Надежность электронного документооборота

Опыт, ошибки, подводные камни

Модераторы: Михаил Шустер, Александр Карбаинов

Надежность электронного документооборота

Сообщение Иванов Иван » 28 апр 2015, 11:26

В Процедуре управление документацией принято, что если выходит регламентирующий документ или приказ, его разработчик передает офис-менеджеру, которая делает рассылку информационного письма о том, что документ вводится в действие (или изменение), папку где он находится, с какого момента он вступает в силу и т.п. Это информационное письмо она отправляет через Outlook получателям, у которых Outlook настроен на отправку подтверждения о получении. Таким образом к офис-менеджеру поступают подтверждения. Мы всегда можем просмотреть кому какой документ был отправлен и по этому-же списку отправить изменения. Плохо то, что ничто не мешает пользователю убрать галку в Outlook и тогда он письмо прочтет а у офис-менеджера подтверждения не будет. Это может привести к тому, что сотрудник заявит, что он с приказом ознакомлен не был и в чем-то там не его вина.И т.к. у офис-менеджера не будет от данного адресата подтверждения о получении, получится что он прав и к нему нельзя предъявить претензии. Как у вас налажен контроль за рассылкой документов и получением подтверждения? Не хочется возвращаться к бумажному "бегунку"....
Иванов Иван
 
Сообщения: 1156
Зарегистрирован: 18 фев 2014, 10:14
Благодарил (а): 85 раз.
Поблагодарили: 17 раз.

Re: Надежность электронного документооборота

Сообщение Роман Озеранский » 28 апр 2015, 11:32

А в чем тут проблема, установить что ответственность за ознакомление лежит на пользователе, который обязан ознакомиться в течении рабочего дня. Если от него за это время не пришел ответ, это его проблемы, стоит там у него галка или не стоит.
Первая Теорема Деминга: Никто не беспокоится о долговременной прибыли.
Вторая Теорема Деминга: Нас губят наилучшие усилия.
Аватара пользователя
Роман Озеранский
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 35257
Зарегистрирован: 15 авг 2004, 17:57
Откуда: Москва
Благодарил (а): 0 раз.
Поблагодарили: 272 раз.

Re: Надежность электронного документооборота

Сообщение Иванов Иван » 28 апр 2015, 11:42

Роман Озеранский писал(а):обязан ознакомиться в течении рабочего дня


Сотрудник может быть в отпуске, на выезде и не успеть в течении рабочего дня залезть на почту. Но не это важно. Вышел например приказ, что завтра все выходят на субботник. Сотрудник, предварительно убрав галку "отправить подтверждение о получении", открыл на своей почте этот приказ, прочитал и удалил. А потом на вопрос, почему он отсутствовал на субботнике, он просто заявит, что он первый раз об этом слышит, приказа он не получал. Покажет свою почту а там галка уже на месте (типа если-бы получал что-то то подтверждение было-бы отправлено), но приказа нет (удален). Как его поймать за ....?
Иванов Иван
 
Сообщения: 1156
Зарегистрирован: 18 фев 2014, 10:14
Благодарил (а): 85 раз.
Поблагодарили: 17 раз.

Re: Надежность электронного документооборота

Сообщение Роман Озеранский » 28 апр 2015, 11:59

Иванов Иван писал(а):Сотрудник может быть в отпуске

Ну естественно за исключением этих случаев - отпуск, болезнь, командировка.
Иванов Иван писал(а):Но не это важно. Вышел например приказ, что завтра все выходят на субботник.

Сделайте громкую связь в организации, пусть матюгальник оповещает.
Иванов Иван писал(а):Покажет свою почту а там галка уже на месте (типа если-бы получал что-то то подтверждение было-бы отправлено), но приказа нет (удален). Как его поймать за ....?

Да не надо его никак ловить, мы ведь констатировали - исполнитель отвечает за ознакомление. Рекомендуйте им по окончании рабочего дня смотреть почту, не посмотрел - его проблемы.
Первая Теорема Деминга: Никто не беспокоится о долговременной прибыли.
Вторая Теорема Деминга: Нас губят наилучшие усилия.
Аватара пользователя
Роман Озеранский
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 35257
Зарегистрирован: 15 авг 2004, 17:57
Откуда: Москва
Благодарил (а): 0 раз.
Поблагодарили: 272 раз.

