Документирование. Наступая на грабли...

[Андрей Горбунов]

Время от времени захаживаю на Клубок - так, интереса ради. И сегодня с уловом .
Вижу вот такое сообщение:
Добрый день, коллеги, подскажите как логичнее поступить: все документированные процедуры в нашей организации по обозначению имеют привязку к пунктам ГОСТ ISO 9001-2011, теперь когда надо переходить на ГОСТ Р ИСО 9001-2015, где поменялась структура, как быть нам - переделывать обозначения документов в соответствии с новым ИСО или оставить как есть?
Как сетовал наш известный баснописец: "Уж сколько раз твердили миру...". Всегда своим клиентам, желавшим последовать описанной выше практике, указывал на этот риск и, вот, свершилось.
Для меня лично идентификация документов под разделы ИСО 9001 была как знак "Осторожно, скользкая дорога", т.е. будь внимателен, есть большой риск формального подхода. Один мой коллега, в свое время победил эту "болезнь" именно тем, что попытался честно выстроить документацию на предприятии (кстати, весьма разумную) под структуру стандарта. И понял, что это практически невозможно: либо описывать деятельность в логике работы компании, наплевав на структуру стандарта, либо следовать структуре, наплевав на логику функционирования компании. Он в итоге выбрал первое.
Если же кто-то спросит, мол, а вопрошающему-то что делать? Мой ответ единственный и безжалостный: переделывать. И не обозначения документов - это было бы слишком легко (да еще и невозможно в силу несовместимости прежней и новой структуры), а сами документы.

[Роман Озеранский]

Добрый день, коллеги, подскажите как логичнее поступить: все документированные процедуры в нашей организации по обозначению имеют привязку к пунктам ГОСТ ISO 9001-2011, теперь когда надо переходить на ГОСТ Р ИСО 9001-2015, где поменялась структура, как быть нам - переделывать обозначения документов в соответствии с новым ИСО или оставить как есть?

Ну так наши практики тоже наступили на эти грабли, вот тот же Сергей Прохоров имел ровно такие же косяки, когда был ПРК в своей организации. Теперь он оттуда ушел, а бедная организация продолжает существовать с его косяками . Соответствующие темы здесь и тут.

[Андрей Горбунов]

Честно признаться, мне не совсем ясны аргументы в пользу привязки номера документа и/или его содержания к структуре стандарта. Нынче и сама ИСО педалирует эту тему, подчеркивая в соответствующих местах, что нет необходимости выстраивать документацию под структуру стандарта.
Приведу, возможно, несколько рискованную, однако, как мне кажется, яркую аналогию: разрабатывать документацию СМК под структуру ИСО 9001 - это все равно, что выстраивать свой маршрут на машине под структуру ПДД. Да, я прекрасно понимаю всю условность этой аналогии и поэтому в дальнейшем ее обсуждении - буде такое - участвовать не буду, она приведена для образной иллюстрации, не для анализа и дискуссии.

[Михаил Шустер]

Да, Андрей, дело ведь вовсе не в нумерации, а в структуре. Которая есть третье свойство системы
В структуре ИСО предприятие описывать очень трудно. Особенно с учетом того, что древовидность ИСО очень корявая. Есть основной процесс, дерево. И есть резидентные процессы, подгружаемые по событию. Правда, его в любой структуре хрен опишешь: начиная с какого-то уровня детализации хочется поменять базис классификации - попросту, поменять местами корни и ветки. На этот счет в ООП хорошо описано
Можно подумать в сторону современных средств - тэги, нереляционка... пусть процедуры хоть внавал, но по ключевым словам их можно агрегировать в разные конфигурации, в зависимости от цели сборки. Руководство по качеству - облако тэгов, чо. Процедуры покороче сделать, но больше. Чтоб как из кубиков. Чтоб "если-то" не в процедуре, а уровнем выше, в роботе, который собирает конфигурацию по запросу
То есть из одних и тех же кубиков можно сложить описание одного и того же предприятия в совершенно разных разрезах и представлениях
Кто сказал, что РК не может быть чисто электронным?
По моему - красиво

[Андрей Горбунов]

