Внутрений аудит отдела снабжения

[Швецова Татьяна]

При аудите отдела снабжения выявлено то, что в графике закупки материалов на май месяц потребность в материалах расчитывается с учетом остатков на складе, но без учета остатков цехе. В цехах ежемесячно осуществляется снятие остатков незавершенного производства, результаты снятия остатков в виде актов сдается ежемесячно в бухгалтерию, а в отдел снабжения не предоставляются. Снабженцы говорят, что у них компьютерная программа, а цеховики с опозданием вносят данные об остатках в цехах.Но ведь получается, что потребность в материалах без учета остатков цехов будет искажена.Считаю это нарушением права ли я?Также не вносится сумма брака допущенного всего.Она ведь должна проставляться по факту закрытия месяца.

[Павел Смотров]

При аудите отдела снабжения выявлено то, что в графике закупки материалов на май месяц потребность в материалах расчитывается с учетом остатков на складе, но без учета остатков цехе. В цехах ежемесячно осуществляется снятие остатков незавершенного производства, результаты снятия остатков в виде актов сдается ежемесячно в бухгалтерию, а в отдел снабжения не предоставляются. Снабженцы говорят, что у них компьютерная программа, а цеховики с опозданием вносят данные об остатках в цехах.Но ведь получается, что потребность в материалах без учета остатков цехов будет искажена.Считаю это нарушением права ли я?Также не вносится сумма брака допущенного всего.Она ведь должна проставляться по факту закрытия месяца.

Да нарушение. Но писать об этом нужно не на форум, а руководству.

[Швецова Татьяна]

Руководству мы формулируем, а на форум я написала для того, чтобы подтвердить своем мнение, потому что мне посоветоваться не с кем, мы же делимся практикой, может кому-то из форумчан тоже поможет избежать подобных ситуаций или обратить свое внимание. Павел, а вы разве против высказываний из практики (тогда для чего существует форум) на чужих ошибках мы должны учиться и способствовать улучшению ситуации неправда ли?

[Павел Смотров]

Руководству мы формулируем, а на форум я написала для того, чтобы подтвердить своем мнение, потому что мне посоветоваться не с кем, мы же делимся практикой, может кому-то из форумчан тоже поможет избежать подобных ситуаций или обратить свое внимание. Павел, а вы разве против высказываний из практики (тогда для чего существует форум) на чужих ошибках мы должны учиться и способствовать улучшению ситуации неправда ли?

1. Посоветоваться не с кем. Вы одна на предприятии? А тогда какой у Вас статус или должность?
2. Я как раз за практику и, прочитав Ваше сообщение, даже порадовался, что все-таки не одни теоретики на форуме.
Так что не обижайтесь, удачи!
З.Ы. А совет я дал

[Швецова Татьяна]

Спасибо за совет. Павел я просто один специалист по ISO(в плане правильной формулировки несоотвествия иногда сомневаюсь, ПРК у нас в отпуске и надолго, а люди пытаются скрыть от меня правдивую информацию, приходиться искать, выпытывать причем все с доброжелательным настроем.А иногда бывает запутываешься или люди пытаются ввести в заблуждение, поэтому и обращаюсь за помощью. Не судите строго. Мнение экспертов нашего форума (таких же специалистов как любой из нас на форуме, имеющих практический опыт) помогает.К какому пункту ISO отнести несоотвествие склоняюсь к к п.7.4.1, п.4.2.4, п.7.1.d может ошибаюсь давайте подискуссируем.

[Олег Коновалов]

К какому пункту ISO отнести несоотвествие склоняюсь к к п.7.4.1, п.4.2.4, п.7.1.d может ошибаюсь давайте подискуссируем.

Татьяна,
ИМХО, ваше "нарушение" не лезет ни в один из пунктов стандарта. это скорее возможность улучшения, чем нарушение. Хотя, может быть нарушены какие-то внутренние ДП, о которых вы ничего не сказали. Вы выявили проблему в процессе, следуйте совету Павла, пишите руководству и устраняйте.

[Андрей Горбунов]

Татьяна (и коллеги),
а проблема-то в чем? Ну не учитывают, ну и что? Все мы пишем правой рукой, а кто-то левой - это что, проблема? Очевидно, что нет, т.к. любой может прочесть текст, написанный левой рукой.
Так и здесь. Сам по себе факт "неучета" проблемой еще не является - каковы последствия?

[Константин Стрюков]

...Считаю это нарушением права ли я?

Мало информации, чтобы что-то однозначно говорить.
С одной стороны, это приводит к постоянным излишкам запасов. То есть как бы есть лишние потери.
С другой - мы же не знаем нюансов работы этой вашей "компьютерной программы". Вполне возможно, что она как раз работает с тем же складом, с которым работает учет. И если по результатам отчета о незавершенке бухгалтерия корректирует склад, то все "почти ок".... В общем, мало информации.

[Швецова Татьяна]

По результатам отчета о незавершенке в том то и дело, что бухгалтерия не корректирует склад согласно внутренней процедуре цитирую дословно, что цеха обязаны ежемесячно предоставлять в отдел снабжения информацию об остатках материалов, комплектующих, полуфабрикатов для недопущения повторного приобретения, а в бухгалтерию акты незавершенного производства.Компьютерная программа стоит в отделе снабжения, у цеховиков и на складах, в бухгалтерии и т.д.Цеховики предоставляют акты в бухгалтерию , в снабжение информации не дают. По компьютерной программе видно остатки на складах на текущее число, остатки в цехах не узнаешь. Следовательно, в цехе может быть металл,а по программе его нет, мы приобретаем в цех, а по факту он не нужен отсюда излишки и потраченные деньги.И снабженцы когда планирует график закупок должны знать,и об остатках на складах и цехах.

