. Если плохо, то у вас будет куча документов, в том смысле и "отчеты по каждому рабочему месту или подразделению".

Результативность проведения корректирующих действий - да, это с предыдущего аудита и вы это оценить можете, но только в очень небольшом проценте случаев.

ИСО 9001 не требует наличия документированного плана или программы аудита, хотя на самом деле без этого нельзя. И да, они составляются до проведении аудита

Вы, как аудитор, не можете прописать корректирующие действия, вы можете только записать несоответствия и замечания. План этих действий составляется после проведения аудита, когда можно оценить влияние ваших наблюдений на СМК.

Общий отчет составлять предельно просто:
- данные о том, когда прошел аудит, кто выступал в роли аудитора, места проведения аудита, критерии, ограничения если были,
- общая оценка степени соответствия критериям аудита (на этом месте руководство перестает принимать информацию)
- детали самых значимых несоответствий: что найдено, на что влияет, предложение что делать с этим.
- подпись.

[Андрей Горбунов]

Алина,
надеясь на то, что Вы зарегистрируетесь по правилам, попробую еще дополнить Радэ.
Т.к. аудиты - деятельность плановая, то обычная практика предусматривает два вида планирования: долгосрочное и оперативное. Первое, как правило, на год. Второе - планирование конкретного аудита, т.е. формирование его программы.
Если особо не вдаваться в подробности, то надо определить, как минимум:
1) цели и область,
2) критерии,
3) команду и
4) график
аудита. Первые два пункта существенно влияют на результаты аудита.
Также довольно распространена практика разработки в процессе подготовки к аудиту т.н. чек-листов, т.е. вопросников, по которым будет проводиться затем собеседование. Очевидно, что содержание чек-листов также критическим образом зависит от п.п. 1 и 2.
В ходе проверки, как правило, аудиторами делаются записи и собираются свидетельства. Кроме того, как часть результата аудита, формируются - в той или иной форме - записи о несоответствиях или областях улучшения.
И финальный аккорд - отчет об аудите, который охватывает весь аудит, а не какую-то его часть.
Обращу Ваше внимание на то, что согласно стандарту ISO 19011, аудит завершается рассылкой отчета и действия по реализации рекомендаций аудитора уже не входят в рамки аудита.
Что же касается КД и ПД, то, в отличие от внешнего аудита, при котором аудитор, строго говоря, не имеет права предлагать решения выявленных им проблем или способов улучшения деятельности, от внутреннего аудитора как раз ждут этого и в этих решениях кроется существенная часть ценности внутреннего аудита. Поэтому опять-таки широкая практика состоит в том, что КД и ПД включаются в отчет по внутреннему аудиту.
Но должен сказать, что могу только Вам посочувствовать, т.к. в Вашей ситуации невозможно ответить на все Ваши вопросы в одном сообщении. И даже в двух . Я читаю курс повышения квалификации для внутренних аудиторов, рассчитанный на 3 дня, т.е. его слушают уже люди знающие и опытные. Начальный же курс - как минимум, пять дней (40 часов плотного общения).

[Алина Усманова]

Всем большое спасибо за ответы, очень помогли.
Сделала всё согласно утвержденной на нашем предприятии Процедуры СМК "Внутренние аудиты": Программа-План-Приказ-Отчеты по подразделениям/Раб.месту - План КД - Общий отчет.
Только вот общий отчет состоит из оценок каждому подразделению по Разделам стандарта ISO (Раздел 4, 5, 6, 7, . Оценки можно ставить следующие: 0 - более 3 несоответствий, 1 - до 3х несоотв., 3 - нет замечаний. Поставила, расчитала результативность в процентах. В итоге общий % составил 67 %. Мало, но замечаний , конечно, достаточно. Стоит ли показывать это. Если придет внешняя проверка и увидит такой процент, дадут ли сертификат. Я, конечно, понимаю, что результаты на соответствие СМК они делают на основании своей проверки. Но так-как первый раз, то я взамешательстве. Может я глупый вопрос задаю, пока не знаю.....

