Уменьшение бумажного документооборота

Опыт, ошибки, подводные камни

Модераторы: Михаил Шустер, Александр Карбаинов

Re: Уменьшение бумажного документооборота

Сообщение Расимова Руфина » 02 июл 2014, 08:29

Надежда Лихова писал(а):Когда-то да, было легче. Сейчас интереснее сцепиться, особенно когда понимаешь, что аудитор не прав и блефует, а несоответствия однозначно не будет, тогда очень интересно поцепляться и пофилософствовать. И время быстрее бежит )))))

Если бы я хотела удовлетворить только свои амбиции и потешить свое самолюбие, то вполне да)) но так как я представляю интересы компании, то приходится порой наступать на свое "Я" и соглашаться. Это что касается несущественных мелочей. Если бы речь шла о чем-то более существенном, то конечно я бы поспорила и мне приходилось это делать и не раз. Да, приятно когда аудитор говорит "да, хорошо, делайте как вам удобно, это лишь мои рекомендации", но при этом смотрит так зловеще, типа я еще отыграюсь. так и выходит потом. Поэтому по своему опыту говорю, порой лучше согласиться в мелочах.
Расимова Руфина
 
Сообщения: 532
Зарегистрирован: 01 май 2007, 11:05
Откуда: Казань
Благодарил (а): 24 раз.
Поблагодарили: 19 раз.

Re: Уменьшение бумажного документооборота

Сообщение Надежда Лихова » 02 июл 2014, 10:56

Расимова Руфина писал(а):Если бы я хотела удовлетворить только свои амбиции и потешить свое самолюбие, то вполне да)) но так как я представляю интересы компании, то приходится порой наступать на свое "Я" и соглашаться.

Согласна-согласна. :) Не без компромисса внутреннего и внешнего все происходит. Поэтому не зарекаюсь и никогда не говорю "Никогда". На радость Роману - надо будет слегка просесть на пользу предприятию - конечно, просяду.
Андрей Михельсон писал(а):
Надежда Лихова писал(а):аудитор не прав и блефует

а откройте новую тему))

А вдруг мой ОС или аудитор прочитает?
Расимова Руфина писал(а):но при этом смотрит так зловеще, типа я еще отыграюсь. так и выходит потом.

поэтому не рискну. Жисть такая штука непредсказуемая)))
Не достигнув желаемого, сделайте вид, что желали достигнутого. Мишель Монтень.
Надежда Лихова
 
Сообщения: 935
Зарегистрирован: 08 янв 2014, 21:33
Благодарил (а): 411 раз.
Поблагодарили: 53 раз.

Re: Уменьшение бумажного документооборота

Сообщение Андрей Михельсон » 02 июл 2014, 15:33

Надежда Лихова писал(а):А вдруг мой ОС или аудитор прочитает?

да они сюда не ходят! А мы никому не скажем
Андрей Михельсон
 

Re: Уменьшение бумажного документооборота

Сообщение Максим Романский » 02 июл 2014, 18:52

Расимова Руфина писал(а):но при этом смотрит так зловеще, типа я еще отыграюсь. так и выходит потом

Где вы таких аудиторов то находите? Я работаю с ведущими российскими ОС, никаких проблем, лояльны. Главное бабки платить в кассу ))
Максим Романский
 

Re: Уменьшение бумажного документооборота

Сообщение Расимова Руфина » 04 июл 2014, 11:40

Максим Романский писал(а):
Расимова Руфина писал(а):но при этом смотрит так зловеще, типа я еще отыграюсь. так и выходит потом

Где вы таких аудиторов то находите? Я работаю с ведущими российскими ОС, никаких проблем, лояльны. Главное бабки платить в кассу ))

За мой период работы в этой сфере, я общалась с очень разными аудиторами. как с адекватными. так и не с очень адекватными. Всякое бывало.
Расимова Руфина
 
Сообщения: 532
Зарегистрирован: 01 май 2007, 11:05
Откуда: Казань
Благодарил (а): 24 раз.
Поблагодарили: 19 раз.