Re: Надежность электронного документооборота

Сообщение Андрей Горбунов » 28 апр 2015, 12:03

Иванов Иван,
а рассматриваемые Вами риски реальны? А то может получиться так, что Вы потратите кучу времени и сил на решение проблем, которых, по сути-то, и нет.
Мне думается, стоит внедрить механизм в простом варианте и посмотреть, насколько он работоспособен. Если случаи "химичения" будут единичны, то стоит ли огород городить? Плюс альтернативные каналы извещения типа объявления руководителем всем подчиненным, что завтра будет субботник :-).
Право сомневаться не отменяет обязанности думать

За это сообщение автора Андрей Горбунов поблагодарил:
Михаил Шустер (28 апр 2015, 17:23)
Рейтинг: 10%
 
Аватара пользователя
Андрей Горбунов
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 4232
Зарегистрирован: 25 янв 2005, 18:06
Откуда: Москва
Благодарил (а): 13 раз.
Поблагодарили: 278 раз.

Re: Надежность электронного документооборота

Сообщение Иванов Иван » 28 апр 2015, 12:10

Андрей Горбунов писал(а):а рассматриваемые Вами риски реальны?

К сожалению столкнулись уже с этим.... У троих сотрудников Outlook был переустановлен и уведомление о получении оказалось оффнутым. Раньше от них подтверждения-то приходили, а тут вдруг не пришли, хотя все трое были на работе. Офис-менеджер сообщила об этом главному, тот наехал на начальников отделов, почему типа их сотрудники почту не открывают хотя все на месте....ну и получилась не хорошая ситуация. Что самое плохое, что нет 100% гарантии, что она и вновь не станет повторяться...
Иванов Иван
 
Сообщения: 1156
Зарегистрирован: 18 фев 2014, 10:14
Благодарил (а): 85 раз.
Поблагодарили: 17 раз.

Re: Надежность электронного документооборота

Сообщение Радэ Бошкович » 28 апр 2015, 12:42

Иван, вы забыли что на дворе, кроме солнца, стоит 21. столетие. Ваша проблема решена как минимум 20 лет назад:
а) Пишете политику компании: "Каждый сотрудник получает необходимую информацию по электронной почте. После отправки сообщения считается, что все сотрудники уведомлены. Сотрудник должен проверять свою электронную почту не реже раза в день. "
б) Проводите ознакомление всех сотрудников по установленному порядку.
ц) Обеспечиваете, чтобы у всех сотрудников на мобильном телефоне был подключен интернет и корпоративная почта
д) (Люкс версия) Дублируете сообщение через СМС
е) Первую попытку отмазки типа "Я не получил уведомление" наказываете по полной и делаете это публично (показательный расстрел)
ф) освобождаете офис менеджера глупой обязанности проверят кто читает почту, а кто нет.

За это сообщение автора Радэ Бошкович поблагодарили: 2
Михаил Шустер (28 апр 2015, 17:24), Надежда Лихова (28 апр 2015, 20:45)
Рейтинг: 20%
 
Аватара пользователя
Радэ Бошкович
Модератор
Модератор
 
Сообщения: 2836
Зарегистрирован: 23 мар 2006, 19:13
Откуда: Белград (Сербия), Москва (РФ)
Благодарил (а): 26 раз.
Поблагодарили: 250 раз.

Re: Надежность электронного документооборота

Сообщение Иванов Иван » 28 апр 2015, 12:50

Радэ Бошкович писал(а):Пишете политику компании:

Еще один документ создавать? Вроде достаточно будет простого распоряжения от генерального по компании.
С остальным согласен.
Иванов Иван
 
Сообщения: 1156
Зарегистрирован: 18 фев 2014, 10:14
Благодарил (а): 85 раз.
Поблагодарили: 17 раз.

Re: Надежность электронного документооборота

Сообщение Радэ Бошкович » 28 апр 2015, 13:53

Приказ, распоряжение, политика. Назовите так, как это принято у вас.
Аватара пользователя
Радэ Бошкович
Модератор
Модератор
 
Сообщения: 2836
Зарегистрирован: 23 мар 2006, 19:13
Откуда: Белград (Сербия), Москва (РФ)
Благодарил (а): 26 раз.
Поблагодарили: 250 раз.

Re: Надежность электронного документооборота

Сообщение Виталий Эйнула » 28 апр 2015, 16:53

1. обычно при невыполнении чего-либо "три шкуры" дерут с руководителя.
2. обычно приказы о "доп работе" обязан подписать исполнитель "за двойную" "отгул"
3. обычно можно позвонить по телефону в тот момент ,когда надо..
4. Обычно, если используется Оутлук как инструмент управления, то должны быть определены четкие правила "игры" и доведены до всех.
Аватара пользователя
Виталий Эйнула
 
Сообщения: 4277
Зарегистрирован: 31 авг 2012, 14:56
Благодарил (а): 100 раз.
Поблагодарили: 149 раз.