И еще вопрос. По этой цепочке ....-Отчеты по подразделениям/Раб.месту - План КД -.... В отчете и плане КД ставим сроки на устранение несоответствий (ставлю примерно месяц). Потом, по истечении месяца, получается я должна взять из папки подшитые и уже утвержденные Отчеты и КД и поставить отметку о выполнении и в Отчете заполнить графу "Оценка результативности предпринятых КД:"?

[Радэ Бошкович]

Если придет внешняя проверка и увидит такой процент, дадут ли сертификат.

Смело показывайте, эти проценты не имеют отражения в реальности, это выдумка тех, которые разрабатывали процедуру по внутреннему аудиту. Но, пока процедура в силе, присваивайте проценты чтобы все было согласно процедуре.

Потом, по истечении месяца, получается я должна взять из папки подшитые и уже утвержденные Отчеты и КД и поставить отметку о выполнении и в Отчете заполнить графу "Оценка результативности предпринятых КД:"?

Да, если так написано в вашей процедуре. Это снова проблема разработчика - есть фаза сбора данных (аудит) и есть фаза реакции на анализ этих данных (проведение КД). При этом, надо знать что не каждое несоответствие влечет за собой КД, и что несколько несоответствий можно решить проведением только одного КД. Поэтому, совмещение несоответствия и КД на одном листе бумаги весьма проблематично.

[Андрей Горбунов]

Алина,
опять-таки в дополнении к Радэ. Вы задаете вопросы по действующей на Вашем предприятии процедуре, которую мы, честно сказать, в глаза не видели Поэтому можем только рассказывать, основываясь на своей практике, как это обычно делается. Подходит это Вам или нет - решать Вам.
Замечу лишь, что устранение несоответствий - это (по терминологии ИСО 9001) коррекция, а не корректирующее действие. Последнее должно устранять не само несоответствие, а его причину возникновения. Что несколько сложнее. Строго говоря, срок выполнения КД может быть и весьма длительным, скажем, год - все зависит от того, какого рода корректирующее действие требуется. Если оно из разряда "здесь надо всю систему менять", то может и года оказаться мало.
Включать в отчет по внутреннему аудиту план КД мне представляется неправильной практикой.
Но, с другой стороны, как совершенно справедливо заметил Радэ, очевидно, что Ваша процедура формальна по сути и можно просто следовать ей, не особо задумываясь о смысле, т.к. это не влияет на деятельность Вашего предприятия.

[Алина Усманова]

Благодарю за ответы!

[Кузнецова Светлана]

Доброго времени суток!
У меня вопрос по внутренним аудитам тоже: суть их я понимаю, проводила неоднократно, отчеты составляю и пишу.
Вопрос в следующем:
а нужно ли проходить специально курсы повышения квалификации по теме "Внутренний аудитор"? Удостовренеия у меня нет ...
Есть кокретные требования к обучению и наличию удостоверений у внутреннего аудитора?

[Виталий Эйнула]

а нужно ли проходить специально курсы повышения квалификации по теме "Внутренний аудитор"?

не обязательно, но если есть возможность лишним эти знания не будет. Мало знать что-то, гораздо важней опыт, полученный при проведении аудитов.
Требования к квалификации (обучение, аттестация, стажировка)внутренних аудиторов у нас изложены в инструкции. Удостоверение выдается на 3 года. Наличие удостоверения для проведения внутренних аудитов так же не обязательно, достаточно протокола аттестации. Если по условиям договора вы осуществляете аудит поставщика, то наличие удостоверения желательно.
Для справки почитайте ГОСТ Р ИСО 19011.