Михаил,
"Кто сказал, что РК не может быть чисто электронным?" - более того, в мою бытность Quality Manager'ом в Scala (это 15 лет назад), там вся документация была в электронном виде и РК было построено именно как ссылочный документ. Более того, т.к. контора софтверная, то выбираешь на диаграмме процесс, кликаешь на нем и получаешь документацию по нему.
У меня в свое время в Ростелекоме были задумки выстроить четкую иерархию, начиная с общих принципов управления компанией до пошаговых инструкций типа "делай раз, делай два...". Но не "склалось" .
Мне нравится когда-то пришедшая в голову идея: высший уровень документации СМК - РК, каждый нормативный документ, на который там есть ссылка - это "РК второго уровня" и т.д. Этакое каскадирование... В чистом виде такой подход на практике пока реализовать не удалось, но частично - да. И дело в традициях документирования на наших предприятиях, внедряя такой подход, пришлось бы слишком кардинально менять, что было бы явно неполезно для компаний.

[Виталий Эйнула]

у нас попроще. весь смысл документа СМК упирается в его необходимость и суть стандартизации. Если видим, что проблемы с подготовкой документов на конкурс, то значит нужно эту деятельность проанализировать , понять кто , когда, как и стандартизировать. видно, что требования и пункты ИСО тут не причем
Ну и два подхода:
- делаем идеальный документ и в ходе работы его дорабатываем
- работаем по временным правилам, корректируем в ходе работы , стандартизируем
Сюда же можно отнести такие документы как металлоотходы, пропускной режим, спецпроцессы, образцы, оснастка и многое другое,.
если нет необходимости в документе , то он и не нужен.. работа делается , проблемы нет
а суть стандартизации-записать кто ,когда, что делает конкретно на нашем предприятии, чтобы каждый раз воспроизводить процесс одинаково и с наименьшими отклонениями

есть и минусы.. если запустить такой подход, то документов может быть много, на каждый чих.. во ту нас 125 инструкций и 98 стандартов.. я не готов сказать много это или мало.. но управлять 200 документами естественно сложней ,чем 50-ю...очевидно.

[Сойкина Ирина]

у нас попроще. весь смысл документа СМК упирается в его необходимость и суть стандартизации. Если видим, что проблемы с подготовкой документов на конкурс, то значит нужно эту деятельность проанализировать , понять кто , когда, как и стандартизировать. видно, что требования и пункты ИСО тут не причем
Ну и два подхода:
- делаем идеальный документ и в ходе работы его дорабатываем
- работаем по временным правилам, корректируем в ходе работы , стандартизируем
Сюда же можно отнести такие документы как металлоотходы, пропускной режим, спецпроцессы, образцы, оснастка и многое другое,.
если нет необходимости в документе , то он и не нужен.. работа делается , проблемы нет
а суть стандартизации-записать кто ,когда, что делает конкретно на нашем предприятии, чтобы каждый раз воспроизводить процесс одинаково и с наименьшими отклонениями

есть и минусы.. если запустить такой подход, то документов может быть много, на каждый чих.. во ту нас 125 инструкций и 98 стандартов.. я не готов сказать много это или мало.. но управлять 200 документами естественно сложней ,чем 50-ю...очевидно.

А какая у вас численность персонала, что так много инструкций и стандартов?Нам проще, у нас 22 стандарта (это только СМК)СУОТ отдельно, численность 450 чел.

п. 23 Правил форума - Соотношение цитируемого текста к написанному не должно превышать 5:1
Администратор

[Андрей Горбунов]

Виталий,
я тоже разделяю подход "документировать то, что требует документирования". Да, это может приводить к большому числу документов, но само по себе это ни хорошо, ни плохо - все зависит от того, помогает это бизнесу или мешает.
При этом требования ИСО 9001 играют роль своеобразного чек-листа, помогая не забыть включить в документ какие-то важные с точки зрения обеспечения качества механизмы, применимые в регламентируемой ситуации. Очевидно, что большинство документов, выстроенных в логике бизнеса, будут отвечать требованиям двух и более разделов и в случае нумерации по разделам неизбежно встанет вопрос: а по какому из них присваивать номер?
По поводу управления множеством документов... Вы знаете, я в советское время прошел школу ВПК (8 лет отдал проектированию аппаратуры в "ящике", был главным конструктором НИОКР), так по количеству тогда документации было ого-го сколько, вся на бумаге и ведь управляли. А сейчас "животворящие" системы документооборота творят чудеса
Так, к слову: в школах Финляндии с этого года перестали принимать рукописные работы...

