Внутренний аудит "на месте"

[Роман Озеранский]

Это мне говорит тот, кто хочет требовать от аудитора поиска возможностей к улучшению процесса?

Я ничего не требую от внутреннего аудитора, я всего лишь задаю невинный вопрос - кто должен проводить внутренний аудит целью которого является "поиск возможностей к улучшению процесса" ?

Я считаю, что в первую очередь надо устранить несоответствия и вызвавшие их причины

Как устранение самих несоответствий, так и устранение их причин - не более чем возврат к ситуации "as is", чтобы проявились улучшения, нужно видение будущего, т.е. нужно понимание что такое "to be", а оно у Вас не наигрывается, проведение внутреннего аудита в целях поиска несоответствий, их устранения и устранения их причин, не выводит Вас за пределы "as is".

[Сергей Трофимов]

Несоответствия и причины их вызвавшие устранены - аудитор проводит проверку, что этому имеется доказательство.
Аудитор предоставил отчет руководству - цель внутреннего аудита достигнута.

Это с какой же стати достигнута цель внутреннего аудита? А целью внутреннего аудита, напомню, является - поиск возможностей к улучшению процесса. Устранив несоответствия и даже их причины, никаких улучшений не появляется. Вы всего лишь приходите к состоянию Status Quo - то что и так априори должно быть. А улучшения, это то, что сверх Status Quo, никаких улучшений в результате Вашего внутреннего аудита не вырисовывается .

А целью внутреннего аудита, напомню, является - поиск возможностей к улучшению процесса.

Цель внутреннего аудита - поиск возможностей к улучшению процесса в том числе.

Чувствуете разницу?
Руководству важно выявить и устранить имеющиеся проблемы. Нельзя добиваться улучшения яркости и цветопередачи совего телевизора не обращая внимания на провод питания с которого слазит изоляция, надо вначале устранить проблему с этим проводом (выявленное несоответствие) а уже потом настраивать изображение иначе током стукнет. Кстати, неисправный провод, если вы его выявите в роли аудитора, сами менять будете или специалиста вызовете? Там ведь надо телик открывать, паять уметь...
Так вот, повторюсь, данные полученные от аудитора являются ценным материалом способствующем и поиску улучшений в том числе. Анализируе эти данные можно увидеть, на каком этапе происходят чаще несоответствия, где слабое звено и в первую очередь улучшать именно этот этап и это звено.

[Роман Озеранский]

Цель внутреннего аудита - поиск возможностей к улучшению процесса в том числе.

Ну если в том числе, тогда понятно . Только ребята, тогда не надо целеполаганием ВА заявлять улучшение деятельности .

Нельзя добиваться улучшения яркости и цветопередачи совего телевизора не обращая внимания на провод питания с которого слазит изоляция

Сергей, я понимаю что такое стабильность и воспроизводимость процесса, только улучшение тут не при чем, все над чем Вы работаете при проведении ВА - достижение Status Quo.

Так вот, повторюсь, данные полученные от аудитора являются ценным материалом способствующем и поиску улучшений в том числе.

Это заблуждение, пришел аудитор с директору с докладом после проведенного ВА - я выявил такие-то и сякие-то несоответствия. Ну молодец что выявил, мы их устраним и их причины тоже устраним, но это не более того, как должно быть. Нет тут улучшений по результатам такого ВА, хоть убейся .

[Радэ Бошкович]

В общем подитожу свою точку зрения.
Цель внутреннего аудита - выявление и устранение несоответствий и вызвавших их причин И поиск возможностей к улучшению процесса.
Аудитор может только выявить несоответствия, большего от него нельзя требовать. Дальше уже включаются те, в зоне ответственности которых эти самые выявленные несоответствия. Именно они, в том числе используя данные полученные от аудитора, и несоответствия устранят (профильные специалисты)+(НО) и причины выявят (НО)+ (профильные специалисты) и КД разработают (профильные специалисты)+(ВП) и возможности поищут для улучшения процесса (НО)+ (профильные специалисты)+(ВП).

[Роман Озеранский]

Цель внутреннего аудита - выявление и устранение несоответствий и вызвавших их причин И поиск возможностей к улучшению процесса.

Чтобы заявлять в целеполагании ВА - улучшение деятельности в процессе, у аудитора д.б. видение будущего этого процесса, т.е. понимание того, что есть "to be" для процесса. Если такого понимания нет, то речь об улучшении не может идти, т.к. аудитор понятия не имеет в какую сторону должен улучшаться процесс. О таком видении знают директор и ВП, внутренний аудитор тут не при чем, если конечно эти двое не расскажут ему об этом видении.