[Ямщиков Сергей]

Татьяна,
Задача аудита не констатация нарушений, основанных на мнении аудиора, а выявление несоответсвий установленным требованиям.
Сформулируйте несоответствие, которое было (планируется) занесено в отчет по аудиту. Требование (документальное) vs факт его не соблюдения.

[Швецова Татьяна]

Сергей, понимаете несоотвествие я сформулиовать могу, но все должно основываться на фактах, документально подтвержденных, есть подтверждение смотрим соотвествие требованиям внутренних регламентов и само стандарта ИСО. Я обратилась за помощью за мнением наших специалистов права я или нет. Развернула специально тему смысл не в правильности формулировки, а правильности выявленного нарушения

[Ямщиков Сергей]

Татьяна,
Правильно сформулировав , что такие-то выявленные факты, говорят о нарушении таких-то, положений такого- то стандарта (процесса) . Надеюсь, что Вы увидите ответ на Ваш вопрос.
Со стороны же для того, чтобы сделать корректное заключение о правильности или не правильности выявленного Вами нарушения в рамках проведенного аудита, как минимум
Нужна информация о предмете аудита
Задачах аудитов, установленных в Вашей организации.
Требованиях к предмету аудита.
Обнаруженных фактах, нарушающих требования
Из того же, что изложено в Ваших сообщениях можно предположить, что нарушения нет.

[Швецова Татьяна]

Спасибо, Сергей за своем мнение и мнение всех присоединившихся к дискуссии.
Для меня ценно каждое мнение

[Поздняков Владислав]

Поддерживаю мнение Павла и Олега.

Формального несоответствия требованиям ИСО в Вашей ситуации нет.
От отдела закупок ИСО требует только "оценку поставщиков".

Если в учете отсутствуют данные об остатках на рабочих местах, то это в первую очередь должно быть интересно руководителю организации. Подать информацию можно в виде наблюднений/рекомендаций по реузультатам аудита, как факт способный дестабилизировать деятельность организации.

Если Вашего шефа это не заинтересует - можете с ним расставаться.

[Константин Стрюков]

...согласно внутренней процедуре цитирую дословно, что цеха обязаны ежемесячно предоставлять в отдел снабжения информацию об остатках материалов, комплектующих, полуфабрикатов для недопущения повторного приобретения... Цеховики предоставляют акты в бухгалтерию , в снабжение информации не дают...

Какие могут быть вопросы? Должны? - должны. Предоставляют? - нет.

З.Ы. Но если честно, то по шапке получить должен руководитель снабженцев. За служебное несоответствие...

[Швецова Татьяна]

Спасибо вам Константин я с Вами полностью согласна.

[Павел Смотров]

Спасибо вам Константин я с Вами полностью согласна.

Татьяна, у меня к Вам просьба, расскажите как довели до руководства и чем закончилось.

[Швецова Татьяна]

О данном несоотвествии довели до руководителя предприятия, руководителя подразделения посредством Отчета
О НЕСООТВЕТСТВИЯХ, ВЫЯВЛЕННЫХ ПРИ ВНУТРЕННЕЙ ПРОВЕРКЕ. Ежемесячно по имеющимся несоотвествиях я предоставляю Справку Генеральному директору, а тот в свою очередь влияет на выполнение мероприятий в сроки, установленные руководителем отдела снабжения.А чем все закончилось еще не знаю, когда подойдут сроки устранения несоотвествий могу с уверенность только сказать стремиться ли наше руководство к улучшениям. Но вообще по моим наблюдениям, я ведь не первый раз провожу аудит отдела снабжения, обстановка желает лучшего,но несмотря на это мелкими шажками, но улучшается и это хоть чуть-чуть, но радует.

[Нина Викторовна]

Добрый день, уважаемые коллеги.
У меня тоже возникла спорная ситуация при проведении аудита в отделе закупок. Я работаю в государственном бюджетном учреждении здравоохранения и закупка соответствующих медикаментов, расходных материалов и обрудования осуществлеяется в соответствии с ФЗ 94, следовательно, не о какой оценке поставщиков (пусть даже каких-то хозяйственных материалов или услуг), а тем более переоценке отдел материально-технического снабжения и думать не хочет. Отдел сформулировали недавно (еще и года нет его существованию) и для того, чтобы при внешнем аудите соответствовать п. 7.4.1 заставили эту оценки делать соответственно ХОЗ-отделу (фактически они взаимодействуют с поставщиками), так вот спустя время и придя в ХОЗ-отдел с аудитом они также показывают эту оценку, на вопрос почему и зачем они это делают, у нас же есть отдел закупки, сотрудники не могут сказать, просто заставили и все. Как доказать, что этим должен заниматься недавно возникщий отдел закупок??? Я уверенна, что при ресертификации, прийдя в отдел закупок и не увидя обязательной записи "Оценка поставщиков" внешние аудиторы обязательно зададут вопрос....

[Кольцов Олег]

уверенна, что при ресертификации, прийдя в отдел закупок и не увидя обязательной записи "Оценка поставщиков" внешние аудиторы обязательно зададут вопрос....

Нина! Даю два варианта ответа:
1. Внешним аудиторам показывается п.1 ИСО 9001 и говорится что в СМК прежде всего выполняются требования ФЗ и оценка поставщиков производится при тендере.
2. Вы вообще не понимаете как это частная, абсолютно не имеющая никакой ответственности организация (не путать ее с гражданским обществом!), которая тоже должна была быть выбрана на таком же тендере как организация, продающая свои услуги государству, дает оценку работы государственного бюджетного учреждения за деньги этого бюджетного учреждения.