[Виталий Эйнула]

Нам проще, у нас 22 стандарта (это только СМК)СУОТ отдельно, численность 450 чел.

вам проще ? это вам кажется:) мы создавали документы под те работы, без которых не могли обойтись, а вы для сертификата
иначе говоря, как сделать одну и туже работу в разные смены разными людьми? а вот инструкция.. тут все написано.
численность около 350 человек.

[Виталий Эйнула]

все зависит от того, помогает это бизнесу или мешает.

я бы сказал, что это ключевое правило..
но человек так устроен, что он не будет делать документ ,который явно мешает, лишь неосознанно , "без головы" и не сгармонизировав со всеми смежными работами. сейчас у нас есть такая проблема.. это от того,что при создании или актуализации документа ответственное лицо которое согласовывает, перестало анализировать документ на его взаимосвязь с работами или процессами всей системы.. либо ответственность размылась в виду большого количества согласователей
вот кто должен эту работу делать : разработчик или те ,кто согласовывают документы?

[Сергей Капустин]

Недавно видел документы, выстроенные по структуре стандарта ИСО 9001:1994. Этот стандарт составлен из 20 элементов. Документация организации рабочая, предприятие преуспевающее.
На вкус и цвет - у кого на что хватит фантазии.

[Виталий Эйнула]

Недавно видел документы, выстроенные по структуре стандарта ИСО 9001:1994. Этот стандарт составлен из 20 элементов. Документация организации рабочая, предприятие преуспевающее.
На вкус и цвет - у кого на что хватит фантазии.

Добрый день! как вы определили,что предприятие преуспевающее? документы СМК имеют минимум влияния на "преуспевание"
если по ИСО 9001:1994 то организация данная сколько лет на рынке? дело то не в фантазии, а просто время идет и в мире многое меняется, в технологиях. да что в мире. .в конкретном субъекте РФ.. и только по этому нельзя оставаться в прошлом.. следовательно меняются способы организации работы и это должно отражаться и в основных документах (технологиях, чертежах, инструкциях..)

[Сергей Капустин]

Добрый день!

Добрый.

как вы определили,что предприятие преуспевающее?

доля на рынке, прибыль в денежном и рост заказов в натуральном выражении.

если по ИСО 9001:1994 то организация данная сколько лет на рынке?

много

дело то не в фантазии

разумеется. Фантазия должна быть разумной.

а просто время идет и в мире многое меняется

время не идет. Идет преобразование объектов относительно систем координат, одна из них - временная. Меняется не многое, а буквально абсолютно все.

нельзя оставаться в прошлом

можно остаться в памяти, как Кобаяши.

способы организации работы

лучшее - враг хорошего

[Андрей Горбунов]

Виталий,
"... при создании или актуализации документа ответственное лицо которое согласовывает, перестало анализировать документ на его взаимосвязь с работами или процессами всей системы.. либо ответственность размылась в виду большого количества согласователей вот кто должен эту работу делать : разработчик или те ,кто согласовывают документы?" - впервые я с подобной проблемой столкнулся в Ростелекоме, где к каждому документу шел лист согласования формата А4 на 1-2 страницы. Разработка СМК началась с системообразующих процедур и первой была - управление документацией, что, думаю, вполне понятно. Процесс согласования последующих процедур из известной шестерки обязательных вызвал у меня подозрение, что "что-то не так в консерватории". Анализ получаемых замечаний по каждому документу (а число замечаний могло доходить до нескольких десятков, умножьте это на 20-30 согласователей...) показал, что большинство из них 1) не относятся к сути согласуемого документа, 2) выражают личную точку зрения согласующего. Размышления над причинами подобного привели к простой мысли: согласующие просто не понимают своей области согласования, за что они отвечают, поставив подпись под данным документом. И, соответственно, стараются подстраховаться, выдавая замечания по при любых сомнениях. И второе: разработчик, формируя лист согласования, пытается - опять же, на всякий случай - впихнуть туда побольше народу, чтобы потом, если что, не было к нему претензий. Это было учтено и установлены правила:
1. В лист согласования включаются только руководители тех подразделений, деятельность которых регламентируется данным документом.
2. Согласующее лицо имеет право выставить замечание, которое касается только полномочий и зоны ответственности его подразделения. Остальные замечания разработчик имеет право игнорировать.
3. Если на момент истечения срока согласования руководитель документ не согласовал, но и не представил замечаний, соответствующих п. 2, документ считается им согласованным, о чем и делается соответствующая отметка.
Стало легче.
Да, и я горжусь тем, что в Ростелекоме наш отдел СМК не разработал сам ни одной процедуры, за исключением относящихся к определению структуры СМК, все нормативно-технические документы разрабатывали сами подразделения, наш отдел выступал а) консультантом, б) координатором, в) контролером выполнения требований к документам. И то не всем: были выделены центры управления определенными типами документов, которые разработали свои требования к этим типам документов и контролировали их выполнение.

