ВА процесса "Управлять документацией и записями"

[Александр Воробьёв]

На форуме постоянно задаются вопросы, зачем определять деятельность, как процесс, почему не достаточно просто ее описать в том или ином документе? Ты просто"прицепил" к деятельности слово "процесс", а другой не сделал бы этого, а просто нарисовал процедуру (документ), описывающую эту деятельность, и разницы никакой. Как итог, весь процессный подход, сводится к регламентации. Наплодить документов, вот и весь ПП.

Рома

Регламентация это "Р" и даже не все, а некторорая его часть, а у правление деятельностью полный PDCA...
ПП сведенный к регламентации деятельности не предполагает реального применения....
аксиому внедрения СК помнишь "задокументируй деятельность", "делай как задокументировано"... процесс то при чем...
именно поэтому мне фиолетовго какой ярлык приклеили к аудируемой деятельности...
я смотрю на деятельность и анализирую ее как процесс/проект, входы, выходы, начало, конец, этапы, преобразования, ресуры, и т.д...
на любую детельность, которую встерчаю в ходе внутреннего аудита...
а как будет определять ее моя организация -- совсем другой вопрос совершенно не для этого раздела...
встретив докумет ИСМ я по возможности прослеживаю весь его жизенный цикл в ИСМ от рождения до утилизации после архивного хранения для оценки возможности повысить эффективность обращения этого документа...

Разница между банальным описанием и регламентом, между is as и to be...

Не очень понял мысль, а что описание процесса разве не может быть частью регламента?

может
как и требования к процессу или ссылки на них в описании...
монада в чистом виде, но разница между цветами в монаде есть, а что есть что в монаде зависит от точки зрения на нее...

Вот и давай разберемся что там у Михаила написано в регламенте, is as или to be, и когда он идет на аудит процесса (а не процедуры), он что подтверждает соответствие с чем, с is as или с to be

Рома он сверяет is as с to be...
а что есть что is as или to be зависит от точки зрения ...
нет однозначного ответа в каком положении маятник is as - to be на данном узле дерева...
а смена точки зрения на маятник высвечивает потенциальные риски...

[Александр Воробьёв]

готов ли ты между термином "проект" и термином "документ" поставить знак равенства

О, Господи!
Проект - это сущность, название деятельности, включающей множество элементов, в т.ч. документов
Документ - это фрагмент описания чего-либо
Скажем, Любовь-сущность, Камасутра-документ. Будем приравнивать? глупо вроде

Классно

В подобном контексте вопроса Романа я всегда уточняю контекст "проекта" -- project, draft или design...

[Роман Озеранский]

Проект - это сущность, название деятельности, включающей множество элементов, в т.ч. документов
Процесс-это сущность, документ-описание какой-то ее стороны
А процесс - это вещь, которую мы пытаемся так зафиксировать в документах, чтобы эта вещь происходила так, как мы хотим. То есть, в управляемых условиях.
Документ - это фрагмент описания чего-либо

Обрати внимание, у тебя принципиальной разницы между "процессом" и "проектом" нет, обе сущности. Ты перечисляешь, что документы бывают разные, конечно разные, разве с этим кто-то спорит. Меня беспокоит, что ты постоянно педалируешь вопросы документирования – "А процесс - это вещь, которую мы пытаемся так зафиксировать в документах, чтобы эта вещь происходила так, как мы хотим. То есть, в управляемых условиях". И мне это не понятно, а разве та деятельность, которая не документирована, не может считаться процессом, может. Или все что документировано - процесс, а что не документировано - не процесс? А разве если деятельность не документирована, она что, априори неуправляема? Не факт. Для тебя документирование – обязательное условие управляемости, для меня это вообще не условие. Тут ведь постоянно на форуме народ жалится – написана куча документов (разных), сертификат получен, итог – ни хрена не работает . Но документы то написаны !!! Т.е. наличие документов, не дает никакой гарантии управляемости.

Эти вопросы задаются единственным человеком - тобой. А ответы на свои вопросы этот человек не читает.

