Уменьшение бумажного документооборота

Опыт, ошибки, подводные камни

Модераторы: Михаил Шустер, Александр Карбаинов

Re: Уменьшение бумажного документооборота

Сообщение Михаил Шустер » 13 май 2014, 16:47

Влад Аникин писал(а):Понятно, сферический конь в вакууме

Странное заявление. Сферическое и вакуумное. Нехорошо
Аватара пользователя
Михаил Шустер
Модератор
Модератор
 
Сообщения: 7120
Зарегистрирован: 19 янв 2012, 10:30
Откуда: южноукраинск
Благодарил (а): 351 раз.
Поблагодарили: 729 раз.

Re: Уменьшение бумажного документооборота

Сообщение Влад Аникин » 13 май 2014, 16:51

Что то у меня нет правки сообщения. Добавлю здесь:
Показываю пример электронной базы доков на сайте. Конечно на этом сайте старые уже много лет не правленные доки, а в реале все доки проверялись дважды в год и всем предприятиям отрасли разрешалось работать по ним, не смотря в шкафы с пыльными экземплярами. Впрочем на сайте показан очень небольшой кусок всей этой базы электронных документов.
Влад Аникин
 

Re: Уменьшение бумажного документооборота

Сообщение Влад Аникин » 13 май 2014, 16:53

Михаил Шустер писал(а):
Влад Аникин писал(а):Понятно, сферический конь в вакууме

Странное заявление. Сферическое и вакуумное. Нехорошо

Это классика
Для меня все рассуждения об абстрактной эффективности именно такой конь.
Влад Аникин
 

Re: Уменьшение бумажного документооборота

Сообщение Михаил Шустер » 13 май 2014, 17:34

Влад Аникин писал(а):Для меня все рассуждения об абстрактной эффективности именно такой конь

Я таковых не углядел. Тема неплохая, актуальная. Многие наплодили бумаг, подошли к переосмыслению, можно пытаться помочь. Думаю, может программку какую замутить для ревизии? Не для учета и доступа документов, а именно для инвентаризации требований. Юлия Мадорская продвигает, но там слишком хорошо, огромная область применения и потому слишком сложно; ключевое слово "трассировка требований". Моя идея - "проекции смысловых областей документов на шаблоны деревьев", просто и технологично
Аватара пользователя
Михаил Шустер
Модератор
Модератор
 
Сообщения: 7120
Зарегистрирован: 19 янв 2012, 10:30
Откуда: южноукраинск
Благодарил (а): 351 раз.
Поблагодарили: 729 раз.

Re: Уменьшение бумажного документооборота

Сообщение Влад Аникин » 13 май 2014, 17:43

Михаил Шустер писал(а):Моя идея - "проекции смысловых областей документов на шаблоны деревьев", просто и технологично

Это алгоритм работы поисковых систем в инете. Абстрактно - типичный сферический конь в вакууме. Вопрос более философский, чем практический, требуется хороший теоретик, а здешний яйцеголовый скорее всего даже не поймет глубинной сути этой проекции
Влад Аникин
 

Re: Уменьшение бумажного документооборота

Сообщение Константин Стрюков » 13 май 2014, 18:31

Михаил Шустер писал(а):Моя идея - "проекции смысловых областей документов на шаблоны деревьев", просто и технологично

Имеете в виду вручную, при подготовке документа грубо говоря тэги расставлять? Потому что если говорить об автоматической обработке массива, то это не очень просто (точнее, совсем-совсем непросто). Но вообще на одну интересную идею вы меня натолкнули, Михаил... :)
Константин Стрюков
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 2828
Зарегистрирован: 03 мар 2005, 12:23
Откуда: Киев
Благодарил (а): 14 раз.
Поблагодарили: 73 раз.

Re: Уменьшение бумажного документооборота

Сообщение Максим Романский » 13 май 2014, 18:40

Виталий Эйнула писал(а):Какие документы нужны именно в бумажном виде для пользователя?

Для пользователя в бумажном виде нужны те документы, которых у него нет в электронном виде. Либо вообще у него отсутствует доступ к эл.базе данных. Например, рабочему за станком (если он не оснащен компьютером) нужна бумажная копия техпроцесса.

Если вопрос ставится так: Какие документы нужны именно в бумажном виде?
то на него уже ответили
В бумажном виде нужны документы, которые нужны по требованиям законодательства или клиента

+ требования, принятые организацией как обязательные, например, путем добровольной сертификации, декларирования, аккредитации и др.
Еще как пример: в оборонке куча документов согласовывается с ВП. В МО РФ пока цифровых подписей нет.Поэтому все документы, подлежащие согласованию с ВП, д.б. исполнены на бумажных носителях. Ну еще есть требования к бумажному архивному хранению на случай мобилизации.

