Уменьшение бумажного документооборота

[Виталий Эйнула]

Тема возникла на основе данного поста, а также моих личных убеждениях, что бумажные документы, такие как стандарты предприятий и инструкции в настоящее время утрачивают свои позиции, с точки зрения ценности для пользователей.
Хотелось бы обсудить такие моменты:
Какие документы нужны именно в бумажном виде для пользователя?
Как и с помощью каких инструментов можно минимизировать количество бумажных стандартов и инструкций ,в каких случаях?
Почему пользователь перестал пользоваться документом или почти не пользуется.
Что затратней: бумажный документооборот или автоматизированная система
Почему я считаю, что стандартами и инструкциями перестали пользоваться.

[Наталия Голубева]

Продолжим?
В бумажном виде нужны документы, которые нужны по требованиям законодательства или клиента. Все остальное, при наличии хороших систем, можно иметь только в электронном виде. Некоторые системы позволяют электронный документ сконвертировать, скажем, в PDF формат, соответственно, при необходимости получить в бумажном виде.
Так же документы, получаемые в бумажном виде (например, подписаные договора) можно сканировать и загружать в систему.
В чем, на мой взгляд, огромное преимущество электронных документов и систем - их можно линковать (делать ссылки). Можно делать ссылки на один и тот же документ с различных страниц, не дублируя описание, как пришлось бы делать в случае бумажного документа. Электронный документ (страница) может "собираться" из различных независимых частей, собирая в одном месте всю необходимую информацию в различных разрезах.

[Наталия Голубева]

Про затратную часть. Это как со стоимостью качества или стоимостью управления рисками - легко подсчитать расходную часть, трудно - сэкономленную. Так и с системами - затраты - как правило, очевидны, лицензии для коммерческого использования + человеческий ресурс для администрирования. В чем преимущества, на чем экономим - более совершенный контроль на процессами, меньше забытых заданий и потерь из-за несостыковок и человеческого фактора, меньше хаоса - предсказуемей результаты, наглядней оборот и объем работ, плюс эффективность и скорость.

[Виталий Эйнула]

Все остальное, при наличии хороших систем, можно иметь только в электронном виде.

Наталия, тут ограничение - "при наличии хороших систем", это значит в каком состоянии система?

В бумажном виде нужны документы, которые нужны по требованиям законодательства или клиента

расшифруем. Откуда вытекают такие документы? как правила это договор поставки, а если взять выше - конкурсы, где прописывают ряд документов, например:ТУ, ГОСТ, ТЗ, РД, НП, выписки из ГР (ЮЛ, П... ), структуры, сертификаты соответствия и лицензии на вид деятельности, какие еще? Уже из этих документов матрешкой вылезают документы следующего уровн..

[Михаил Шустер]

Основной тезис: когда человек знает, что надо делать, ему документы не нужны. Максимум чек-лист, чтоб чего-то случайно не забыть
Документы много нужны, когда человек учится. Но тут лучше говорить не о "документах", а о системах управления знаниями
Учиться ему нужно при вступлении в новую должность и при изменениях сложившегося порядка
В первом случае он пользуется документами, пока не решит, что хватит. Во втором работает какая-то система оповещений, подсказками которой он может пренебречь либо потому, что она плохо устроена, либо когда он решил, что безмерно крут. В изменениях легко запутаться, когда их слишком много, они плохо структурированы и нечетко подаются через оповещения
Перечисленное нужно закладывать в идеологию управления документами
Причем перед глазами всегда нужно иметь правильную модель. Только замшелый перфекционист будет читать документы перед каждым актом совершения единицы работы. Нормальные люди так не делают. Поэтому нужно думать о всяких фишках: лампочках, напоминалках, чек-листах, выкопировках, дайджестах и т.п.

[Виталий Эйнула]

Учиться ему нужно при вступлении в новую должность и при изменениях сложившегося порядка

Документы много нужны, когда человек учится.

все правильно.
Сложился так же порядок, при котором документ нужен и вынимается из стола- при выявлении проблемы и разбора в полномочиях

[Роман Озеранский]

Тема возникла на основе данного поста, а также моих личных убеждениях, что бумажные документы, такие как стандарты предприятий и инструкции в настоящее время утрачивают свои позиции, с точки зрения ценности для пользователей.