А какая разница, только мной или еще кем, другие с тобой просто связываться не хотят, а я хочу . Ты ведь так и не смог найти ответ на вопрос, зачем ты определял деятельность как процесс, просто ушел от ответа. Вот ты перечислил процессы, определенные в твоей организации, я задаюсь вопросом, зачем? Зачем тебе столько процессов, почему ты просто не описал деятельность процедурами, разве слово "процесс" прицепленное к наименованию деятельности, несет какую-то добавленную ценность, какую?
P.S. Процессы и процедуры обсуждали здесь.

[Михаил Шустер]

разве та деятельность, которая не документирована, не может считаться процессом

Конечно может. На самом деле, документировано очень мало чего
В документировании главное - разум, если можно обойтись без документа - надо обойтись
В инструкции по делопроизводству Минэнерго СССР было написано "Служебные записки применяются в исключительных случаях" (т.е. при невозможности решить вопрос в рабочем порядке

Для тебя документирование – обязательное условие управляемости, для меня это вообще не условие

Если что-либо не документировано-значит оно простое, или в нем нет проблем, или ими не занимались
Я писал, что везде остаются следы, их надо уметь искать. Где нет следов - того не существует.
Есть какие-то устоявшиеся процессы, которые можно не описывать. Скажем, архив ЗАЭС вела Валентина Бутырина, пользуясь методичкой Госархива. Никаких других документов там не надо было т.к. ее квалификации и щепетильности было предостаточно, чтоб держать это все в порядке. В таких случаях не нужно ничего придумывать: один раз оценил (в т.ч. аудитом) - и забудь, что туда вообще надо лазить. Если хочется, данный процесс стабилен. Но не тиражируем - т.к. на всех таких Валентин не напасешься.
Что мы сделали: выпустили приказ, где архивариусов основных подразделений на время отдали как бы в рабство Валентине, предварительно с ней договорившись. Женщина она сильная, через время провели аудит - архивы очень подтянулись. По окончанию приказа, оставили ее аудитором по этой теме. Т.е. никаких дополнительных документов не появилось, а процесс наладился и эти улучшения стали на самоподдержку

наличие документов, не дает никакой гарантии управляемости

Кажется, сайт посвящен качеству?
Некачественный документ - это просто стопка бумаги. Какая от нее может быть польза, кроме как если поджечь?

зачем ты определял деятельность как процесс, просто ушел от ответа

Я ответил уже раз пять.
Любая работа начинается с постановки задачи. Мы же процессами или чем угодно занимаемся не для требования ИСО, а чтобы что-то улучшить. А улучшать надо то, что мешает.
Зайдем с другой стороны. Что есть стратегия? -это КОНЦЕНТРАЦИЯ ресурсов
На чем нужно концентрировать ресурсы? - на чем-то существенном
Что самое существенное на предприятии? - определяется по результатам диагностики
Процессный подход - это средство диагностики, чтобы концентрироваться на важном
Если я "определю все процессы" и буду ими заниматься с одинаковым вниманием - это будет распыление ресурсов
Но чтобы выбрать главное - сначала, конечно, нужно инвентаризовать, что ж имеем

Зачем тебе столько процессов, почему ты просто не описал деятельность процедурами

Вот это ты что сейчас сказал? Это, извини, бессмыслица какая-то.
Вот возьми сам любую деятельность и попробуй "просто описать ее процедурами". Или даже не надо описывать, просто составь структуру документа, перечень процедур.
А что такое "любая деятельность"? Она ведь тоже из чего-то состоит, а это что-то состоит из чего-то еще. Эти элементы надо как-то обобщать, агрегировать; если обобщить как взаимодействие, последовательность - вот и получается процесс.

Вряд ли ты станешь читать, но все же: Гради Буч. Объектно-ориентированный анализ и проектирование. Это классика, учебник, понимаешь? Тут не о чем спорить, это нужно знать и применять. Примеры на языке C++ можно легко опустить

[Аркадий Пак]

Вряд ли ты станешь читать, но все же: Гради Буч. Объектно-ориентированный анализ и проектирование. Это классика, учебник, понимаешь? Тут не о чем спорить, это нужно знать и применять. Примеры на языке C++ можно легко опустить

Пять баллов, маст рид первую и вторую часть, отлично систематизировано.