Re: Уменьшение бумажного документооборота

Сообщение Alina Shustova » 11 апр 2016, 11:13

Добрый день! а не подскажите ли, как правильно все это регламентировать в процедуре по управлению документами? Очень хочу облегчить себе работу и часть рассылки копий осуществлять в электронном виде (СЭД у нас нет и не предвидится). Если прописать так, не возникнет ли у проверяющих дополнительных вопросов к нам:
1. После получения оригинала ВД/ВНД инженер по ИСМ регистрирует ВД/ВНД, проставляет печать «Контрольный экземпляр», сканирует документ, переводит в формат pdf. и осуществляет доведение документа (не позднее 2 рабочих дней с момента утверждения документа) до пользователей следующими способами (перечень пользователей определяется ОИ, исходя из области распространения документа):
- Размещение документов на файловом сервере Завода - доступ к файловому серверу для размещения ВД/ВНД, систематизации и актуализации документов обеспечивается только И ИСМ. ОИТ устанавливается режим доступа к файловому серверу, исключающий возможность внесения изменений пользователями в размещенные электронные версии документов.
О размещении соответствующего документа/ изменений к документу на файловом сервере И ИСМ извещает пользователей посредством сообщения по электронной почте. В сообщении в обязательном порядке указывается полное наименование документа, дата утверждения, номер редакции и электронная ссылка для облегчения поиска документа на файловом сервере. Также к сообщению может прикрепляться сканированная версия документа.
При необходимости работник может самостоятельно распечатать электронную версию ВД/ВНД и использовать ее как информационную без специального учета. Обязательным требованием при этом является наличие на титульном листе распечатанного документа записи: «распечатано дата распечатки документа, Ф.И.О. производившего распечатку документа работника».
- Рассылка документов на бумажном носителе для пользователей, не имеющих доступа к файловому серверу – ОИ обеспечивает тиражирование и распространение бумажных копий документов пользователям, не имеющим доступа к файловому серверу. Каждой копии присваивается номер, который проставляется на титульном листе «Экз.№___». Учет копий ведется в оригинале Листа ознакомления и рассылки документа.
Копии ВД/ВНД у должностных лиц должны храниться в соответствии с п. 7.4. настоящей Процедуры.
2. Ответственность за ознакомление и исполнение требований ВД/ВНД несет работник Завода. Контроль исполнения требований документов на местах обеспечивает руководитель подразделения.
Примечание: для обеспечения дополнительного контроля осведомленности исполнителей о ВД/ВНД МСП/РСП могут собрать личные подписи работников после ознакомления с электронными/бумажными версиями документов в Листе рассылки и ознакомления данного документа. В случае оформления Листа рассылки и ознакомления для электронного документа, достаточно распечатать только сам Лист рассылки и ознакомления.
спасибо за ответ!
Alina Shustova
 

Re: Уменьшение бумажного документооборота

Сообщение Сергей Трофимов » 11 апр 2016, 11:52

1. Документ утверждается и регистрируется в журнале.
2. Документ сканируется и его эл. копия в ПДФ размещается в определенной папке на сервере.
3. Оригинал документа или у разработчика на хранении или где вам удобно (просто отразите порядок хранения в процедуре)
4. Разработчик документа создает в оутлуке информационное письмо, что вышел такой-то документ, где он находится, краткое содержание. Отправляет это письмо тем, кому оно предназначено.
5. В Процедуре Упр-е документацией пропишите, что сотрудники обязаны ознакамливаться с поступающей почтой. И добавьте что, отправка письма с эл.ящика организации приравнивается к тому, что получатель ознакомлен с письмом (можете подтверждение о прочтении включить и собирать их к отправленному).

Что получаем: Бумажными копиями управлять не надо, кому надо расспечатает себе с с ервера. Выйдут изменения/дополнения в документ - от разработчика выйдет соответствующее инфо письмо, сотрудник сам аннулирует свою копию и расспечатает актуальное. Бегать по сотрудникам с листом ознакомления не надо, все знают, что получил письмо по почте - значит ознакомлен (даже если он его и не прочитает, это будет его проблемой и он за это несет ответственность).
Все чисто, без шума и пыли...)))
Сергей Трофимов
 
Сообщения: 1378
Зарегистрирован: 22 авг 2014, 08:19
Благодарил (а): 52 раз.
Поблагодарили: 17 раз.

Re: Уменьшение бумажного документооборота

Сообщение Alina Shustova » 14 апр 2016, 06:01

Сергей Трофимов Точно, 5ый пункт мне очень жизнь облегчит! спасибо большое!!!
Alina Shustova
 

Пред.

Вернуться в Практика внедрения СМК

Кто сейчас на конференции

Сейчас этот форум просматривают: нет зарегистрированных пользователей и гости: 2