[Кузнецова Светлана]

протокола аттестации

а это что такое?
у нас нет никаких протоколов... на работу приняли просто как МК, имеющего опыт в этой области

[Виталий Эйнула]

протокола аттестации

а это что такое?
у нас нет никаких протоколов... на работу приняли просто как МК, имеющего опыт в этой области

это факт подтверждения аттестации аудитора с подписями членов атт. комиссии, он должен быть по любому. у нас это протокол (так принято), у вас может быть другое название документа.

[Кузнецова Светлана]

аттестации аудитора

Виталий, а кто должен проводить эту аттестацию? в комиссию включить кого? моего начальника, директора и гл. инженера?

[Виталий Эйнула]

Светлана,какие документы у вас в организации есть, касающиеся проведения аудитов?

[Андрей Горбунов]

Виталий,
позвольте я Вас немного поправлю, а то, как мне кажется, Вы несколько дезориентировали Светлану.

Светлана,
по общей практике требования к внутренним аудиторам устанавливает сама организация и, как правило, они указываются в процедуре внутреннего аудита (хотя и не обязательно именно там). Нередко встречающаяся практика в организациях, где есть пул внутренних аудиторов: менеджер качества проводит сам или с привлечением внешних преподавателей курс внутреннего аудита, выпускается приказ руководства о назначении таких-то внутренними аудиторами с соответствующими полномочиями. Но подчеркну еще раз - это частное решение, хотя и довольно распространенное. Мы в Ростелекоме, в свое время, для придания соответствующего статуса внутреннему аудитору утверждали Положение о внутреннем аудиторе.
Проведение аттестации - это лишь один из способов, применять или не применять который решает опять же сама организация. Нет общеприменительных нормативных документов, устанавливающих требование аттестации для внутренних аудиторов.
"кто должен проводить эту аттестацию? в комиссию включить кого? моего начальника, директора и гл. инженера?" - могу с уверенностью сказать, что подобная "аттестация" бессмыслена, т.к. члены комиссии априори должны иметь более высокий профессиональный уровень в предмете аттестации, нежели аттестуемый.
Следует иметь в виду, что ISO 19011 "заточен" под внешние аудиты и для внутренних его надо применять избирательно и осторожно.

[Кузнецова Светлана]

Светлана,какие документы у вас в организации есть, касающиеся проведения аудитов?

только документированная процедура "внутренние аудиты"
там прописано:
"Внутренние аудиторы должны быть компетентными и должны пройти обучение методам проведения внутреннего аудита"
Это я прочла первым делом. Просто было интересно - законодательно это как-то закрепленно?
Теперь стало понятно, что обязательных требований по обучению ВА нет. А значит директор может обязать убрать этот пункт из ДП... Это плохо....
А об аттестации в ДП нет ни слова

[Андрей Михельсон]

Следует иметь в виду, что ISO 19011 "заточен" под внешние аудиты и для внутренних его надо применять избирательно и осторожно.

Этот стандарт предназначен в большей степени для внутренних аудитов и аудитов второй стороны. Его вообще в любом случае следует применять осторожно. Можно вообще не применять.

Просто было интересно - законодательно это как-то закрепленно?

абсолютно никак.

[Виталий Эйнула]

Виталий,
позвольте я Вас немного поправлю, а то, как мне кажется, Вы несколько дезориентировали Светлану.

да все нормально, я не зря пытаю Светлану на счет документов, полагая, что их нет. и какие цели у Светланы в отношении внутренних аудитов непонятно.

[Кузнецова Светлана]

какие цели у Светланы в отношении внутренних аудитов непонятно

Виталий, цель - плановые внутренние аудиты на соответствие требованиям ИСМ

[Роман Озеранский]

цель - плановые внутренние аудиты на соответствие требованиям ИСМ

Это означает, что ВА надо проводить, потому что надо проводить .
А зачем в ИСМ ввели такое требование - проводить ВА, может они и не нужны никому, только отвлекают людей от их основной деятельности. Люди деньги зарабатывают для компании, а тут приходит внутренний аудитор и отвлекает людей своими глупыми вопросами .