Не понял, а с чего вдруг возникло мнение, что стандарты предприятий и инструкции - это бумажные документы (в смысле на бумажном носителе)? Любые документы могут быть на любом носителе. Поэтому говорить о том, что стандарты предприятий и инструкции утрачивают позиции, я бы не торопился.

[Наталия Голубева]

Все остальное, при наличии хороших систем, можно иметь только в электронном виде.

Наталия, тут ограничение - "при наличии хороших систем", это значит в каком состоянии система?

В бумажном виде нужны документы, которые нужны по требованиям законодательства или клиента

расшифруем. Откуда вытекают такие документы? как правила это договор поставки, а если взять выше - конкурсы, где прописывают ряд документов, например:ТУ, ГОСТ, ТЗ, РД, НП, выписки из ГР (ЮЛ, П... ), структуры, сертификаты соответствия и лицензии на вид деятельности, какие еще? Уже из этих документов матрешкой вылезают документы следующего уровн..

Значит, в первую очередь, выбрана система максимально гибко конфигурируемая и имеющая минимум ограничений. Например, система, к которой можно докупать отдельную функциональность по необходимости (plug-in). Во-вторых, это продуманная конфигурация - группы пользователей и права, конфигурация параметров системы, продуманая структура системы, алгоритмы.

[Виталий Эйнула]

Не понял, а с чего вдруг возникло мнение, что стандарты предприятий и инструкции - это бумажные документы (в смысле на бумажном носителе)? Любые документы могут быть на любом носителе. Поэтому говорить о том, что стандарты предприятий и инструкции утрачивают позиции, я бы не торопился.

речь идет именно о бумажных, и о том, что бумажные утрачивают интерес пользователей

[Влад Аникин]

Продолжим?

Изобретать велосипед? Лучше посмотрите - система международного электронного документооборота транспортных договоров и приложений к ним.

[Виталий Эйнула]

Продолжим?

Изобретать велосипед? Лучше посмотрите - система международного электронного документооборота транспортных договоров и приложений к ним.

там есть ответы на эти вопросы:
Какие документы нужны именно в бумажном виде для пользователя?
Как и с помощью каких инструментов можно минимизировать количество бумажных стандартов и инструкций ,в каких случаях?
Почему пользователь перестал пользоваться документом или почти не пользуется.
Что затратней: бумажный документооборот или автоматизированная система

[Михаил Шустер]

Гммм... да неправильно же. Не о том. Не там собака зарыта
И вопрос неправильный. Какая разница, бумажный оборот или гранитный. Проблема в обороте информации
Если в этом обороте циркулируют лишние данные, растет энтропия, что проявляется в виде множества муды
Чтобы документами пользовались, их должно быть мало. Но не число документов надо уменьшать, а объем информации
Грубо говоря, если в 500 страничном документе человеку надо 3 страницы, это муда? Смотря как посмотреть. Для него - однозначно да, поэтому вопрос решается персонализацией - по русски, выкопировкой. Или организацией доступа в АСУ только к своим фрагментам, как, скажем, в Лотусе. Если вся организация потребляет 40 страниц из 500, значит нужно применить метод товарища Прокруста, ободрав ненужное
Я где-то не раз выступал по поводу организации каталогов знаний. Уменьшение документов начинается с упорядочения в тех, что есть. Как правило, после этого находим множество дублей по мелочам и кучу пустот в самых нужных местах

[Виталий Эйнула]

Чтобы документами пользовались, их должно быть мало. Но не число документов надо уменьшать, а объем информации

Хорошее замечание.

Уменьшение документов начинается с упорядочения в тех, что есть.

как распознать нужен документ или нет, подлежит он "сокращению" или как.
пока на ум приходит дублирование, а что еще может быть? если убрать документ, результат деятельности (который он описывает)не пострадает?

[Михаил Шустер]

как распознать нужен документ или нет, подлежит он "сокращению" или как

Есть технология. Я ее в свое время изобрел под проект, но наверняка есть стандартная
Тема называется СУЗ или Knowledge Management System

[Наталия Голубева]

Продолжим?

