Проведение внутреннего аудита удаленно

[Юлия Чакыр]

У компании есть сотрудник, который имеет опыт внедрения СМК и проведения внутренних аудитов. Но этот сотрудник работает на компанию удаленно из другой страны. Представителя руководства для внедрения СМК уже выделили, это сотрудник, который непосредственно в самой компании. А вот внутренним аудитором хотели бы назначить этого удаленного сотрудника.
Вот как вы считаете, может ли получится адекватный внутренний аудит удаленно? Проведение интервью с руководством и сотрудниками планируется проводить по скайпу, вся необходимая документация будет высылаться по почте.

[Андрей Горбунов]

Юлия,
некоторые органы по сертификации умудряются проводить сертификационные аудиты без выезда на место, а уж внутренние...
Я полагаю, Вы чувствуете иронию в моих словах.
На самом деле все зависит от цели аудита: если для формальной отметки о проведенном мероприятии, то, да, вполне можно и удаленно (народ, вон, и по фотографиям лечит). (А также замечу в скобках, что для минимизации затрат можно и вообще не проводить, а просто писать отчеты). Если же для получения реальной картины о системе, то - опять же с медицинским уклоном - диагноз по телефону не ставится: пациента надо "пошшупать".
Если - что я предполагаю весьма вероятным - в Вашей организации СМК разрабатывается для сертификации, то подобного рода вопросы лучше задавать представителям органа по сертификации: коли их устраивают удаленные аудиты, то и "Слава ИСО!".

[Роман Озеранский]

Для проведения классического аудита, т.е. верификации ситуации между требованиями и текущей ситуацией, внутреннему аудитору необходимы следующие вещи
- компетенции (знания, опыт, квалификация)
- информация о требованиях
- информация о текущем состоянии
- банальная логика для сравнения двух последних дефисов
В принципе, для проведения классического аудита достаточно и трех последних составляющих. Аудитор, он ведь что видит, то и поет. Видит круглое, а в требованиях - квадратное, сравнил круглое с квадратным, не подходит, значит несоответствие . Другое дело, что классической верификации, бизнесам давно уже не достаточно [а вот аудиту 3-й стороны этого вполне достаточно, чтобы выдать свою бумажку], им нужна аналитика по результатам проведенной верификации и поиск потенциала для улучшений, а для этих вещей, которые принципиально важнее, чем банальная верификация, необходимы компетенции.
Ответ на вопрос простой, для проведения верификации - классического аудита, внутреннему аудитору достаточно трех последних дефисов. Проблема в том, что классически аудит не является ныне той ценностью, какая выводит их на конкурентные позиции с потенциальными конкурентами.

[Юлия Чакыр]

Андрей, спасибо за ответ. Собственно этот удаленный сотрудник я. И изначально компания хотела получить просто сертификат, но мне удалось им показать плюсы системы и теперь руководство включилось активно в работу. И все задумались, кого бы им внутренним аудитором назначить. Ни у кого нет опыта, никто не сталкивался. А назначать ответственного по качеству тем же внутренним аудитором сами понимаете противоречит требованиям стандарта. В общем, хотят чтобы аудит проводила я, удаленно. За сам аудит я не переживаю, я то проведу и узнаю что там у них соответствует, а что нет. Меня именно беспокоит как на это может потом сертификационный орган отреагировать и может я что-то упускаю и есть какой то нюанс в стандарте, который можно расценить как аудит удаленно не проводится В общем, я в замешательстве.

[Андрей Горбунов]

Юлия,
весь вопрос, повторю, в цели аудита. Если результаты предназначены исключительно для органа по сертификации, то с ним и выяснять. Если же от внутреннего аудита ожидается что-то полезное для бизнеса, то заочно не получится. Собственно, как я понимаю, Роман (на мой взгляд, несколько витиевато) и хотел сказать, что бизнес не интересует оценка соответствия или просто констатация формальных проблем, ему ценные рекомендации подавай.
Изучая документы, я могу выявить риски, выдвинуть гипотезы о возможных проблемных областях и причинах, их порождающих, но чтобы подтвердить предположения, надо идти "в поля".

[Иванов Иван]

А назначать ответственного по качеству тем же внутренним аудитором сами понимаете противоречит требованиям стандарта

Почему?

[Юлия Чакыр]

Потому что в п.8.2.2 так и написано, что аудиторы не должны проверять свою собственную работу.

[Роман Озеранский]

Потому что в п.8.2.2 так и написано, что аудиторы не должны проверять свою собственную работу.

Так не свою работу, ему ведь никто не мешает проверять. Правда тут же возникает вопрос, а что такое - работа МК ?

[Михаил Шустер]

удалось им показать плюсы системы и теперь руководство включилось активно в работу

Вы увидите, что это иллюзия. Оно как включилось, так и выключится
Единственное, что может им понадобиться - система планирования и мониторинга. Но удаленно она тоже не подхватывается
Отсутствие элементарного офиса при наличии нескольких сотрудников оцениваю, как жлобство. Равно как и удаленный аудит. Хотя бы раз в полгода нужны очные встречи. А при внедрении изменений от удаленных советов польза будет даже отрицательная

[Роман Озеранский]

Весь вопрос упирается в то, как будет восприниматься и интерпретироваться информация о текущем состоянии. Надо всего лишь ответить, почему восприятие и интерпретация этой информации по скайпу хуже, чем тоже самое, при личном общении.

[Юлия Чакыр]

удалось им показать плюсы системы и теперь руководство включилось активно в работу

Вы увидите, что это иллюзия. Оно как включилось, так и выключится
Единственное, что может им понадобиться - система планирования и мониторинга. Но удаленно она тоже не подхватывается
Отсутствие элементарного офиса при наличии нескольких сотрудников оцениваю, как жлобство. Равно как и удаленный аудит. Хотя бы раз в полгода нужны очные встречи. А при внедрении изменений от удаленных советов польза будет даже отрицательная

Ну что же вы так сразу про жлобство. Специфика работ показывает, что лучше всего сотрудник выполнит свою работу, находясь на территории клиента. Вот они все и сидят на территории клиента. Офис снять не проблема, там никто не будет сидеть.
Про удаленный аудит я уж поняла, что не лучший вариант.

[Роман Озеранский]

А что вообще собирается аудировать внутренний аудитор при отсутствии офиса? Как удаленно работает сотрудник у клиента? Т.е. ездить вместе с ним к клиенту и смотреть как тот работает?

[Юлия Чакыр]

У клиента работают сотрудники, оказывающие определенный вид услуги. А бэк-офис (администрация, отдел продаж, отдел закупок, отдел кадров и еще часть специалистов по другим услугам) сидят в офисе, но в другом городе. Внутренний аудитор будет проверять работу этих сотрудников, путем общения, проверить записи по их работе, можно и выборочно съездить к клиенту, посмотреть.

[Михаил Шустер]

Юлия Чакыр
То есть офис все таки есть
"Жлобство" беру назад