[Сергей Трофимов]

у аудитора д.б. видение будущего этого процесса, т.е. понимание того, что есть "to be" для процесса.

Аудитор может только выявить несоответствия, большего от него нельзя требовать

Добавлю, что тут многое конечно зависит от компетентности самого аудитора. Если его знания и квалификация позволяют ему давать советы по улучшению, то это только приветствуется. Но это приятный бонус, основная задача аудитора это все-таки выявление несоответствий.

[Роман Озеранский]

Аудитор может только выявить несоответствия, большего от него нельзя требовать

Этим все сказано. Поиск улучшений, не его стезя .

[Сергей Трофимов]

у аудитора д.б. видение будущего этого процесса, т.е. понимание того, что есть "to be" для процесса. Если такого понимания нет, то речь об улучшении не может идти, т.к. аудитор понятия не имеет в какую сторону должен улучшаться процесс. О таком видении знают директор и ВП, внутренний аудитор тут не при чем, если конечно эти двое не расскажут ему об этом видении.

Ок. Процесс Ремонт. Видение директора - это 100% исполнение того, чтобы данный процесс своевременно и в соответствиями с установленными требованиями выполнял ремонтные работы по всем поступившим заявкам и никаких жалоб клиентов не поступало. Виденье ВП о улучшениях процесса будет только для выполнения как минимума установленных показателей и как максимума установленных целей процесса. ВП не будет искать возможностей для 120% исполнения, это прерогатива директора.
А что здесь может сделать аудитор? Повоторюсь, если он крутой специалист в данной области, то он может дать советы и к нему прислушаются. Но если мы ждем от аудитора профессиональных советов по улучшению во всех процессах, то это аудитор должен быть супер гением, профессионально разбирающимся во всех сферах деятельности организации.
А если аудитор не вундеркинд, то его стезя выявление несоответствий...

[Роман Озеранский]

А что здесь может сделать аудитор?

Так все зависит от целеполагания проведения ВА .

[Сергей Трофимов]

А что здесь может сделать аудитор?

Так все зависит от целеполагания проведения ВА .

Курица сможет полететь если перед ней поставить цель - летать?
Я смогу пробить рукой бетонную стену, если передо мной поставят цель - сделать голой рукой дыру в стене?
Как можно от аудитора в обязательном порядке требовать то, что от него не зависит?

[Сергей Прохоров]

Чтобы заявлять в целеполагании ВА - улучшение деятельности в процессе, у аудитора д.б. видение будущего этого процесса, т.е. понимание того, что есть "to be" для процесса.

Совершенно верно.
Просто Сергей пытается сказать, что для формирования понимания у директора, ВП и прочих причастных что есть "to be" для процесса результаты ВА служат одним из источников данных.

Сергей (Трофимов) я правильно изложил?

[Сергей Трофимов]

для формирования понимания у директора, ВП и прочих причастных что есть "to be" для процесса результаты ВА служат одним из источников данных.

Сергей (Трофимов) я правильно изложил?

Совершенно верно.

А Роман пытается от аудитора не ДАТЬ эти данные а аудитором их ИСПОЛЬЗОВАТЬ.

[Сергей Прохоров]

Совершенно верно.

А Роман пытается от аудитора не ДАТЬ эти данные а аудитором их ИСПОЛЬЗОВАТЬ.

Хи-хи! Так нужно было завернуть через процедуру оценки со стороны руководства. Т.е. совместить 5.6.2 а) с 5.6.3 а) (или даже б)) как причинно-следственные связи (редакции 2008 года, есссно)

[Роман Озеранский]

Просто Сергей пытается сказать, что для формирования понимания у директора, ВП и прочих причастных что есть "to be" для процесса результаты ВА служат одним из источников данных.

А эти "прочие причастные" без внутреннего аудитора не понимают что есть "to be" для процесса ?

[Igor Paslenov]

Мне тоже интересно целеполагание проведения внутреннего аудита. Будь я сотрудником организации Екатерины, я бы спросил - а зачем мне нужен твой аудит, что он мне даст? .

А и отвечу: "Директор приказал. Вот его подпись на годовой программе внутренних аудитов. Хочешь знать зачем, иди к нему и спроси. так что не задавай глупых вопросов".

[Роман Озеранский]

А и отвечу: "Директор приказал. Вот его подпись на годовой программе внутренних аудитов. Хочешь знать зачем, иди к нему и спроси. так что не задавай глупых вопросов".