Изобретать велосипед? Лучше посмотрите - система международного электронного документооборота транспортных договоров и приложений к ним.

Мы не изобретаем системы, я тоже могу десяток ссылок на готовые системы для разных целей набросать, мы говорим о том, что система решает (помогает решать), сколько это стоит и в чем может быть залог эффективности.

[Влад Аникин]

мы говорим о том, что система решает (помогает решать), сколько это стоит и в чем может быть залог эффективности.

Понятно, сферический конь в вакууме.

[Виталий Эйнула]

я например перевел множество журналов в электронный вид.. при этом иногда люди наделенные правами на просмотр не хотят ими пользоваться и вместо того ,чтобы посмотреть и сделать выводы, спрашивают каждый раз меня, файл лежит в общей корпоративной сети. т.е для них вернее спросить у владельца информации, чем посмотреть в сети. чем это может быть обусловлено?

[Виталий Эйнула]

мы говорим о том, что система решает (помогает решать), сколько это стоит и в чем может быть залог эффективности.

Понятно, сферический конь в вакууме.

Влад, у вас вероятно нет проблем с пыльными СТО, СТП, инструкциями, заключениями и журналами.

[Наталия Голубева]

На мой взгляд, говорить о документах в общем это очень расплывчато. Есть документы системы качества - политики, стандарты, процессы, процедуры, инструкции и т.д., есть документы имеющие юридическиую силу- договора, приложения к ним, акты сдачи-приемки, и т.д., есть проектная документация (как документы для клиентов, так и внутренние), есть финансовая, есть документация необходимая для поддержки деятельности фирмы (закупки, отдел кадров, и т.д.). Покрыть все одними утверждениями не возможно.

Давайте на примере по упрощению документации процесса описывающего ведение проектов. Есть процесс, описывающий методологию ведения проектов, с ссылками на применяемые стандарты, с перечнем обязательных артефактов (ссылки на бланки и чеклисты), с описанием ролей и их обязанностей, с ссылкой на граничащие процессы (управление портфолио проектов, и т.п.), ссылками на более подробные процедуры и инструкции для конкретных шагов процесса, ссылками на используемые инструменты, с перечнем возможных отступлений от процесса (must-haves & tailoring). Далее, есть набор процедур и инструкций, пошагово описывающих фазы процесса, как: открытие проекта, планирование проекта, мониторинг и контроль проекта, процедура поставки, передача ответственности, закрытие проекта. Из каждой фазы - ссылки на те же самые источники - бланки, инструменты, чеклисты (не дублируем, ссылки на те же источники). Все - в электронном виде. Поиск рулит.
Теперь сама проектная документация: две группы документов - для руководства проектами (договора, планы, отчеты, риски, бюджеты и прочие) и техническая (спецификации, технические задания, результаты тестирования/проверок, пользовательская документация, материалы для обучения и т.п.). Большая часть документов вполне может быть в электронном виде, собрана на страницах /папках проектов методом тех же ссылок в стандартизированной системе каталога (бланк структуры типового проекта). Бумажным остается минимум, ограниченный требованиями законодательства и клиента, и большая часть этого бумажного оборота может сканироваться и в электронном виде прикладываться ссылками к той же странице проекта, а бумажные оригиналы - в архив. В итоге имеем: электронные документы в СМК и типовую страницу для каждого проекта с электронными и переведенными в электронный формат копиями. Все в одном месте, всем удобно, все знают что где искать.

[Влад Аникин]

[offtopic]

мы говорим о том, что система решает (помогает решать), сколько это стоит и в чем может быть залог эффективности.

Понятно, сферический конь в вакууме.

Влад, у вас вероятно нет проблем с пыльными СТО, СТП, инструкциями, заключениями и журналами.

У меня нет по этому вопросу ни малейших проблем. Еще лет 10 назад пришлось участвовать в создании электронной базы всех нормативных доков отрасли в качестве руководителя по паре направлений. Вся база - десятки тысяч доков всех уровней (от законов и международных конвенций до техописаний и альбомов схем, в том числе куча ГОСТов и ОСТов), лично у меня только список очередного обновления названий новых включаемых доков был более чем на 40 страницах. [/offtopic]