[Виталий Эйнула]

Остальные замечания разработчик имеет право игнорировать.

а иногда нужно доказывать, что ты не осел.. ибо замечания скажем директора производства как заигноришь, даже если они никчемные?

Это было учтено и установлены правила:

у нас работает только 1 пункт. 2 пункт как бы по умолчанию ,вроде никто не лезет в чужие зоны ответственности.
И все таки, когда разрабатывается документ- читай физическая деятельность людей, то она не может быть изолирована от других видов деятельности (только в редких случаях) т.е. нужно безболезненно вписать работу в систему деятельности всего предприятия. это должен делать разработчик или человек, отвечающий за СМК?

[Виталий Эйнула]

доля на рынке, прибыль в денежном и рост заказов в натуральном выражении.

допустим у нас все тоже самое, но при этом в документах СМК бардак.

[Михаил Шустер]

[b]согласующие просто не понимают своей области согласования, за что они отвечают, поставив подпись.

Есть такое дело
Я пытался это регулировать, но бросил. Надо не с бумагой работать, а с людьми. Потом массовые изменения прошли, резко упало число новых документов, остались приказы. Они короче и понятней, каждый смотрит только за тем, чтобы его не трогали. Система упростилась. На 40 тыс людей реально работает пара десятка документов, остальные украшают ландшафт... эээ... процессный. Все рабочее плотно связано с деньгами
Текущий мой бзик - "самоисполняющийся договор", где минимально человеческое вмешательство
Давеча фразу подслушал: "Хочешь заработать денег-создай проблему". Это ключ

[Андрей Горбунов]

Виталий,
"это должен делать разработчик или человек, отвечающий за СМК?" - в зависимости от того, что регламентирует документ.
На мой взгляд (и я стараюсь этого придерживаться на практике), "человек, отвечающий за СМК" должен разрабатывать минимум документов, только те, что устанавливают правила управления и общие требования. Туда, где начинается производственная специфика, ему лезть не следует. Кстати, правила управления и требования того же ИСО 9001 - это как раз его "производственная специфика", поэтому сюда не должны лезть другие.
Вот, в том же Ростелекоме у нас было так: подразделение заявляет нам о желании регламентировать какой-то участок деятельности. Мы проверяем, нет ли уже чего-то подобного, не будет ли дублирования и конфликтов. Если нет, то даем "добро". После этого мы играем две роли: 1) внутренних консультантов, помогая разработать добротный документ и 2) нормоконтролеров, проверяя соответствие документа установленным требованиям. Можем также играть роль модераторов на встрече представителей разработчиков и других заинтересованных подразделений, если возникают какие-то проблемы с распределением зон ответственности или чего-то еще.

[Андрей Горбунов]

Михаил,
"резко упало число новых документов, остались приказы. Они короче и понятней, каждый смотрит только за тем, чтобы его не трогали" - я столкнулся с подобным, работая с медиками, у них все на приказах. У завотделением гора приказов, при этом какие-то из них могут отменять более ранние, разобраться во всей этой мешанине просто невозможно. И это при том, что установлен срок действия приказа - календарный год. На мой взгляд, регламентирование деятельности через приказы очень нерационально и неудобно, ОРД - это все-таки инструмент решения оперативных вопросов.

"Давеча фразу подслушал: "Хочешь заработать денег-создай проблему". Это ключ" - а я своей жене всегда в ответ на ее сетования, что руководство не реагирует на ее трудности, советую: сделай так, чтобы твоя проблема стала проблемой руководителя .

[Сергей Капустин]

консультантов, помогая разработать добротный документ

литературность? Юзабилити? Краткость? Орфография?