Гыыы, ну тогда этот МК будут постоянно от меня слышать [и я настрою так всех сотрудников], что он не системщик, а простая пешка из разряда "чего изволите", не способная объяснить сотрудникам целесообразности своих действий и все спиховающая на директора .
Если МК настолько глуп (никого не имею в виду лично), что внедрение системы будет проводить исключительно силовым порядком, то он получит вполне логичное сопротивление и саботаж любых его начинаний .
Моя позиция простая (как ВП, например, который уже проходил подобные ситуации с ретивыми МК), я еще на этапе согласования этого плана, не буду его согласовывать, и скажу директору что процессу этот внутренний аудит не нужен, т.к. отвлекает команду процесса от работы и мешает приносить бабки в компанию . Если директору нужна какая либо информация из процесса, он всегда ее может посмотреть в режиме on-line, если МК конечно сподобился организовать такую систему мониторинга . А если не сподобился, то я сам как ВП предоставлю директору всю необходимую ему информацию, не забыв упомянуть об импотенции МК . Наличие такой системы мониторинга исключает необходимость проведения ВА. Вот пускай директор и выбирает между мной и командой процесса - теми кто приносят бабки в компанию, с одной стороны и импотентным МК не способным организовать мониторинг процессов on-line и подменяющий такой мониторинг проведением ВА, с другой стороны .
МК должен думать не о том как нагнуть персонал, а как его вовлечь. 3-й принцип менеджмента, рулит .

[Igor Paslenov]

А и отвечу: "Директор приказал. Вот его подпись на годовой программе внутренних аудитов. Хочешь знать зачем, иди к нему и спроси. так что не задавай глупых вопросов".

Гыыы, ну тогда этот МК будут постоянно от меня слышать [и я настрою так всех сотрудников], что он не системщик, а простая пешка из разряда "чего изволите", не способная объяснить сотрудникам целесообразности своих действий и все спиховающая на директора .
Если МК настолько глуп (никого не имею в виду лично), что внедрение системы будет проводить исключительно силовым порядком, то он получит вполне логичное сопротивление и саботаж любых его начинаний .
Моя позиция простая (как ВП, например, который уже проходил подобные ситуации с ретивыми МК), я еще на этапе согласования этого плана, не буду его согласовывать, и скажу директору что процессу этот внутренний аудит не нужен, т.к. отвлекает команду процесса от работы и мешает приносить бабки в компанию . Если директору нужна какая либо информация из процесса, он всегда ее может посмотреть в режиме on-line, если МК конечно сподобился организовать такую систему мониторинга . А если не сподобился, то я сам как ВП предоставлю директору всю необходимую ему информацию, не забыв упомянуть об импотенции МК . Наличие такой системы мониторинга исключает необходимость проведения ВА. Вот пускай директор и выбирает между мной и командой процесса - теми кто приносят бабки в компанию, с одной стороны и импотентным МК не способным организовать мониторинг процессов on-line и подменяющий такой мониторинг проведением ВА, с другой стороны .
МК должен думать не о том как нагнуть персонал, а как его вовлечь. 3-й принцип менеджмента, рулит .

Никакого сопротивления и саботажа не будет. Все начинания и продолжения , включая внутренние аудиты проводятся при полной поддержке ГД. И любой ВП, т.е. владелец процесса ( а как мы выяснили - никакой он не владелец, потому что казенных денег у него в кармане пока нет) будет сильно покусан. Директору нужна информация, где есть узкие места, которых он еще не заметил , и какие суки не выполняют подписанные им СТП, а уж чего с ними делать он дальше сам решит. На то он и Директор. Т.н. владельцы процессов имеют склонность с течением времени борзеть, а также все ближе подбираться к хозяйским деньгам. Поэтому фигура МК со внутренним аудитом очень даже кстати. Внутренний аудит - прежде всего инструмент Директора. Вот вам и целеполагание.

[Роман Озеранский]

Никакого сопротивления и саботажа не будет. Все начинания и продолжения , включая внутренние аудиты проводятся при полной поддержке ГД.

Это замечательная ситуация для выяснения ху из ху в организации . Директору придется выбирать между ВП и командой процесса с одной стороны и МК с другой стороны. Хозяин - барин, как выберет, так и будет . Позиция участников процесса и ВП мне понятна, им есть что предложить - они кормят организацию, что может предложить МК, большой вопрос.

И любой ВП, т.е. владелец процесса ( а как мы выяснили - никакой он не владелец, потому что казенных денег у него в кармане пока нет) будет сильно покусан.