Михаил Шустер писал(а):Я где-то не раз выступал по поводу организации каталогов знаний. Уменьшение документов начинается с упорядочения в тех, что есть. Как правило, после этого находим множество дублей по мелочам и кучу пустот в самых нужных местах

Да, я проводил такие чистки документов. На одном заводе из 230 СТП СМК выкинул порядка 60 (ввиду дублирования, фактического прекращения некоторых видов деятельности и др.).
Максим Романский
 

Re: Уменьшение бумажного документооборота

Сообщение Михаил Шустер » 13 май 2014, 21:48

Константин Стрюков
Ключ - "смысловая область", т.е. выделенный фрагмент, содержащий законченную мысль. Пару слов, предложений, абзацев... можно последовательно, углубляя в итерациях. Фрагменту дают имя, которое можно проецировать на разные деревья - разрезы или страты. В проекте это было имя нижней ветви
То есть "читатель", обязан прочитать документ по правилам, тем самым встроив его в систему. Администратор поддерживает деревья, создает шаблоны и регулирует очередь на чтение. Эксперт выполняет слияние дублей. Число "читателей" неограниченно, узкое место - администратор. Эксперты боятся кромсать, за ними надо прибирать
Автоматически такое невозможно
Можно сказать тэг, но считаю, несколько не он. Фрагмент имеет четкие границы и жесткую связь с ветвями
Аватара пользователя
Михаил Шустер
Модератор
Модератор
 
Сообщения: 7120
Зарегистрирован: 19 янв 2012, 10:30
Откуда: южноукраинск
Благодарил (а): 351 раз.
Поблагодарили: 729 раз.

Re: Уменьшение бумажного документооборота

Сообщение Екатерина Михалыч » 14 май 2014, 07:43

Мне кажется, Михаил, Вы описываете что-то типа базы знаний.
Разница между теорией и практикой на практике больше,чем в теории
Аватара пользователя
Екатерина Михалыч
 
Сообщения: 1034
Зарегистрирован: 12 окт 2009, 15:29
Благодарил (а): 43 раз.
Поблагодарили: 71 раз.

Re: Уменьшение бумажного документооборота

Сообщение Михаил Шустер » 14 май 2014, 08:12

Екатерина Михалыч писал(а):Мне кажется, Михаил, Вы описываете что-то типа базы знаний

Не скрываю, прямым текстом Knowledge Management говорил :)
Я же говорю, "документы" вторичны, они только носители. Первична информация
Смысл документов или записей - знания или свидетельства
Соответственно, задача уменьшить документооборот глубоко вторична. Первично - разобраться с необходимыми и имеющимися знаниями
К Нонака и Такеучи дружески не отсылаю :)
Аватара пользователя
Михаил Шустер
Модератор
Модератор
 
Сообщения: 7120
Зарегистрирован: 19 янв 2012, 10:30
Откуда: южноукраинск
Благодарил (а): 351 раз.
Поблагодарили: 729 раз.

Re: Уменьшение бумажного документооборота

Сообщение Екатерина » 15 май 2014, 08:28

Здравствуйте!
Есть вопрос, касаемый не уменьшению бумажного докуметооборота, но во всё же...
На предприятии существует ряд стандартов, посвященный управлению документацией и записями по качеству. Но сейчас появилась задача разработать документ, который будет регламентировать технологию работы с документами в учреждении: правила, приемы, этапы создания документов, порядок работы с ними и т.д. Стоит вопрос что лучше разработать: стандарт предприятия или инструкцию по делопроизводству? Я склоняюсь к стандарту предприятия, т.к. пункты по делопроизводству отражены в ИСО 9001. Подскажите, пожалуйста, как в Вашей организации это оформлено?

Удалена за нарушение правил форума при регистрации
Администратор.
Екатерина
 

Re: Уменьшение бумажного документооборота

Сообщение Михаил Шустер » 15 май 2014, 08:38

Екатерина
никакой разницы, как нравится-так и назовете. Главное-что внутри
Аватара пользователя
Михаил Шустер
Модератор
Модератор
 
Сообщения: 7120
Зарегистрирован: 19 янв 2012, 10:30
Откуда: южноукраинск
Благодарил (а): 351 раз.
Поблагодарили: 729 раз.

Re: Уменьшение бумажного документооборота

Сообщение Расимова Руфина » 01 июл 2014, 08:53

Ну и я внесу свои пять копеек)
На предыдущем месте работы у меня почти все документы были в бумажном виде. Меня это откровенно говоря напрягало, а все потому что при переиздании документа нужно было тут же менять версии на актуальные, а это изъятие предыдущих версий, копирование итд. При этом было жалко бумагу...а бумажный документооборот преобладал над электронным исключительно с целью удовлетворения аудиторов и специалистов предприятия. а именно производственников которые привыкли к такому документообороту. Люди старой закалки привыкли воспринимать как документ именно бумажные версии.
Сейчас я работаю на другом предприятии, большая часть документов и записей, таких как инструкции, журналы, у нас в электронном виде. И что самое приятное, аудиторов вполне это устраивает. Естественно там свои пароли и правила актуализации документов. пока проблем явных не было. А так, жизнь покажет)
Расимова Руфина
 
Сообщения: 532
Зарегистрирован: 01 май 2007, 11:05
Откуда: Казань
Благодарил (а): 24 раз.
Поблагодарили: 19 раз.