Re: Надежность электронного документооборота

Сообщение Иван Иванов » 28 апр 2015, 17:08

Привычнее практика, когда документооборот нужен не в качестве надсмотрщика в части контроля - сказали/не сказали, а чтобы донести до адресата массив информации. Своевременность доведения, сам факт получения выясняется в оперативном режиме - звонки, совещания, обратная связь по полученной информации. Или какой-нибудь мессенджер с сообщением на полэкрана "Ахтунг! Горячие новости!"
Последний раз редактировалось Иван Иванов 28 апр 2015, 17:34, всего редактировалось 1 раз.

Иван Иванов
 

Re: Надежность электронного документооборота

Сообщение Михаил Шустер » 28 апр 2015, 17:27

Мне кажется, коллеги ответили исчерпывающе. Пару копеек:
Любая проблема решаема, но не любую надо решать
Некоторые проблемы решаются "в лоб", но всегда можно найти перпендикулярное ("ассиметричное") решение. Все зависит от вклада проблемы в несовершенство бытия
Обратная сторона проблемы - польза от решения. Проблемы - наше богатство

За это сообщение автора Михаил Шустер поблагодарил:
Надежда Лихова (28 апр 2015, 20:47)
Рейтинг: 10%
 
Аватара пользователя
Михаил Шустер
Модератор
Модератор
 
Сообщения: 7120
Зарегистрирован: 19 янв 2012, 10:30
Откуда: южноукраинск
Благодарил (а): 351 раз.
Поблагодарили: 729 раз.

Re: Надежность электронного документооборота

Сообщение Виталий Эйнула » 28 апр 2015, 19:37

Иван Иванов писал(а):Или какой-нибудь мессенджер с сообщением на полэкрана "Ахтунг! Горячие новости!"

да в оутлуке черта лысого только нет.. там можно сделать месседж через "совещание" и у получателя будет оповещение выскакивать на экране каждые 5 минут.. либо сообщение будет красным мигать.. и т.д.. есть функция Заместитель.. ну и всего всего.. при желании можно очень жестко контролить и управлять..главное не перегибать. .если найду. .выложу с прежней работы "17 правил работы с оутлук"
Аватара пользователя
Виталий Эйнула
 
Сообщения: 4277
Зарегистрирован: 31 авг 2012, 14:56
Благодарил (а): 100 раз.
Поблагодарили: 149 раз.

Re: Надежность электронного документооборота

Сообщение Alina Shustova » 08 апр 2016, 11:34

Виталий Эйнула
добрый день! хотела бы уточнить - не нашли обещанные "17 правил работы с аутлук"? было бы очень интересно ознакомиться - тоже хочу организовать работу по доведению документов через аутлук, чтобы уменьшить количество бумажных копий.
Alina Shustova
 

Re: Надежность электронного документооборота

Сообщение Роман Озеранский » 08 апр 2016, 11:49

Alina Shustova писал(а):чтобы уменьшить количество бумажных копий.

А не легче организовать подключение каждого сотрудника организации к серверу хранения документов, с различным правом доступа для каждого?
Первая Теорема Деминга: Никто не беспокоится о долговременной прибыли.
Вторая Теорема Деминга: Нас губят наилучшие усилия.
Аватара пользователя
Роман Озеранский
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 35257
Зарегистрирован: 15 авг 2004, 17:57
Откуда: Москва
Благодарил (а): 0 раз.
Поблагодарили: 272 раз.

Re: Надежность электронного документооборота

Сообщение Виталий Эйнула » 08 апр 2016, 14:33

Alina Shustova писал(а):Виталий Эйнула
добрый день! хотела бы уточнить - не нашли обещанные "17 правил работы с аутлук"? было бы очень интересно ознакомиться - тоже хочу организовать работу по доведению документов через аутлук, чтобы уменьшить количество бумажных копий.

Алина, здравствуйте, нет ,к сожалению не нашел.
и да, вопрос Романа в силе.. можно в вашей КВС создать общую папку с правами доступа и каждый подключенный будет иметь возможность..
у вас то какие цели : снизить количество бумажек?
Аватара пользователя
Виталий Эйнула
 
Сообщения: 4277
Зарегистрирован: 31 авг 2012, 14:56
Благодарил (а): 100 раз.
Поблагодарили: 149 раз.


Вернуться в Практика внедрения СМК

Кто сейчас на конференции

Сейчас этот форум просматривают: нет зарегистрированных пользователей и гости: 1