Игорь, Вы рискуете наступить на те грабли на какие уже наступил Андрей Козин, заявив что его ВП ресурсами не распоряжаются. Правда тут же выяснилось, если менеджер не распоряжается ресурсами, он ничем не управляет . Выбор за Вами, Ваши ВП тоже не распоряжаются ресурсами ?

Директору нужна информация, где есть узкие места, которых он еще не заметил , и какие суки не выполняют подписанные им СТП, а уж чего с ними делать он дальше сам решит.

Ну так коллеги практики, все эти вопросы - к вам любимым . Вы почему до сих пор не реализовали для директора и прочих заинтересованных лиц, on-line систему мониторинга процессов, и теперь свою импотенцию подменяете проведением внутренних аудитов, отвлекающих участников процесса от их основной работы - принесения денег в кассу компании, в которую напомню я вам, вы не забываете ежемесячно приходить харчеваться .
Коллеги-практики, не забывайте, МК - это обслуга для процессов, как бы это неприятно для вас не звучало. Вы для процессов, а не процессы для вас. Убери вас любимых и процессы худо-бедно, а может и еще лучше, чем с вами , продолжат работать. Убери участников процесса и все накроется медным тазом, и вы первые, кто будете сосать лапу , это к вопросу ху из ху в организации .

[Радэ Бошкович]

Аудитор может только выявить несоответствия, большего от него нельзя требовать.

Я бы несколько модифицировал бы это заявление - от внутренних аудитов, как инструмента, нельзя требовать больше, чем выявление несоответствия. Но от аудитора, можно требовать больше. Он не робот, он может предлагать улучшения и его будут спрашивать, что делать. Он также может/должен предложить изменения в документах СМК, отказ от каких-то телодвижений, не приносящих пользу итд.

Если он не будет помогать, реально помогать, аудируемым сотрудникам, что-то изменить, что-то упростить, что-то улучшить, то очень скоро они будут нацелены только на избежание замечаний и избежание встречи с аудитором.

Надеюсь, что участницы форума не забросают меня тухлыми яйцами за это высказывание: то, что я наблюдаю в организациях здравоохранения в области внутренних аудитов, это просто тихий ужас. В этой отрасли работают преимущественно женщины, следовательно, в отделах качества тоже. Женщины очень хорошие и добросовестные исполнители, они делают так, как им сказали. Консультанты, ОСы, не важно кто, им сказал "Делай так!" и они делают, не вникая глубже в логику этих советов, которые, в основном, просто вредны. Поэтому при внутреннем аудите они: а) нацелены ТОЛЬКО на выявление отступлений от процедур, и б) нацелены ТОЛЬКО на соблюдение стандарта ИСО 9001 (мне еще предстоит увидеть организацию, где внутренние аудиты являются частью системы управления, не системы сертификации). Такая система внутренних аудитов вызывает только отвращение у всех, которым волей-неволей приходится в этом участвовать. Она совершенно бесполезна, а сами аудиторы никаким авторитетом не пользуются.

Всеобщая профанация сертификации по ИСО 9001 привела к тому, что большинство организаций теперь и не думает об использовании все-таки действенного инструмента менеджмента, как внутренний аудит, на свою пользу. Практика проведения аудита раз (или два) в год, причем в смысле подготовки к визиту органа по сертификации, прочно привязала внутренний аудит к этому балету, который называется поддержание сертификата. Жаль.

[Радэ Бошкович]

Мое мнение, что аудит эффективней проводить не по подразделениям а именно по процессам. Берете Карту процесса и начинаете двигаться от первой операции: ...

Я согласен, что аудит по процессам наиболее эффективен, но вы забыли сказать, что правильно организовать такой аудит очень сложная задача. Как провести аудит процесса "Управление человеческими ресурсами" или "Управление документами", т.е. всех процессов, которые не являются строго локализированными? Управляют кадрами ВСЕ руководители ВСЕХ уровней, во ВСЕХ подразделениях, типов/категорий документации как минимум десять, если не больше. Как оценить результативность процесса, если, например, в Продажах, Закупках и Складированию управляют кадрами согласно процедуре, но в Производстве и Контроле качества есть несоответствия? Какая результативность процесса?

Или другой пример: процедурами и рабочими инструкциями которые разработал отдел качества (не знаю, как лучше описать документы, подготовленные в целях сертификации) управляется хорошо, но зато есть проблемы в управлении технической документации, а также биографии сотрудников, сертификаты об обучении и прочее что хранится в их личном деле , совершенно не актуализируется?

Хочу сказать, что аудит процесса, это не аудит процедуры, это аудит процесса. А процесс, он такой, сложный и распределенный по всей организации. Как оценить результативность?