Re: Уменьшение бумажного документооборота

Сообщение Надежда Лихова » 01 июл 2014, 10:47

Расимова Руфина писал(а): с целью удовлетворения аудиторов и специалистов предприятия.

Ну, скажем так, именно этим аудиторов удовлетворить крайне сложно, потому как им до высокого фонаря, в бумажном или электронном виде у Вас документы. Надо только доказать, что они у Вас управляются.
Поэтому производственники - да, согласна, приходится переламывать периодически. А вот аудиторов удовлетворять придется чем-то более достойным )))))
Не достигнув желаемого, сделайте вид, что желали достигнутого. Мишель Монтень.
Надежда Лихова
 
Сообщения: 935
Зарегистрирован: 08 янв 2014, 21:33
Благодарил (а): 411 раз.
Поблагодарили: 53 раз.

Re: Уменьшение бумажного документооборота

Сообщение Андрей Михельсон » 01 июл 2014, 11:58

Надежда Лихова писал(а): А вот аудиторов удовлетворять придется чем-то более достойным )))))

Расимова Руфина писал(а): И что самое приятное, аудиторов вполне это устраивает.

вот, всем приятно)))
А если серьезно, то:
бумага, электроника - это всего лишь носители информации. И аудитору интересно то, как с этой информацией управляются. Ее наличие, легкость поиска, неискажение... и т.д.
Андрей Михельсон
 

Re: Уменьшение бумажного документооборота

Сообщение Виталий Эйнула » 01 июл 2014, 12:02

Скажем в атомной промышленности срок хранения некоторых записей равен сроку эксплуатации АЭС-50 лет, какова будет реакция аудитора если я управляю этими записями в электронном виде?
Аватара пользователя
Виталий Эйнула
 
Сообщения: 4277
Зарегистрирован: 31 авг 2012, 14:56
Благодарил (а): 100 раз.
Поблагодарили: 149 раз.

Re: Уменьшение бумажного документооборота

Сообщение Расимова Руфина » 01 июл 2014, 18:18

Надежда Лихова писал(а):
Расимова Руфина писал(а): с целью удовлетворения аудиторов и специалистов предприятия.

Ну, скажем так, именно этим аудиторов удовлетворить крайне сложно, потому как им до высокого фонаря, в бумажном или электронном виде у Вас документы. Надо только доказать, что они у Вас управляются.
Поэтому производственники - да, согласна, приходится переламывать периодически. А вот аудиторов удовлетворять придется чем-то более достойным )))))

ну это знаете, с каким аудитором работать. Мне приходилось общаться с аудиторами с разных органов по сертификации. И уж поверьте мне, порой было легче согласиться с каким-нибудь небольшим бредом...
Расимова Руфина
 
Сообщения: 532
Зарегистрирован: 01 май 2007, 11:05
Откуда: Казань
Благодарил (а): 24 раз.
Поблагодарили: 19 раз.

Re: Уменьшение бумажного документооборота

Сообщение Надежда Лихова » 01 июл 2014, 22:14

Расимова Руфина писал(а):ну это знаете, с каким аудитором работать. Мне приходилось общаться с аудиторами с разных органов по сертификации. И уж поверьте мне, порой было легче согласиться с каким-нибудь небольшим бредом...

Когда-то да, было легче. Сейчас интереснее сцепиться, особенно когда понимаешь, что аудитор не прав и блефует, а несоответствия однозначно не будет, тогда очень интересно поцепляться и пофилософствовать. И время быстрее бежит )))))
Не достигнув желаемого, сделайте вид, что желали достигнутого. Мишель Монтень.
Надежда Лихова
 
Сообщения: 935
Зарегистрирован: 08 янв 2014, 21:33
Благодарил (а): 411 раз.
Поблагодарили: 53 раз.

Re: Уменьшение бумажного документооборота

Сообщение Максим Романский » 01 июл 2014, 22:56

Виталий Эйнула писал(а):Скажем в атомной промышленности срок хранения некоторых записей равен сроку эксплуатации АЭС-50 лет, какова будет реакция аудитора если я управляю этими записями в электронном виде?

В военке так же. Но это отраслевые требования, аудитор СМК тут не при чем.
Максим Романский
 

Re: Уменьшение бумажного документооборота

Сообщение Андрей Михельсон » 02 июл 2014, 05:59

Надежда Лихова писал(а):аудитор не прав и блефует

а откройте новую тему))
Андрей Михельсон
 

Пред.След.

Вернуться в Практика внедрения СМК

Кто сейчас на конференции

Сейчас этот форум просматривают: нет зарегистрированных пользователей и гости: 6